Hàng tồn kho đúng lúc, hay JIT, là một quy trình được thiết kế để cắt giảm đầu tư kinh doanh vào hàng tồn kho, do đó giải phóng tiền để đầu tư vào các bộ phận khác của công ty, chẳng hạn như lao động hoặc cơ sở hạ tầng. Các công ty thực hiện giảm lượng nguyên liệu thô, dựa vào một hệ thống kế toán tinh vi dự đoán nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai và đặt hàng ngay trước khi họ cần. Việc giao hàng nhỏ hơn nhưng thường xuyên hơn, tạo ra một lượng nhỏ nguồn cung cấp tươi sống. Mục tiêu của hệ thống này là sớm có các bộ phận được chuyển đến cơ sở trước khi chúng cần thay vì giữ một kho lớn các bộ phận hoặc thành phần trong tay. Với ít tiền hơn gắn liền với vật liệu trong các cơ sở lưu trữ, các công ty có thể tự do cải thiện hoặc mở rộng dễ dàng hơn.
Có một số lợi thế và bất lợi của hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian. Về mặt tích cực, vốn lưu động không bị ràng buộc, ít có cơ hội hàng tồn kho trở nên lỗi thời trong việc lưu trữ và việc thay đổi đơn hàng sản xuất sẽ dễ dàng hơn vì có quá ít sản phẩm trong tay để vượt qua. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả tích cực. Ngay cả với khoản tiết kiệm đáng kể trên bảng, có thể có đủ nhược điểm của JIT để khiến bất kỳ chủ doanh nghiệp nào có cái nhìn nghiêm túc về quy trình.
Nhược điểm hàng tồn kho đúng lúc
Trong các hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian, các công ty đặt hàng số lượng tồn kho tối thiểu để có được cho đến ngày giao hàng tiếp theo. Một nhà hàng sử dụng hệ thống này trong lịch giao hàng hai tuần một lần sẽ chỉ đặt đủ thực phẩm để kéo dài trung bình bốn ngày kinh doanh. Hầu hết các hệ thống này dựa trên các số liệu so sánh của năm trước và họ cho rằng hoạt động kinh doanh sẽ vẫn tương đối tĩnh từ năm này sang năm khác. Nếu đối thủ cạnh tranh chính của nhà hàng đột ngột ngừng kinh doanh, nó có thể thấy doanh thu tăng đột ngột không được lên kế hoạch trước. Kết quả là, có thể không còn đủ thực phẩm trên kệ để kéo dài trong tuần. Tìm nguồn thay thế cho nguồn cung cấp thực phẩm khẩn cấp có thể là không thể hoặc, tốt nhất, rất tốn kém.
Mặt khác, việc kinh doanh giảm đột ngột và bất ngờ có thể có nghĩa là các thành phần dư thừa trên kệ, có thể bị hỏng trước khi được sử dụng. Với một hệ thống tự động, có thể là hai hoặc ba chu kỳ hàng tồn kho trước khi chủ doanh nghiệp có thể điều chỉnh lượng sản phẩm sắp vào. Điều này cũng đặt ra một vấn đề cho năm tới, vì hệ thống sẽ mong đợi doanh nghiệp giảm và sẽ lại giảm có khả năng không đặt hàng đủ thành phần trong tuần.
Khó khăn với việc kinh doanh thêm bất ngờ
Một trong những nhược điểm kinh doanh đúng lúc lớn nhất là thiếu linh hoạt khi nói đến vận may. Trong hầu hết các doanh nghiệp, một khách hàng đến và muốn đặt hàng một lượng lớn sản phẩm là một điều tốt. Đối với một công ty áo phông có tài khoản trường học mới, điều đó có thể có nghĩa là khiến khách hàng mới chờ đợi lâu hơn anh ta muốn chỉ để có được một đơn đặt hàng hoàn chỉnh. Các doanh nghiệp nhỏ không đủ khả năng để từ chối các cơn gió, nhưng có thể bên cạnh việc không thể tìm đủ nguyên liệu thô trong thời gian ngắn để chăm sóc những khách hàng mới có lợi nhuận.
Điều này có thể được giải quyết theo một trong hai cách. Trong trường hợp đầu tiên, khách hàng mới có thể nhận được đơn đặt hàng mong muốn của họ, nhưng họ sẽ phải chờ lâu hơn để có được đơn hàng do thiếu hàng tồn kho. Tùy thuộc vào loại áo cụ thể mà họ muốn, có thể mất vài tuần để tìm được nguồn cung đủ lớn để đáp ứng các khách hàng mới. Mặt khác, nếu chủ cửa hàng áo phông quản lý để tìm nguồn cung cấp áo sơ mi cơ bản sẵn sàng đáp ứng cho khách hàng, có khả năng họ sẽ tốn nhiều tiền hơn so với nhà cung cấp thông thường của cửa hàng sẽ tính phí. Khách hàng có thể thực sự kết thúc việc tiêu tốn tiền của công ty bằng cách hạ thấp mức lợi nhuận xuống bên cạnh không có gì.
Cần thêm kế hoạch và đào tạo
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thực hiện kiểm kê và đặt hàng vật liệu bằng tay bằng giấy và bút chì, ít nhất là vào lúc đầu. Ngay cả những người đủ lớn để cần hoặc muốn một chương trình kiểm kê máy tính cũng làm như vậy với các ứng dụng đơn giản. Trong hầu hết các trường hợp, đủ để kiểm kê một vài lần một tháng, chỉ để theo dõi những gì bạn sẽ cần. Trong những trường hợp này, hàng tồn kho là một quy trình đơn giản và có thể dễ dàng dạy cho bất kỳ nhân viên nào trong một khoảng thời gian ngắn.
Với hệ thống kiểm kê JIT, toàn bộ quy trình kiểm kê phức tạp hơn. Nhân viên phải được đào tạo để lấy hàng tồn kho rất chi tiết trên cơ sở rất thường xuyên. Độ chính xác là rất quan trọng bởi vì toàn bộ hệ thống đặt hàng cho công ty dựa trên những con số đó. Nhân viên sẽ cần học cách sử dụng các hệ thống máy tính phức tạp, có thể là thách thức đối với những người không quen thuộc với các máy tính được cài đặt trong văn phòng. Để đào tạo và giữ nhân viên có thể xử lý các nhiệm vụ kiểm kê này, bạn có thể phải tăng chi phí lao động. Ngoài ra, bạn sẽ cần tìm các nhà cung cấp sẵn sàng làm việc với bạn bằng cách cung cấp nhiều lần mỗi tuần mà không cần thêm phí giao hàng cắt cổ cho mỗi đơn hàng. Đây cũng là một cách thực hành thông minh để tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp ít hơn cho các nguồn cung cấp khẩn cấp trong trường hợp bị gián đoạn trong quá trình kiểm kê / giao hàng.
Chuỗi cung ứng chặt chẽ có nghĩa là ít kiểm soát hơn
Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ tự hào về khả năng xoay vòng và thay đổi mọi thứ nhanh chóng khi các lực lượng kinh tế xung quanh họ kêu gọi. Với các hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian, việc thực hiện điều này sẽ khó khăn hơn nhiều. Một tiệm bánh hàng xóm thường sẽ biết khi nào lễ kỷ niệm địa phương sẽ xảy ra và sẽ đặt hàng theo đó. Nhưng nếu người thợ làm bánh phát hiện ra rằng một người lập kế hoạch đám cưới mới đang tìm kiếm một nguồn cung cấp khẩn cấp những chiếc bánh cupcake lạ mắt, cô ấy có rất ít cơ hội để bước lên và tiếp cận công việc.
Ngay cả khi cô quản lý để có được đơn đặt hàng cupcake, nếu nhà cung cấp trang trí bánh bạc của thợ làm bánh hết hàng, cô có ít lựa chọn hơn để cung cấp cho khách hàng mới tiềm năng. Bất kỳ sự gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng ở bất cứ đâu trong hệ thống cuối cùng sẽ tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp nhỏ sử dụng hệ thống này. Với ít lựa chọn hơn để cung cấp cho khách hàng và ít cơ hội hơn để thay đổi kế hoạch kinh doanh trong thời gian ngắn, hàng tồn kho đúng lúc có thể hạn chế các cơ hội có thể phát triển một doanh nghiệp nhỏ.
Các vấn đề với thiên tai
Lốc xoáy, bão, lũ lụt và thiên tai khác có thể có tác động rất lớn đến bất kỳ doanh nghiệp nào, cũng như tình trạng bất ổn dân sự hoặc hành động của cảnh sát. Sự khác biệt với các hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian là hiệu ứng có thể được cảm nhận khắc nghiệt hơn nhiều. Nguy hiểm không chỉ xảy ra khi các trường hợp khẩn cấp phát sinh gần doanh nghiệp, mà cả khi chúng xảy ra ở các khu vực khác nơi xảy ra nhà cung cấp của một doanh nghiệp.
Một cửa hàng cà phê địa phương sử dụng đơn đặt hàng JIT thường sẽ giữ đủ số hạt trong tay cho doanh số trung bình ba hoặc bốn ngày. Họ có thể dự trữ thêm một ngày giá trị vật tư nhưng không nhiều hơn thế. Nếu nhà rang xay của họ, ở bang tiếp theo, bị lốc xoáy hoặc hỏa hoạn, chủ quán cà phê sẽ có ít thời gian để tranh giành và tìm một nhà cung cấp đậu thương mại mới. Nếu khách hàng của anh ta đã quen với một hỗn hợp pha trộn độc quyền nhất định, anh ta có thể không thể mở cửa trong hơn một vài ngày trước khi hết hàng.
Sự cần thiết phải đầu tư CNTT cao hơn
Các hệ thống kiểm kê kịp thời rất phức tạp đến mức chúng hầu như không thể sử dụng nếu không có máy tính và các chương trình chuyên dụng. Các công ty sẽ cần theo dõi hàng tồn kho, tạo đơn hàng, dự đoán bán hàng và một loạt các chương trình khác để làm cho hệ thống này hoạt động đúng. Điều này có nghĩa là một khoản đầu tư lớn vào cả phần cứng và phần mềm cộng với thời gian đào tạo cho quản lý và nhân viên. Sẽ có thêm chi phí lao động, nhiệm vụ giám sát thêm và cần thêm thời gian để nhập dữ liệu.
Một khi tất cả các hệ thống này được cài đặt và con người đã được đào tạo, toàn bộ công ty giờ đây dựa vào hệ thống máy tính để hoạt động hoàn hảo. Trong hầu hết các trường hợp, họ làm, nhưng vấn đề phát sinh. Đó là lý do bộ phận CNTT tồn tại. Bất kỳ doanh nghiệp nào có hệ thống JIT đều cần có mối quan hệ với một chuyên gia CNTT quen thuộc với phần cứng mà nó đã cài đặt, cũng như làm quen với các chuyên gia làm việc cho công ty JIT. Không có công ty nào có thể đủ khả năng để hệ thống kiểm kê của họ ngoại tuyến trong nhiều ngày, cho dù đó là do lỗi trong phần mềm hoặc trục trặc trong máy tính. Sửa chữa khẩn cấp có thể tốn kém và thậm chí có thể không có sẵn vào ban đêm hoặc ngày lễ. Chủ doanh nghiệp thông minh tạo ra một kế hoạch dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp, nhưng chúng là điểm dừng tạm thời tốt nhất.
Sự phụ thuộc cần thiết vào một nhà cung cấp
Thiết lập hệ thống JIT đòi hỏi phải tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp lớn, những người sẽ cung cấp nguyên liệu thô hàng tuần mà doanh nghiệp cần. Mặc dù các mối quan hệ kinh doanh này có thể là một lợi ích cho bất kỳ công ty, nhưng cũng có những nhược điểm của sự sắp xếp này.
Một chủ nhà hàng pizza phụ thuộc vào một công ty cung cấp nhà hàng có lợi thế là biết cô sẽ trả bao nhiêu cho pepperoni và bột mì mỗi tuần, giúp kiểm soát chi phí thực phẩm dễ dàng hơn. Mặt khác, cô ấy bị hạn chế trong khả năng nhìn xung quanh các đối thủ cạnh tranh của nhà cung cấp để xem giá họ đưa ra cho các sản phẩm tương tự. Nếu một nhà cung cấp trên khắp thị trấn đang cung cấp pepperoni với giá một nửa trong tuần đó, cô ấy không thể đặt một đơn hàng trước khi quay lại nhà cung cấp ổn định của mình. Cô ấy có thể thay đổi nhà cung cấp, nhưng không có cách nào đơn giản là mua sắm xung quanh để tìm giá tốt nhất mỗi tuần.
Vấn đề tương tự xảy ra nếu nhà cung cấp quyết định tăng giá. Chủ cửa hàng pizza đang bị mắc kẹt trong việc trả giá cao hơn cho đến khi cô ấy có thể tìm thấy một nhà cung cấp tương tự cung cấp giá tốt hơn và người sẵn sàng làm việc với cô ấy trong lịch trình đặt hàng. Dù bằng cách nào, hàng tồn kho của JIT cắt giảm đáng kể khả năng của chủ doanh nghiệp để tìm ra chi phí tốt nhất cho nguyên liệu thô một cách kịp thời.
Vấn đề với sự hài lòng của khách hàng
Khi hệ thống kiểm kê chỉ kịp thời hoạt động, chúng hoạt động tốt. Tuy nhiên, khi các hệ thống này bị hỏng, doanh nghiệp có thể bị thiệt hại trên nhiều mặt. Thiếu hàng tồn kho có nghĩa là mất doanh nghiệp, nhưng đó chỉ là hiệu quả ngay lập tức. Những khách hàng không hài lòng, những người không thể có được những gì họ muốn hoặc phải chờ đợi lâu hơn bình thường để thực hiện đơn hàng của họ là một vấn đề thực sự trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Internet có ảnh hưởng rất lớn đến hầu hết mọi doanh nghiệp nhỏ và những khách hàng không hài lòng nắm giữ một sức mạnh lớn hơn để làm tổn thương các doanh nghiệp hơn bao giờ hết. Đánh giá các trang web như Yelp và Facebook, Twitter và các trang truyền thông xã hội khác mang đến cho khách hàng tiếng nói mà họ chưa từng có trước đây. Một đánh giá xấu, nếu được viết theo phong cách gây cười hoặc gây sốc, có thể đủ để làm tổn thương nghiêm trọng bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào hiện nay. Đánh giá kinh doanh lan truyền là công cụ của huyền thoại internet, và một số đã được lặp đi lặp lại trong nhiều năm. Trong thời đại mà mọi khách hàng đều có quyền đóng cửa một doanh nghiệp nếu anh ta đủ động lực, các chủ doanh nghiệp sẽ vượt lên và vượt lên để giữ cho họ hạnh phúc. Giữ đủ hàng tồn kho trong kho để giữ khách hàng hài lòng có thể là một phần lớn của chiến lược này.
