Các mục trong bảng lương là kết quả của việc ghi lương nhân viên và tiền lương vào sổ cái. Kế toán thường ghi lại các mục này sau khi nhận được số liệu bảng lương từ bộ phận biên chế. Tiền lương phải trả là kết quả của việc ghi nhận các khoản nợ phải trả theo kế toán dồn tích, cho thấy rằng một công ty phải trả số tiền này trong tương lai.
Xác định
Tiền lương thường đại diện cho một chi phí cố định. Nhân viên nhận được cùng số tiền lương mỗi lần họ nhận được tiền lương. Trong khi một công ty có thể trích dẫn tiền lương hàng tháng cho nhân viên, bộ phận kế toán phải chia nhỏ số liệu dựa trên thời gian trả lương. Thời gian trả lương phổ biến bao gồm mỗi tuần, hai tuần một lần hoặc nửa tháng. Phần phải trả xảy ra khi ngày thanh toán xảy ra sau khi hết tháng.
Mục tạp chí
Hai mục tạp chí là cần thiết để ghi lại tiền lương phải trả. Đầu tiên, một công ty sẽ ghi một khoản ghi nợ vào chi phí tiền lương cho tổng số tiền trả cho nhân viên. Các khoản tín dụng cho mục nhập vào tài khoản phải trả, bao gồm thuế biên chế phải trả và tiền lương phải trả, với tổng số tín dụng bằng với số tiền ghi nợ. Mục thứ hai đi vào sổ cái một khi công ty trả lương cho nhân viên. Các mục ghi nợ biên chế ròng phải trả và tín dụng tiền mặt; một mục tương tự là cần thiết để trả thuế biên chế.
Báo cáo
Các công ty báo cáo chi phí tiền lương trên báo cáo thu nhập. Số tiền được báo cáo trên báo cáo tài chính này thể hiện tất cả các khoản lương phát sinh trong kỳ. Kế toán có thể tách tiền lương trả trên báo cáo thu nhập theo bộ phận hoặc nhóm nhân viên. Ví dụ, bán hàng và lương hành chính khác với lương sản xuất. Tiền lương phải trả đi trên bảng cân đối kế toán, trong phần nợ phải trả hiện tại. Việc tách cũng có thể cần thiết cho tài khoản phải trả.
Cân nhắc
Sử dụng tiền gửi trực tiếp qua ngân hàng cho phép một công ty theo dõi tiền lương và tiền lương thông qua việc đối chiếu ngân hàng. Ví dụ, nhiều công ty sử dụng tài khoản ngân hàng tạm ứng để kiểm tra tiền lương hoặc tiền gửi. Điều này có nghĩa là tiền mặt trong tài khoản sẽ chỉ tài trợ cho bảng lương trong một khoảng thời gian cụ thể. Kế toán có thể sử dụng đối chiếu ngân hàng để xem xét tất cả các khoản tiền lương và tiền lương và đảm bảo rằng thông tin là chính xác và phù hợp với séc trả cho nhân viên.
