Trong kế toán dồn tích, doanh thu được khớp với chi phí được sử dụng để tạo ra chúng và được ghi nhận khi phát sinh bất kể khi nào tiền được trao đổi. Điều này dẫn đến nhu cầu về kế toán kép, trong đó mỗi giao dịch có ít nhất một tín dụng và một khoản ghi nợ trong sổ sách. Các mục được thực hiện trong hệ thống này được gọi là mục tạp chí. Để báo cáo thanh toán hóa đơn trong kế toán, bạn phải hiểu giao dịch ảnh hưởng đến các tài khoản khác nhau trong tổ chức của bạn như thế nào.
Khái niệm cơ bản kế toán kép
Kế toán kép được dựa trên tiền đề rằng tài sản sẽ luôn bằng các khoản nợ cộng với vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Tài sản có thể bao gồm tiền và các khoản tương đương tiền, tòa nhà, thiết bị, đầu tư và nhiều hơn nữa. Nợ phải trả là số tiền doanh nghiệp của bạn nợ, chẳng hạn như số dư với nhà cung cấp, số dư cho vay, số dư tài khoản quay vòng và thậm chí thanh toán. Vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp là sự khác biệt giữa tài sản và nợ phải trả và bị ảnh hưởng bởi doanh thu và chi phí.
Doanh thu tăng vốn chủ sở hữu và chi phí giảm nó. Vốn chủ sở hữu âm có nghĩa là doanh nghiệp của bạn nợ nhiều hơn nó sở hữu. Trong kế toán kép, các tài khoản được giữ trong một số dư trong đó các khoản nợ luôn có tín dụng bằng nhau. Số dư bình thường cho tài khoản tài sản là các khoản nợ. Số dư bình thường cho các khoản nợ và vốn chủ sở hữu là tín dụng. Vì doanh thu làm tăng vốn chủ sở hữu, số dư bình thường của nó cũng là một khoản tín dụng trong khi chi phí là các khoản nợ. Theo cách này, phương trình vẫn cân bằng.
Hiểu chức năng phải trả của tài khoản
Để báo cáo thanh toán hóa đơn, bạn phải nhập hóa đơn vào hồ sơ kế toán của bạn. Bạn sẽ làm điều này với tài khoản phải trả, đại diện cho số tiền doanh nghiệp của bạn nợ các bên khác từ hoạt động kinh doanh thông thường. Bạn có thể đã nhận được một hóa đơn hoặc hóa đơn từ việc có được một tài sản hoặc từ việc phát sinh một chi phí, ví dụ. Bạn sẽ ghi lại hóa đơn khi bạn nhận được nó dưới dạng tài khoản phải trả, mặc dù ngày thanh toán cuối cùng không giảm trong 15, 30 hoặc 60 ngày nữa.
Ví dụ về cách viết nhật ký thanh toán hóa đơn trong kế toán
Giả sử bạn nhận được hóa đơn mua 50.000 đô la hàng hóa bạn sẽ bán lại. Hàng hóa này là hàng tồn kho, một tài sản của doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ ghi lại hóa đơn này dưới dạng ghi nợ vào hàng tồn kho và tín dụng cho các tài khoản phải trả.
Bạn nhận được hóa đơn tiền điện trong tháng này với số tiền $ 850. Điện là một chi phí. Bạn sẽ ghi nợ tài khoản chi phí tiện ích và tài khoản tín dụng phải trả.
Khi hóa đơn hoặc hóa đơn được thanh toán, nó sẽ ảnh hưởng đến các tài khoản phải trả và tiền mặt. Bởi vì bạn đang giảm trách nhiệm của các tài khoản phải trả, đó là phía ghi nợ của giao dịch. Bạn đang giảm tài sản tiền mặt, vì vậy bạn sẽ ghi có vào tiền mặt. Trong ví dụ dưới đây, giả sử chúng tôi phát hành thanh toán cho cả hai hóa đơn trong các mục nhật ký trước đây của chúng tôi.
Nói tóm lại, bạn ghi lại hóa đơn hoặc hóa đơn bằng cách ghi nợ tài sản hoặc tài khoản chi phí và bằng cách ghi có các tài khoản phải trả. Khi bạn thanh toán hóa đơn, bạn ghi nợ các tài khoản phải trả và tín dụng tiền mặt.
