Đối với bất kỳ tổ chức nào, kỷ niệm một cống hiến xây dựng là đỉnh cao của nhiều năm làm việc và lập kế hoạch. Có nhiều cách để lên kế hoạch cho lễ kỷ niệm này. Tận hưởng thời gian sáng tạo quyết định thành phần nào phù hợp nhất cho sự kiện của bạn. Sẽ có cắt băng khánh thành? Một bữa trưa thì sao? Bạn có muốn bao gồm một thành phần tôn giáo? Nhiều ý tưởng trong số này có thể phụ thuộc vào ngân sách của bạn, nhưng đáng để khám phá. Một khi bạn có một số hướng dẫn tại chỗ, bắt đầu quá trình lập kế hoạch.
Đặt ngày trước vài tháng. Phối hợp với nhà thầu xây dựng của bạn vào một ngày hoàn thành dự kiến. Kiểm tra các quy định xây dựng địa phương - bạn có thể cần phải có giấy chứng nhận cư trú trước khi bạn có thể tổ chức một sự kiện hợp pháp trong tòa nhà mới. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một lễ kỷ niệm trên toàn cộng đồng, hãy kiểm tra lịch của các nhóm hoặc tổ chức khác để bạn không bỏ qua các ngày chính.
Chuẩn bị danh sách khách trước vài tháng. Thông báo cho các VIP được mời trong ngày và cho họ biết rằng bạn sẽ dành chỗ đậu xe và chỗ ngồi đặc biệt cho họ. Ước tính số lượng khách tham dự: Xem kỹ danh sách của bạn và xác suất của những người tham dự. Thông thường, danh sách khách mời càng lớn, tỷ lệ tham dự càng thấp. Đối với danh sách 500 khách trở lên, 25 phần trăm tham dự là ước tính bắt đầu. Nhà cung cấp thực phẩm là một nguồn thông tin để ước tính số lượng khách sẽ tham dự.
Vài tháng trước, mời các thành viên của giáo sĩ và các diễn giả khác mà bạn hy vọng sẽ tham gia vào dịch vụ.
Gửi ra lưu lại các thông báo ngày tháng qua các thư thông báo cho toàn bộ danh sách khách trước tối đa hai tháng.
Đặt và gặp gỡ với người cung cấp càng sớm càng tốt. Đưa ra quyết định về quy hoạch không gian, thực đơn, nhu cầu thiết bị, bãi đậu xe, cắm hoa và nhân viên phục vụ.
Sách cho thuê thiết bị và dịch vụ. Bắt đầu có kế hoạch họp cho mỗi người trong số họ trước vài tháng. Chúng có thể bao gồm các thiết bị (ghế, bàn, khăn trải, sân khấu, hệ thống âm thanh và bục giảng), người phục vụ, người bán hoa, nhạc sĩ, máy in và nhiếp ảnh gia. Bắt đầu làm việc với bất kỳ phương tiện truyền thông nào có thể bao gồm sự kiện.
Thư mời ba tuần trước sự kiện. Địa chỉ tay nếu khả thi.
Xác nhận lại với các nhà cung cấp dịch vụ trước hai tuần và kiểm tra lại tất cả các chi tiết. Lập lịch trình chi tiết cho các sự kiện trong ngày diễn ra sự kiện và phân phối cho các nhà cung cấp dịch vụ. Bao gồm thông tin liên lạc với số điện thoại di động. Các chương trình hoặc đơn đặt hàng dịch vụ nên đến máy in hai tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Vào ngày trước sự kiện, hãy dành chỗ đậu xe cho khách VIP, giáo sĩ và người phục vụ với nón giao thông và biển báo đỗ xe dành riêng. Nhận chương trình / đơn đặt hàng dịch vụ từ máy in. Nhận các mặt hàng cho thuê và bắt đầu thiết lập. Liên lạc lại với các thành viên của phương tiện truyền thông và dự trữ bãi đậu xe cho họ nếu cần thiết.
Vào ngày diễn ra sự kiện, hãy lên kế hoạch và phụ thuộc vào các chuyên gia mà bạn đã thuê để thực hiện công việc của họ.
Lời khuyên
-
Thiết kế sự cống hiến để tôn vinh ý định của tòa nhà. Ví dụ, học sinh có thể đóng vai trò có ý nghĩa trong sự cống hiến của một tòa nhà trường học mới, hoặc khách có thể được mời ném hạt giống hoa dại vào sự cống hiến của một trung tâm vườn công cộng. Nếu tiền cho tòa nhà mới được quyên góp, hãy lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc sneak peek riêng tư cho các nhà tài trợ vào đêm trước ngày cống hiến.
