Khi quản lý một dự án, điểm mấu chốt là biết những gì công việc giao hàng đòi hỏi. Các sản phẩm giao hàng trực tuyến là một thuật ngữ dễ hiểu mà mọi người luôn nghe thấy trong kinh doanh và thật dễ dàng để nghĩ rằng nó đề cập đến các sản phẩm vật lý mà người ta nhận được, nhưng nó lại rộng hơn nhiều so với điều đó.
Sản phẩm bàn giao là gì?
Về cơ bản, các sản phẩm giao hàng là đầu ra của một dự án. Nhưng có một vài loại phân phối: phân phối nội bộ và bên ngoài, và phân phối dự án và quy trình.
Cung cấp bên ngoài là các dịch vụ hoặc sản phẩm mà khách hàng hoặc khách hàng đã tham gia vào một công ty để cung cấp. Nó có một cái gì đó doanh nghiệp của bạn tạo ra để bán để tạo thu nhập cho công ty.
Việc giao hàng nội bộ là các nhiệm vụ và công việc được hoàn thành trong công ty không phải do khách hàng điều khiển mà là một yêu cầu để điều hành doanh nghiệp thành công. Nộp thuế, làm giấy tờ và quản lý tài khoản đều được coi là nội bộ. Các sản phẩm nội bộ sẽ không bao giờ đi qua bàn khách hàng nhưng chúng có thể được sản xuất cho các cơ quan chức năng như IRS hoặc cơ quan cấp phép. Họ vẫn ở trong (nội bộ) công ty của bạn, hoặc cần thiết cho việc điều hành công ty của bạn.
Việc phân phối dự án và phân phối quy trình đều thuộc danh mục phân phối bên ngoài vì chúng liên quan đến công việc dựa trên khách hàng.Việc giao dự án là kết quả hướng đến khách hàng; bất kỳ sản phẩm và dịch vụ nào sẽ được cung cấp cho khách hàng là kết quả của dự án.
Mặt khác, quá trình phân phối là bất kỳ công việc nào được thực hiện để hoàn thành dự án có thể giao được. Chúng là các tài liệu, kế hoạch, mô phỏng, bất kỳ sự làm rõ nào về phạm vi và thậm chí các sự cố cấu trúc công việc được tạo ra cho nhóm nội bộ.
Hiểu các sản phẩm dự án
Khi khách hàng hoặc khách hàng tham gia vào một doanh nghiệp để cung cấp dịch vụ hoặc bán sản phẩm cho họ, kết quả họ nhận được là dự án có thể giao được. Nó có thể là một sản phẩm vật lý, nhưng nó cũng có thể là một thứ gì đó vô hình, như một dịch vụ, một báo cáo hoặc một tệp máy tính.
Ví dụ, khi một hãng hàng không ký hợp đồng với Boeing để đưa ra một chiếc máy bay mới cho họ, họ sẽ chỉ định những gì họ yêu cầu từ máy bay - từ kích thước, đến chỗ ngồi và thiết kế. Máy bay trở thành có thể giao hàng. Và nếu một công ty tổ chức một hội nghị nội bộ và thuê một người chuyển đổi để ghi lại và ghi lại sự kiện, các tệp sao chép của họ cũng có thể được cung cấp.
Sản phẩm có thể là đầu ra sáng tạo, phần cứng, phần mềm, tài liệu, thiết bị và các dịch vụ khác. Họ có thể là công việc ngắn hạn hoặc các dự án dài hạn phức tạp ồ ạt.
Việc phân phối càng rõ ràng được xác định trong hợp đồng dự án, quá trình giao hàng sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Xác định phân phối dự án
Nó không đủ để nói những gì sẽ được giao vào cuối dự án. Nó rất cần thiết để có một phạm vi, chi phí và thời gian rõ ràng được quy định trong hợp đồng giao hàng để cả hai bên đồng ý về những gì sẽ được giao, khi nào nó sẽ được giao và với giá bao nhiêu.
Ví dụ: giả sử bạn ký hợp đồng để giao một trang web công ty mới cho công ty quần áo của bạn. Các chi tiết cụ thể hơn bạn có thể cung cấp cho những gì bạn yêu cầu của trang web, bạn càng có nhiều khả năng có các sản phẩm bạn muốn.
Do đó, việc phác thảo các sản phẩm có thể cung cấp sẽ liệt kê tất cả các khía cạnh bạn cần từ trang web:
- Cổng thương mại điện tử năng động nơi khách hàng có thể nhìn thấy quần áo ở nhiều chế độ xem với khả năng phóng to.
- Khách hàng có thể mua trực tuyến bằng thẻ tín dụng, PayPal và Interac bằng nhiều loại tiền tệ.
- Tích hợp tổng hợp danh sách gửi thư nằm trong danh sách mong muốn của bộ phận tiếp thị.
- Bộ phận sản phẩm muốn trang web dễ dàng được cập nhật với sản phẩm mới, nhưng nó cũng phải điều chỉnh hàng tồn kho của công ty 24/7, vì vậy các sản phẩm không được bán quá mức hoặc không bán được do theo dõi dữ liệu kém.
Mỗi khía cạnh này có thể được chi tiết trong hợp đồng dự án. Quá trình phân phối sau đó sẽ được nhóm dự án quyết định theo cách nội bộ theo cách di chuyển dự án nhanh chóng để có thể đáp ứng thời hạn giao hàng bên ngoài.
Trong trường hợp này, có thể có nhiều hơn một giao hàng. Đầu tiên có thể là sự mô phỏng của thiết kế trang web và giao hàng thứ hai sẽ là trang web hoạt động hoặc khung dây. Việc giao hàng đầu tiên sẽ cần được phê duyệt trước khi có thể tạo giao hàng thứ hai và hợp đồng sẽ cần phải làm rõ các tiêu chí chấp nhận giao hàng.
Các bước trong việc xác định sản phẩm
Hai từ quan trọng nhất cần ghi nhớ khi xác định các sản phẩm có thể phân phối được là cụ thể và có thể đo lường được.
Các chi tiết cụ thể đến trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, và đó là nơi mà các chi tiết sẽ được đặt ra cho những gì cần phải là kết quả; việc giao hàng Khi các chi tiết cụ thể được xác nhận, chi phí và lao động có thể được tìm ra và ngân sách được khách hàng phê duyệt.
Các cột mốc là một phần của khía cạnh có thể đo lường được của các sản phẩm, nhưng họ sử dụng nội bộ - các sản phẩm xử lý - chỉ là một điểm kiểm tra trên đường để hoàn thành dự án và phát hành công việc của khách hàng.
Một khía cạnh khác của phần có thể đo lường được của các sản phẩm dự án là chúng phải đáp ứng các tiêu chí chấp nhận. Để kết thúc này, khách hàng phải rõ ràng về những gì họ cần trong quá trình viết hợp đồng, hoặc họ có thể có ít sự bù đắp nếu việc giao hàng của họ không đạt được những gì họ hình dung.
Baselines và Mốc
Hoặc là bạn đang làm việc trong một dự án đòi hỏi phải giao hàng, hoặc bạn đang tham gia để nhận các sản phẩm giao. Bằng cách này hay cách khác, dự án cần các đường cơ sở và các mốc quan trọng để đảm bảo thành công.
Đường cơ sở của dự án có thể là đường cơ sở phạm vi, đường cơ sở lịch trình hoặc đường cơ sở chi phí. Cùng nhau, các đường cơ sở đo lường hiệu suất của họ và chúng không được xác định cho đến khi hoàn thành kế hoạch dự án. Họ phải là một khuôn khổ để giám sát khi dự án được tiến hành.
Đường cơ sở chi phí là ngân sách dự kiến. Phạm vi bao gồm toàn bộ phạm vi của dự án là gì và kỳ vọng và kết quả sẽ là gì. Lịch trình là thời gian để thực hiện và giao hàng. Nếu, hoặc khi, chi tiết dự án thay đổi, nó phải được lưu ý và các đường cơ sở sẽ cần phải được thay đổi.
Trong việc giám sát tính chính xác của đường cơ sở, các mốc quan trọng. Các cột mốc là các nhiệm vụ hoặc thành tích mà khi hoàn thành sẽ giúp đẩy nhanh các sản phẩm cuối cùng của bất kỳ dự án nào. Các cột mốc có thể là những thành tựu lớn, như việc đóng khung được hoàn thành trong một nhà kho mới, hoặc một cái gì đó giống như một hợp đồng được ký kết. Nói chung, các mốc quan trọng là một chức năng nội bộ, một phương tiện theo dõi tiến độ giúp nhóm dự án ở lại mục tiêu cho ngày hoàn thành.
Nếu một cột mốc của dự án đang bị bỏ lỡ hoặc đường cơ sở đang dịch chuyển, điều đó có nghĩa là các sản phẩm có thể không đáp ứng được thời hạn.
Quản lý phân phối dự án
Creep phạm vi có thể trật bánh giao hàng nếu phạm vi dự án mở rộng sau khi mọi thứ đã bắt đầu. Để hạn chế điều này, hãy rõ ràng về những gì có thể giao được với thỏa thuận dự án ban đầu và xây dựng thêm thời gian và ngân sách khi cần nếu các sản phẩm mới được thêm vào. Hãy chắc chắn để có được sự chấp thuận từ tất cả các bên liên quan trong những trường hợp này.
Khách hàng và các bên liên quan khác có thể cải thiện thành công của dự án thông qua đầu vào của họ về các tiêu chí chấp nhận nên là gì. Hãy rõ ràng về mục đích sử dụng cuối cùng của các sản phẩm có thể giao được và mục đích của nó là gì, để đảm bảo bạn có thể đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của các sản phẩm.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án để giữ cho mọi người luôn đúng mục tiêu và cập nhật về tiến độ của dự án và bao nhiêu công việc cần phải hoàn thành để hoàn thành. Điều này có thể đặc biệt hiệu quả khi có nhiều hơn một giao hàng bên ngoài. Đảm bảo rằng các quy trình, mốc thời gian và mục tiêu là rõ ràng và đơn giản, và các nhiệm vụ được giao.
