Sơ đồ khối rất hữu ích để hiển thị cách các bước trong quy trình kinh doanh khớp với nhau. Khi được sử dụng để ghi lại chu trình kế toán, chúng không chỉ phục vụ như một danh sách kiểm tra thuận tiện để đảm bảo nhân viên của bạn hoàn thành từng bước trong chu trình kế toán đầy đủ mỗi tháng mà còn giúp bạn phân tích và cải thiện quy trình công việc kế toán. Một khi bạn hiểu những biểu tượng sẽ sử dụng ở đâu và thông tin nào mỗi người yêu cầu, một sơ đồ quy trình kế toán không khó để tạo ra.
Hiểu các biểu tượng Flowchart
Biểu tượng sơ đồ cho thấy các bước, quyết định và nhiệm vụ liên quan đến chu trình kế toán. Mặc dù bạn có thể sử dụng bất kỳ biểu tượng nào để mô tả từng biểu tượng này, nhiều người sử dụng các biểu tượng tiêu chuẩn. Đối với sơ đồ quy trình kế toán, chúng bao gồm hình bầu dục, hình chữ nhật và hình bình hành, là những hình phẳng với các cạnh đối diện song song và có chiều dài bằng nhau. Cũng hữu ích là các mũi tên báo hiệu hướng mà quá trình kế toán chảy. Như trang web Mind Tools giải thích, hình bầu dục thường mô tả phần đầu hoặc phần cuối của một quá trình, hình chữ nhật xác định các nhiệm vụ cụ thể và hướng dẫn hoặc chỉ dẫn và hình bình hành của chúng phân loại kết quả kế toán.
Tạo cấu trúc sơ đồ
Chu trình kế toán là một bộ gồm 10 bước diễn ra theo cùng một thứ tự mỗi kỳ kế toán. Theo thứ tự từng bước xảy ra, chu trình kế toán bao gồm xác định giao dịch, phân tích giao dịch, lập nhật ký, đăng mục vào sổ cái, tính toán số dư dùng thử, điều chỉnh các mục, tính toán số dư dùng thử đã điều chỉnh, lập báo cáo tài chính, chuyển khoản số dư trong tài khoản tạm thời thông qua việc đóng các mục và tính toán số dư dùng thử sau khi kết thúc. Xác định từng bước chính trong hình bầu dục và sử dụng mũi tên định hướng để tạo cấu trúc sơ đồ dọc.
Thêm chi tiết nhiệm vụ
Tiến hành phân tích nhiệm vụ để xác định các nhiệm vụ riêng lẻ trong từng bước của chu trình kế toán. Bạn cung cấp càng nhiều chi tiết, biểu đồ sẽ càng hữu ích. Ví dụ: thay vì sử dụng một hình chữ nhật duy nhất cho biết các mục nhật ký ghi lại là ghi nợ hoặc tín dụng, thì liệt kê từng bước hoặc cung cấp hướng dẫn để hoàn thành nhiệm vụ này trong hình chữ nhật của chính nó. Đối với các bước tạo ra đầu ra, chẳng hạn như lập báo cáo tài chính, xác định đầu ra bằng hình bình hành, đặt chúng ở bên phải của hình chữ nhật tương ứng và kết nối chúng với các mũi tên định hướng. Lặp lại bước này cho đến khi sơ đồ hoàn thành.
Kiểm tra và xác minh
Khi sơ đồ hoàn tất, Mind Tools khuyên bạn nên xác minh thông tin và kiểm tra độ chính xác. Một cách để thực hiện điều này là yêu cầu nhân viên kế toán xem lại biểu đồ và kiểm tra nó bằng cách làm theo các bước chính xác như họ đã trình bày. Đây cũng là thời điểm tốt để phân tích chu trình kế toán để cải thiện hiệu quả và kiểm soát nội bộ. Xác định cả các bước không cần thiết và dư thừa, cũng như các bước bạn nên bao gồm. Nhìn vào để xem liệu các thủ tục kế toán cung cấp kiểm soát nội bộ đầy đủ, chẳng hạn như bảo mật thông tin và phân tách nhiệm vụ.
