Chỉ thị bằng văn bản cho nhân viên thường hữu ích hơn hướng dẫn bằng lời nói. Một bức thư chứa thông tin chi tiết về chính sách hoặc thủ tục mới cung cấp cho nhân viên một tài liệu để tham khảo trong tương lai. Ngoài việc giúp họ nhớ cách làm theo một thủ tục mới, một lá thư chỉ thị đáp ứng yêu cầu pháp lý là cung cấp thông báo chính thức về một chính sách mới được pháp luật ủy quyền. Ví dụ, vào đầu năm 2011, nhiều thành phố đang ban hành lệnh cấm hút thuốc ảnh hưởng đến các doanh nghiệp khu vực. Trách nhiệm của chủ nhân là thông báo cho người lao động cách tuân thủ chính sách hút thuốc mới.
Đặt tiêu đề công ty trong máy in của bạn. Lệnh này là một thông báo chính thức, và tiêu đề thư sẽ củng cố bản chất chính thức của thông tin.
Nhập ngày đầy đủ. Bạn phải luôn luôn bao gồm ngày trên một chỉ thị vì nó thiết lập thời gian thông báo. Bỏ qua một dòng.
Nhập tên của người nhận và địa chỉ của cô ấy nếu lệnh chỉ dành cho một người. Nếu đó là một lá thư cho tất cả nhân viên, hãy bỏ qua tên và địa chỉ.
Nhập "Kính gửi nhân viên có giá trị" theo sau là dấu hai chấm nếu thư gửi đến tất cả nhân viên. Nhập một tên cụ thể nếu nó sẽ đến một người.
Bắt đầu bức thư với một tuyên bố trực tiếp về những gì các hướng dẫn là về. Cung cấp các chi tiết có liên quan về chính sách hoặc thủ tục, chẳng hạn như khi nào nó sẽ có hiệu lực và ai bị ảnh hưởng bởi chính sách.
Liệt kê các bước để hoàn thành nhiệm vụ hoặc tuân thủ chính sách mới. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ đọc mà nhân viên có thể làm theo.
Giải thích chính sách mới này sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho người nhận và cảm ơn sự hợp tác của họ. Giải thích những gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên chọn không tuân thủ chỉ thị.
Đưa ra bất kỳ thời hạn thích hợp hoặc thông tin liên lạc trong đoạn cuối cùng. Mô tả phương pháp đánh giá sự tuân thủ của nhân viên, nếu có. Đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi mà người nhận có thể có.
Đóng thư bằng cách gõ một kết thúc tôn trọng và nhập tên đầy đủ và tiêu đề của bạn. Ký tên phía trên tên đánh máy của bạn.
Yêu cầu người giám sát khác đọc thư để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
Gửi thư (s). Nếu chỉ thị là kết quả của sự thay đổi trong luật, hãy xem xét yêu cầu xác nhận chữ ký từ (các) người nhận để chứng minh rằng lệnh đã được nhận.
