Một bản ghi dịch vụ khách hàng được sử dụng để theo dõi thông tin về từng khách hàng, lên lịch các cuộc hẹn và theo dõi các khoản thanh toán. Có phần mềm chuyên dụng dành cho các chủ thẩm mỹ viện để giúp họ quản lý các dịch vụ khách hàng. Phần mềm này thường đắt tiền nhưng cho phép bạn theo dõi rất nhiều thông tin và lên lịch các cuộc hẹn. Nếu bạn đang tìm kiếm các tùy chọn rẻ hơn, bạn cũng có thể tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình bằng phần mềm bạn có sẵn trên máy tính.
Quyết định những thông tin bạn muốn theo dõi. Bạn sẽ muốn bao gồm tên khách hàng và thông tin liên hệ, tuy nhiên các chi tiết khác được đưa vào tùy thuộc vào bạn. Ví dụ: bạn có thể bao gồm lịch sử dịch vụ, ngày hẹn trước và lịch sử thanh toán.
Mua một phần mềm cơ sở dữ liệu như Microsoft Access nếu bạn chưa có. Truy cập sẽ rẻ hơn để mua hơn phần mềm thẩm mỹ viện chuyên dụng nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó để theo dõi thông tin khách hàng.
Tìm hiểu làm thế nào để sử dụng phần mềm. Phần mềm cơ sở dữ liệu có thể đáng sợ nếu bạn chưa bao giờ sử dụng nó trước đây. Nó thường có nhiều tính năng có thể hữu ích khi theo dõi các dịch vụ khách hàng. Microsoft Office cung cấp một khóa đào tạo trực tuyến miễn phí để dạy người dùng cách sử dụng Access.
Nhập tên khách hàng và thông tin liên hệ trong các cột riêng biệt. Thêm bất kỳ dữ liệu bổ sung trong các cột tương ứng để theo dõi thông tin khách hàng. Bạn luôn có thể thêm thông tin vào một ngày sau đó nếu bạn quyết định muốn lưu giữ hồ sơ về các dịch vụ trong quá khứ mà bạn đã cung cấp cho khách hàng của mình.
Tổ chức hồ sơ của bạn theo tên khách hàng hoặc các dịch vụ khác. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu khách hàng của mình theo bất kỳ cột nào bạn thiết lập. Chẳng hạn, nếu bạn tạo một cột cho các dịch vụ trong quá khứ, bạn có thể sắp xếp cơ sở dữ liệu của mình theo tất cả các máy khách đã nhận được tô sáng.
Thiết lập hồ sơ dịch vụ khách hàng của bạn để phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và để làm cho hồ sơ dễ dàng tiếp cận với bạn và nhân viên tại tiệm của bạn
