Lưu giữ hồ sơ tốt là điều cần thiết cho sự thành công của một doanh nghiệp. Một hồ sơ chính xác của hàng tồn kho là cần thiết cho thuế, kế toán, thu nhập dự kiến và kế hoạch kinh doanh. Nếu bạn muốn đăng ký một khoản vay kinh doanh, bạn sẽ cần phải biết kích thước của hàng tồn kho của bạn. Một hệ thống kiểm kê hiệu quả là một hệ thống chỉ định số lượng hàng tồn kho duy nhất cho từng mặt hàng trong danh mục sản phẩm của bạn. Với số lượng hàng tồn kho duy nhất là tuần tự, bạn sẽ có thể biết trong nháy mắt có bao nhiêu trong kho của bạn.
Chọn một hệ thống đánh số cho hàng tồn kho của bạn. Hệ thống đánh số hàng tồn kho có thể là số, chữ số hoặc theo thể loại. Ví dụ: bạn có thể đánh số các mục của mình từ 1 đến x trong hệ thống đánh số hoặc bạn có thể đánh số chúng từ A1 đến Ax đến Z1 qua Ax. Việc chỉ định một hệ thống đánh số là hữu ích nếu bạn có các danh mục riêng để kiểm kê, như máy tính, sách và đồ dùng văn phòng.
Thêm một danh mục con vào hệ thống hàng tồn kho của bạn nếu nó có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, bạn có thể bán hai nhãn hiệu máy tính khác nhau. Nếu bạn đã quyết định gắn nhãn tất cả các máy tính từ A1 đến Axe, bạn có thể sử dụng AA1 đến AAx cho nhãn hiệu 1 và AB1 đến ABx cho nhãn hiệu 2.
Chỉ định một số riêng cho từng mục trong kho của bạn, ngay cả khi các mục đó giống hệt nhau. Ví dụ: nếu bạn có 100 vật dụng giống hệt nhau, thì mỗi vật dụng trong số 100 vật dụng sẽ được cấp một số lượng hàng tồn kho.
Khi bạn nhận được một mặt hàng mới hoặc bán một mặt hàng, ghi lại số lượng hàng tồn kho và mặt hàng trong hệ thống của bạn. Đừng bỏ qua các con số. Ví dụ: nếu bạn đã sử dụng các số từ A1 đến A101 trong hệ thống đánh số của mình, mục tiếp theo sẽ được đánh số A102.
Lời khuyên
-
Một ngoại lệ cho quy tắc một số cho mỗi mục có thể được tìm thấy trong một số hệ thống kiểm kê trên máy vi tính. Nếu phần mềm của bạn chỉ định các đơn vị lưu trữ chứng khoán (SKU), các mặt hàng tương tự có cùng SKU và được theo dõi bởi số lượng được nhập.
