Bảng tính là một công cụ phổ biến trong văn phòng và cũng có thể có ích ở nhà. Cho dù bạn cần có một lịch trình để chi tiết và tự động thêm chi phí cho một đám cưới, xuất hóa đơn cho khách hàng tự do của bạn hoặc tạo một bộ báo cáo tài chính cho doanh nghiệp của bạn, bảng tính tùy theo nhiệm vụ.
Có thể có một đường cong học tập nếu bạn muốn sử dụng một số tính năng nâng cao hơn, nhưng một khi bạn hiểu cách bảng tính hoạt động và khả năng của chúng, bạn sẽ thấy việc sử dụng chúng là gần như vô tận.
Bảng tính là gì?
Bảng tính là một tài liệu điện tử sử dụng các hàng và cột để lưu trữ và thao tác dữ liệu. Đó là một bảng tính dựa trên phần mềm, kỹ thuật số, được mô phỏng theo mẫu giấy của giấy kế toán. Các hàng và cột tạo thành các ô chứa các phần dữ liệu riêng biệt. Bạn có thể sử dụng bảng tính để thực hiện các phép tính toán học và các thao tác khác trên dữ liệu bạn nhập.
Nhiều người cũng sử dụng bảng tính để ghi và lưu trữ dữ liệu có nhiều thuộc tính. Ví dụ: tên của một người, chi tiết địa chỉ của họ, tên của công ty họ làm việc, chức danh và tình trạng mối quan hệ kinh doanh của họ có thể được sử dụng cho cơ sở dữ liệu tìm kiếm doanh số.
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong một bảng tính và thực hiện các loại phân tích khác nhau trên đó. Bạn cũng có thể áp dụng các công thức và chức năng khác nhau cho dữ liệu. Bảng tính cung cấp khả năng sắp xếp thông tin của bạn và sử dụng nó làm cơ sở để tạo bảng, biểu đồ và đồ thị để phân tích.
Tại sao nên sử dụng bảng tính?
Một trong những lý do phổ biến nhất để sử dụng bảng tính là để lưu trữ, ghi lại và in dữ liệu. Thật dễ dàng để sắp xếp và sắp xếp dữ liệu bằng bảng tính và do cách bố trí với các hàng và cột của ô, bạn có thể nhấp vào bất cứ đâu để cập nhật thông tin một cách dễ dàng mà không phải lo lắng về không gian vô hình, trả về hoặc tab như trong một số chương trình khác chẳng hạn như một trình xử lý văn bản.
Bạn có thể tự động hóa các chức năng khác nhau để chạy tính toán, tra cứu các mục nhất định hoặc lấy thông tin cập nhật từ các chương trình khác hoặc web. Ví dụ: kế toán có thể thêm dữ liệu mới mỗi tháng vào bảng tính của họ và sử dụng công thức "tổng" đơn giản để cập nhật tổng số dữ liệu một cách tự động.
Bảng tính cung cấp một cách nhanh chóng, dễ dàng để hiển thị dữ liệu và chia sẻ nó với những người khác. Bạn có thể nhập dữ liệu hoặc sao chép nó từ một chương trình khác và dán nó vào bảng tính, lưu tệp của bạn và dễ dàng gửi email cho người khác. Nhân viên văn phòng có thể lưu bảng tính trên mạng máy tính văn phòng của họ để cho phép người khác mở tệp và cập nhật các phần khác nhau của nó.
Bảng tính cung cấp khả năng lưu trữ lượng lớn dữ liệu ở một nơi vì một tệp bảng tính có nhiều hơn một trang tính trong đó. Mỗi tab của tệp được gọi là bảng tính và tệp được gọi là sổ làm việc. Bạn có thể lưu trữ thông tin tài chính, được định dạng vào báo cáo tài chính cho một doanh nghiệp nhỏ và sử dụng một tab khác nhau cho mỗi tháng trong năm. Sau đó, bạn có thể thêm một tab khác sử dụng các liên kết để tóm tắt và thêm tất cả dữ liệu vào một con số hàng năm.
Cách sử dụng Google Excel
Excel là tên của sản phẩm bảng tính Microsoft Office, nhưng bạn có thể sử dụng nó với Google, thay vì sử dụng ứng dụng bảng tính của Google. Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng chương trình bảng tính Microsoft Excel trong ứng dụng Google Drive của Google là bạn có thể làm việc trên bảng tính Excel trực tuyến.
Với Microsoft Office, trừ khi bạn có đăng ký Office 365 trực tuyến, bạn sẽ chỉ có thể truy cập các tệp bảng tính Excel từ ổ cứng hoặc thư mục tệp mạng của máy tính của riêng bạn. Nếu bạn muốn làm việc trên bảng tính Excel trong ổ Google, bạn cũng có thể chuyển đổi bảng tính Excel của mình sang tệp Google Sheets. Nếu bạn tải lên tệp Excel để lưu trữ trong Google Drive và cố gắng mở tệp đó, bạn sẽ thấy một tài liệu tĩnh sẽ không cho phép bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Tuy nhiên, Microsoft và Google đã cải thiện khả năng làm việc cùng nhau trên các tệp Microsoft Office trong Google. Bạn có thể cài đặt trình cắm Microsoft Office của Google Drive, được tìm thấy trong Google Play. Khi bạn đã cài đặt trình cắm khi bạn mở các ứng dụng Microsoft Office của mình, bạn sẽ thấy một menu thả xuống có tên Google Drive và nó sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để mở, chỉnh sửa và lưu các tệp Microsoft Office của bạn, giữ chúng ở định dạng Microsoft Office trong khi lưu trữ chúng bên trong Google Drive của bạn.
Để có plugin, hãy thực hiện tìm kiếm trực tuyến trong trình duyệt của bạn cho plugin Google Drive cho Microsoft Office. Bạn sẽ được yêu cầu tải xuống "_Driveforoffice.exe "_ Tập tin và làm theo quy trình cài đặt đơn giản.
Cách sử dụng Google Sheets
Để tạo bảng tính trong Google Sheets, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình, mở tab trình duyệt, điều hướng đến drive.google.com hoặc sheet.google.com và tạo tài liệu Sheets mới.
Khi bạn đã điều hướng đến Google Drive, sử dụng thanh menu ở bên trái màn hình của bạn hoặc nút "+" màu đỏ ở phía dưới bên phải màn hình của bạn, tạo tài liệu Sheets mới và bạn sẽ sẵn sàng bắt đầu sử dụng bảng tính. Google Sheets cho phép bạn dễ dàng cộng tác với những người khác trực tuyến sau khi bạn gửi cho họ một liên kết đến bảng tính của bạn. Một số người có thể chủ động làm việc trong tệp cùng một lúc và bạn có thể thấy ai trong tệp và thậm chí cả tab bảng tính và ô mà họ đang làm việc. Với Sheets, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ tích hợp khác của Google, như dịch văn bản trong bảng tính của mình, sử dụng các công thức để tự động lấy dữ liệu giá chứng khoán từ các trang web trực tuyến và nhập các loại dữ liệu khác trực tiếp từ các trang web vào bảng tính của bạn.
Google Sheets cung cấp các mẫu dựng sẵn cho các mục đích sử dụng khác nhau như ngân sách, hóa đơn tự do, báo cáo tài chính công ty, theo dõi dự án, biểu đồ Gantt, lịch trình thay đổi nhân viên, cơ sở dữ liệu liên hệ bán hàng và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu này và các mẫu khác trong Microsoft Excel và các chương trình bảng tính khác. Một trong những lợi ích của Google Sheets là công việc của bạn được lưu tự động cứ sau vài giây. Nếu bạn sử dụng chương trình bảng tính Excel, bạn có tùy chọn lưu tự động, nhưng đó không phải là tính năng mặc định và bạn có thể mất việc trừ khi bạn thường xuyên lưu công việc của mình.
Các chức năng bảng tính cơ bản
Các chức năng cơ bản của bảng tính liên quan đến việc lưu trữ ba loại dữ liệu, đó là văn bản, số và công thức hoặc hàm. Hầu hết mọi người sử dụng bảng tính để thực hiện các tính toán toán học cơ bản, chẳng hạn như cộng, trừ, nhân và chia trên dữ liệu của họ. Bạn cũng có thể lưu trữ các hàng dữ liệu với một số thuộc tính, chẳng hạn như chi tiết tên và địa chỉ.
Bảng tính thường có nhiều hàng để chứa một lượng lớn dữ liệu, với tối đa hai triệu ô được tạo thành từ nhiều cột và hàng bạn cần, cho đến giới hạn ô đó. Phiên bản mới nhất của Microsoft Excel hiện cung cấp 1.048.576 hàng và 16.384 cột để bạn lưu trữ dữ liệu của mình.
Dữ liệu bảng tính có thể được sao chép dưới dạng bảng và dán vào các chương trình khác, chẳng hạn như trình xử lý văn bản hoặc chương trình trình bày slide, để tạo các lịch trình khác nhau cho mục đích phân tích, báo cáo và trình bày. Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu của mình bằng màu sắc, đường kẻ, hộp văn bản, hình ảnh và nhiều tính năng khác để thu hút sự chú ý đến một số phần nhất định của dữ liệu hoặc lịch biểu bảng tính của bạn.
Chức năng bảng tính nâng cao là gì?
Tùy thuộc vào việc bạn sử dụng Google Sheets, Microsoft Excel hay chương trình bảng tính khác, bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều tính năng nâng cao có thể giúp bạn xây dựng tất cả các loại mô hình để xử lý và phân tích dữ liệu.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng bảng tính để thực hiện phân tích hồi quy thống kê, mô hình hóa dòng tiền chiết khấu và nhiều bài tập khác. Bạn có thể tạo một sổ làm việc với một vài bảng tính trong đó chứa dữ liệu báo cáo tài chính cho mỗi tháng trong năm. Sau đó, bạn có thể tạo một bảng tính khác trong cùng một sổ làm việc hoặc một sổ làm việc mới, có các giả định cho tăng trưởng kinh doanh, tăng trưởng doanh số, thay đổi tỷ lệ phần trăm trong chi phí và các giả định khác. Sử dụng các công thức và liên kết, sau đó bạn có thể tạo một báo cáo tài chính dự báo tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thay đổi các giả định trong tab giả định bảng tính của mình.
Bạn có thể sử dụng nhiều công thức và hàm tự động khác nhau, bao gồm các công thức "if / then" cho phép bạn nói nếu điều kiện "X" được đáp ứng, sau đó thực hiện chức năng hoặc công thức "Y". Thậm chí, bạn có thể lồng các câu lệnh if / then này và Microsoft Excel có thể xử lý tối đa bảy câu lệnh if / then lồng vào nhau, nghĩa là bạn có thể có tối đa bảy hàm điều kiện, phụ thuộc lẫn nhau, tự động áp dụng cho dữ liệu của bạn.
Một số chương trình bảng tính cung cấp trình ghi macro, cho phép bạn ghi lại các bước khác nhau của quy trình thông thường như định dạng bảng tính hoặc nhập một số loại dữ liệu nhất định mà không cần biết Visual Basic hoặc bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào khác. Trong tương lai, thay vì thực hiện các chức năng thực tế trong bảng tính của bạn, bạn có thể sử dụng các phím tắt và quy trình của bạn sẽ tự động thực hiện vì các bước đã được lưu dưới dạng macro.
Bảng tính cung cấp các chức năng như "tìm kiếm mục tiêu", cho phép bạn lặp lại các công thức và giải quyết chúng cho các câu trả lời được xác định nhất định và thay đổi các đầu vào tương ứng. Nếu bạn có bộ dữ liệu lớn để làm việc, một số chức năng nhất định cho phép bạn xác định và xóa các bản sao, sắp xếp và lọc dữ liệu, hợp nhất dữ liệu, tổng phụ, xếp hạng và tra cứu các giá trị dữ liệu theo chiều dọc hoặc chiều ngang và đưa chúng vào một bảng mới. Đây chỉ là một vài ví dụ về vô số các chức năng nâng cao mà bảng tính cung cấp.
Bảng tính chương trình cơ sở dữ liệu Versus
Nhiều người sử dụng bảng tính để lưu trữ các hàng dữ liệu và bạn có thể tự hỏi tại sao bạn không chỉ sử dụng chương trình cơ sở dữ liệu như Microsoft Access để lưu trữ dữ liệu thay vì sử dụng bảng tính. Trong khi các chương trình cơ sở dữ liệu và bảng tính có thể lưu trữ các hàng dữ liệu với nhiều thuộc tính, mỗi thuộc tính đều có điểm mạnh.
Excel, Google Sheets và các bảng tính khác lưu trữ dữ liệu với các tiêu đề theo cách tương tự như một chương trình cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, với dữ liệu bảng tính, bạn có thể thực hiện tính toán công thức tự động hoặc tính toán thủ công dễ dàng trên dữ liệu. Bảng tính cũng dễ sử dụng và bạn có thể bắt đầu nhập và làm việc với dữ liệu của mình ngay lập tức thay vì phải thiết lập cơ sở dữ liệu như trong chương trình như Access. Với bảng tính, bạn cũng có thể dễ dàng tạo biểu đồ và đồ thị dựa trên dữ liệu của mình.
Mặt khác, cơ sở dữ liệu có xu hướng ổn định hơn. Với dữ liệu bảng tính, thật dễ dàng xóa nhầm một ô, hàng hoặc cột dữ liệu nếu bạn không chú ý cẩn thận, điều này khó thực hiện hơn trong một chương trình cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, nếu bạn có số lượng dữ liệu lớn, chúng có thể trở nên không thể quản lý được trong bảng tính, nơi các chương trình cơ sở dữ liệu được thiết kế đặc biệt để quản lý hàng ngàn và thậm chí hàng triệu hàng bản ghi dữ liệu. Khi bạn cần cập nhật liên tục các yếu tố của từng hàng bản ghi dữ liệu hoặc thực hiện các loại sắp xếp và báo cáo khác nhau, một chương trình cơ sở dữ liệu có thể có ý nghĩa hơn một bảng tính.
