Quản lý hàng tồn kho là chức năng kinh doanh bao gồm các chính sách, thủ tục và hướng dẫn mà các công ty tuân theo khi xử lý các sản phẩm họ bán cho người tiêu dùng. Chức năng này thường bao gồm một số bước và thường sử dụng cả người quản lý và nhân viên để đảm bảo hàng tồn kho được chăm sóc đúng cách trong doanh nghiệp. Nhận hàng tồn kho là một nhiệm vụ nhỏ nhưng rất quan trọng trong chức năng quản lý kho. Điều này liên quan đến việc nhận các lô hàng từ các nhà cung cấp và nhập các mặt hàng vào ứng dụng phần mềm kế toán hoặc kinh doanh của công ty.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Hàng tồn kho
-
Phần mềm kế toán hay kinh doanh
-
Cơ sở kho
-
Thủ tục kiểm kê nội bộ
Gửi thông tin đặt hàng từ mua sắm đến kho nhận hàng. Nhiều công ty sử dụng các đơn đặt hàng nội bộ để bắt đầu các đơn đặt hàng được ủy quyền của hàng tồn kho. Người quản lý và nhân viên trong bộ phận tiếp nhận cần thông tin này như bằng chứng cho thấy các đơn đặt hàng là hợp pháp.
Kiểm tra hàng tồn kho. Khi các lô hàng được đưa vào kho của công ty, một nhân viên nên nhìn vào bao bì để xem có bất kỳ thiệt hại nào rõ ràng trên bao bì không. Nếu bao bì ổn, nội dung bên trong cần kiểm tra để đảm bảo tất cả các sản phẩm đều hoạt động tốt.
Xác nhận bản kê khai vận chuyển cho đơn đặt hàng. Nhân viên tiếp nhận phải khớp nội dung gói hàng với bảng kê khai vận chuyển và đơn đặt hàng cho chính xác. Điều này đảm bảo chi phí của hàng hóa là chính xác theo đơn đặt hàng được ủy quyền.
Nhập hàng tồn kho vào phần mềm kế toán hoặc kinh doanh. Nhiều công ty sử dụng mô-đun hệ thống kiểm kê điện tử liên kết với phần mềm kinh doanh tổng thể của công ty. Nhân viên nên nhập thông tin vào hệ thống để tạo biên lai nhận điện tử.
Dán nhãn và giá từng mặt hàng tồn kho. Nhân viên có thể cần định giá từng mặt hàng riêng lẻ trước khi gửi nó lên sàn bán lẻ. Phần mềm kinh doanh có thể cung cấp nhãn hoặc nhãn dán giá tùy thuộc vào chính sách hàng tồn kho của công ty.
Lời khuyên
-
Sử dụng nhiều cá nhân trong quy trình nhận hàng tồn kho có thể giúp hạn chế hoặc cấm hành vi trộm cắp nhân viên. Các công ty được tổ chức công khai cũng có thể cần cung cấp các mô tả công việc và giới hạn nhiệm vụ để tuân thủ các chuẩn mực kế toán quốc gia.
Cảnh báo
Không xác minh thiệt hại đối với hàng tồn kho hoặc bao bì của chúng trước khi ký nhận hàng hóa có thể tạo ra các khoản nợ đáng kể cho một công ty. Các nhà cung cấp có thể yêu cầu các công ty từ chối các lô hàng bị hư hỏng và yêu cầu hoàn lại tiền thay vì chấp nhận hàng hóa trước.
