Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. Một không gian nhỏ, đông đúc với đồ cũ và máy tính lỗi thời có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên và hiệu suất tổng thể. Do đó, điều quan trọng là thiết lập một hệ thống văn phòng hiện đại giúp nhóm của bạn gắn bó và có động lực. Hãy nghĩ về nó như một khoản đầu tư vào doanh nghiệp của bạn.
Lời khuyên
-
Một hệ thống văn phòng là một mạng lưới các tài nguyên được kết nối với nhau để đảm bảo một môi trường làm việc trơn tru.
Hệ thống văn phòng là gì?
Hệ thống văn phòng thuật ngữ có ý nghĩa khác nhau cho những người khác nhau. Nói chung, nó đề cập đến các thành phần và yếu tố khác nhau của một văn phòng, từ máy tính và thiết bị làm việc đến bố trí vật lý và môi trường xung quanh. Nó cũng bao gồm cách nhân viên tương tác và văn hóa công sở nói chung.
Không có những yếu tố này, một văn phòng chỉ là một căn phòng hoặc không gian trống. Đó là con người và thiết bị biến không gian này thành một môi trường hữu ích, hấp dẫn trực quan, phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của họ. Trên thực tế, một số nguồn tin nói rằng năng suất lên đến Cao hơn 20 phần trăm trong các công ty có không gian văn phòng được thiết kế tốt _._ Nhân viên cần cảm thấy an toàn và thoải mái tại nơi làm việc và có quyền truy cập vào thiết bị chất lượng để họ có thể đạt được hiệu suất cao nhất.
Không gian làm việc vật lý có tác động trực tiếp đến năng suất và sự hài lòng trong công việc của nhóm bạn. Sức khỏe của nhân viên và hiệu suất nơi làm việc được kết nối mạnh mẽ. Nhân viên hạnh phúc sẽ cảm thấy có động lực hơn và sẽ làm việc chăm chỉ hơn để giúp tổ chức phát triển và hoàn thành mục tiêu. Điều này sẽ dẫn đến khách hàng hạnh phúc hơn và dịch vụ chất lượng cao hơn.
Cải thiện luồng thông tin
Một hệ thống văn phòng chức năng sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn có quyền truy cập vào kiến thức họ cần khi họ cần. Do đó, điều cần thiết là bạn cung cấp cho họ các hệ thống máy tính, phần mềm và thiết bị hiện đại giúp tạo điều kiện cho luồng thông tin. Cân nhắc đầu tư vào các công cụ cộng tác nhóm như Slack và Asana, hệ thống VoIP, phần mềm văn phòng, ethernet và phần mềm quản lý dự án.
Với các tài nguyên này, nhóm của bạn sẽ có quyền truy cập dữ liệu theo thời gian thực và có thể giao tiếp hiệu quả hơn. Nhân viên đang đi du lịch hoặc làm việc từ xa sẽ có thể chia sẻ các tệp khi đang di chuyển, trò chuyện với các đồng nghiệp của họ qua web và trao đổi thông tin nhanh chóng. Một số công cụ như phần mềm quản lý dự án có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian, cải thiện sự hợp tác và tạo báo cáo với những hiểu biết có giá trị về các dự án mà bạn đang làm việc.
Xem xét việc thuê một người quản lý văn phòng
Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể không có thời gian hoặc chuyên môn cần thiết để đảm bảo hoạt động đúng của hệ thống văn phòng. Bạn muốn tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như có được các khách hàng mới hoặc mở rộng hoạt động của bạn. Trong trường hợp này, hãy xem xét việc thuê một người quản lý văn phòng. Anh ta sẽ đảm bảo rằng văn phòng của bạn đang hoạt động trơn tru, tổ chức bố trí, lên lịch các cuộc họp và xác định loại phần mềm và thiết bị khác mà nhóm của bạn cần.
Các chức năng của một người quản lý văn phòng phụ thuộc vào ngành và loại hình kinh doanh. Một người làm việc cho một văn phòng luật, ví dụ, sẽ có trách nhiệm khác với một người làm việc bởi một cơ quan sáng tạo hoặc một công ty nghiên cứu. Nói chung, các nhà quản lý văn phòng chịu trách nhiệm:
- Hoàn thành nhiệm vụ hành chính
- Giám sát nhân viên
- Tổ chức các sự kiện, cuộc họp và hội nghị
- Mua phần mềm kinh doanh, vật tư văn phòng và thiết bị
- Quản lý ngân sách văn phòng
- Đảm bảo tuân thủ chính sách an toàn và sức khỏe của nhân viên
- Chuẩn bị báo cáo
- Phân tích tiêu thụ năng lượng
- Giữ vật tư trong kho
- Duy trì điều kiện văn phòng
- Xác định sự không hiệu quả và các lĩnh vực cải tiến
- Giải quyết xung đột và phân công nhiệm vụ
Hơn nữa, các chuyên gia này có thể giải thích công nghệ quản lý và thực hành quản lý cho nhóm của bạn, cung cấp đào tạo và thực hiện các nhiệm vụ CNTT nói chung. Một số thậm chí có thể xử lý bảng lương và kế toán. Vai trò chính của họ là đảm bảo hoạt động trơn tru của văn phòng của bạn.
Tạo văn hóa công sở tích cực
Bên cạnh việc đầu tư vào thiết bị chất lượng và tuân thủ các thực hành về sức khỏe và an toàn, điều quan trọng là bạn phải tạo ra văn hóa công sở tích cực. Nhân viên của bạn là tài sản quý giá nhất của bạn, vì vậy bạn cần cung cấp một môi trường làm việc mà họ thích dành thời gian. Văn hóa của công ty là một thành phần chính của một hệ thống văn phòng hiệu quả.
Tập trung vào việc tạo ra một môi trường xung quanh nơi mọi người cảm thấy gắn bó và có động lực. Dành thời gian để lắng nghe những gì họ nói và yêu cầu phản hồi của họ thường xuyên. Họ có thể đưa ra những ý tưởng và đề xuất mới về cách giảm chi phí hoạt động, thu hút nhiều khách hàng hơn hoặc hoàn thành công việc tốt hơn và nhanh hơn. Khuyến khích họ bày tỏ ý kiến và cho bạn biết những gì họ cần để làm việc hiệu quả hơn.
Những việc đơn giản như cung cấp cà phê miễn phí, chuyển sang bàn làm việc và cùng nhau tôn vinh những thành tựu nhỏ có thể đi một chặng đường dài hướng tới sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Trên thực tế, các tổ chức có nhân viên tham gia báo cáo hiệu suất cao hơn đáng kinh ngạc 202 phần trăm hơn những người không có họ Một hệ thống văn phòng được thiết kế tốt có thể chính xác là những gì bạn cần để phát triển doanh nghiệp và có được lợi thế cạnh tranh.
