Thư ý định là tài liệu chính thức là một phần giữa đề xuất và hợp đồng pháp lý. Họ đưa ra các chi tiết chính của một thỏa thuận kinh doanh hoặc đề xuất nghiên cứu với mục đích làm cho tất cả các bên liên quan rõ ràng về các điểm chính liên quan. Do tính chất của chúng, những chữ cái này có cấu trúc đặc biệt; Vì vậy, điều quan trọng là phải biết làm thế nào để định dạng một lá thư của ý định.
Mở một tập tin mới trong phần mềm xử lý văn bản của bạn. Nhập tên và địa chỉ của bạn trên ba đến bốn dòng đầu tiên của tài liệu. Để lại một dòng trống và nhập tên và địa chỉ của người nhận thư. Để lại một dòng trống và nhập ngày. Thêm hai dòng trống nữa. Bắt đầu chữ cái thích hợp bằng cách gửi địa chỉ cho người nhận theo tên; chẳng hạn như thưa ông Jones. Jones
Bắt đầu đoạn đầu tiên bằng cách giải thích lý do tại sao bạn viết. Nếu đây là một lá thư kinh doanh, hãy đề cập đến các giao dịch trước đây với công ty đã dẫn bạn đến các thỏa thuận sơ bộ mà bạn đã thực hiện cho đến nay. Nếu đây là một lá thư của trường đại học hoặc đại học, hãy giải thích ngắn gọn về lý lịch và thông tin của bạn; chẳng hạn như bằng cấp và kinh nghiệm có liên quan.
Bắt đầu một đoạn mới. Chi tiết đề xuất của bạn, bao gồm các chi tiết có liên quan trên tất cả các khía cạnh thỏa thuận của dự án. Điều này có thể mất hai hoặc nhiều đoạn, tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án. Đối với các doanh nghiệp, hãy chắc chắn bố trí bằng ngôn ngữ đơn giản mọi khía cạnh của dự án; từ giá cả đến dự kiến hoàn thành hoặc ngày giao hàng. Đối với các đề xuất nghiên cứu, giải thích mục đích của nghiên cứu là gì và nó sẽ đạt được như thế nào.
Thêm một đoạn cuối. Trong một lá thư về ý định kinh doanh, đoạn này dành cho việc xác định bất kỳ thuật ngữ chuyên môn nào được sử dụng trong đề cương của dự án và nêu chi tiết bất kỳ thông tin thích hợp nào, chẳng hạn như thời hạn đã thống nhất cho các điều khoản cuối cùng được quyết định. Đối với thư nghiên cứu, hãy thêm bất kỳ thông tin liên quan bổ sung nào vào đề xuất, chẳng hạn như tên của bất kỳ gia sư hoặc cố vấn nào bạn đã xếp hàng.
Viết một dòng kết thúc cuối cùng yêu cầu trả lời thư của bạn về ý định. Thêm một dòng đăng nhập, chẳng hạn như bạn Trân trọng. Để lại ba đến bốn dòng trống trong đó bạn có thể ký tên của mình khi chữ được in. Nhập tên của bạn, trình độ của bạn (nếu cần thiết). Nếu viết một lá thư về ý định kinh doanh, hãy thêm vị trí của bạn trong công ty bên dưới tên của bạn. Lưu một bản sao của thư cho hồ sơ của bạn.
Lời khuyên
-
Bởi vì những người nhận các thư mục đích này có khả năng nhận được nhiều thư như vậy cũng như có các hoạt động kinh doanh khác để giải quyết, điều cần thiết là bạn phải luôn súc tích. Bạn chỉ nên bao gồm những chi tiết có liên quan đến dự án và thậm chí sau đó, chỉ bao gồm những chi tiết đã được thống nhất. Mọi thứ khác có thể chờ các cuộc thảo luận tiếp theo.
Cảnh báo
Thư ý định tồn tại trong lĩnh vực pháp lý mơ hồ giữa cung cấp và hợp đồng thực tế. Bởi vì chúng là một tuyên bố về nơi mà các cuộc đàm phán đã đạt được chứ không phải là một tài liệu nêu chi tiết một thỏa thuận ràng buộc, liệu bất kỳ điều khoản nào trong hợp đồng cuối cùng có ràng buộc với một trong hai bên sẽ là vấn đề của tòa án nếu sau đó thỏa thuận trở nên tồi tệ. Luôn luôn tham khảo ý kiến một luật sư trước khi hành động dựa trên các điều khoản của một lá thư về ý định.
