Tạo sổ tay chính sách và thủ tục giúp cung cấp các giao thức rõ ràng về tính nhất quán trong một tổ chức. Nhà tuyển dụng đưa ra những hành vi được chấp nhận trong các lĩnh vực từ quy định trang phục đến quan hệ khách hàng. Nhân viên đọc nó và ký thư xác nhận, chấp nhận bất kỳ sự phân nhánh nào vì vi phạm các chính sách được thiết lập trong hướng dẫn. Tập trung vào các lĩnh vực chính khi viết hướng dẫn thủ tục và chính sách cho một tổ chức phi lợi nhuận.
Các lĩnh vực chính của trọng tâm
Tổ chức và Quản lý: Trong phần này, hãy nêu các tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Chi tiết tình trạng phi lợi nhuận bằng cách bao gồm các quy định và điều khoản hợp nhất như đã đăng ký với Bộ trưởng Ngoại giao. Sau khi tổ chức được xác định, chi tiết vai trò và nhiệm vụ quản lý quan trọng. Một sơ đồ tổ chức giúp tất cả nhân viên hiểu ai chịu trách nhiệm về những gì và chuỗi chỉ huy.
nguồn nhân lực: Trong phần nhân sự, xác định trách nhiệm của ban giám đốc, cách các tình nguyện viên được trau dồi và phát triển và cách đào tạo nhân viên. Bao gồm các chính sách nhân sự bao gồm cả hành vi, hiệu suất, lợi ích và quy tắc liên quan đến bồi thường.
Gây quỹ: Các tổ chức phi lợi nhuận được cấp tình trạng miễn thuế thông qua Dịch vụ doanh thu nội bộ. Tình trạng này có thể hủy bỏ nếu lợi nhuận không tự thực hiện một cách thích hợp. Phần này giải thích các phương tiện phi lợi nhuận để gây quỹ bao gồm các khoản tài trợ, quyên góp, tài trợ của công ty hoặc các sự kiện. Quản lý tài chính cũng phải được giải thích, phác thảo cách ngân sách chỉ định những gì đi vào các chương trình phi lợi nhuận và những gì đi vào hoạt động.
Pháp luật và các quy định: Phác thảo luật pháp, thuế và các quy định ảnh hưởng đến hoạt động phi lợi nhuận. Chúng bao gồm, nhưng không giới hạn, đối với các hoạt động vận động và vận động hành lang do tổ chức thực hiện.
Xây dựng chính sách và thủ tục
Bởi vì hướng dẫn thủ tục và chính sách trở thành con đường giúp mọi người có trách nhiệm, điều quan trọng là phải xây dựng các chính sách một cách nhất quán theo định dạng và giọng điệu.
Chính sách: Để duy trì tính đồng nhất với các chính sách, hãy sử dụng một mẫu. Mỗi chính sách nên có một tiêu đề chính sách nêu rõ nội dung. Xác định một mục đích cho chính sách. Một ví dụ về mục đích chính sách có thể là "Đảm bảo trách nhiệm tài chính với số tiền gây quỹ". Nếu có luật hoặc quy chế liên quan đến chính sách, hãy nêu điều này để cung cấp xác nhận bổ sung cho nhu cầu.
Xác định phạm vi của chính sách. Điều này có thể bao gồm liệu chính sách có liên quan đến tất cả mọi người, thành viên hội đồng quản trị hay chỉ một nhóm nhân viên nhất định như nhóm gây quỹ. Đối với các tổ chức lớn, bao gồm tên và số liên lạc của bên chịu trách nhiệm phù hợp với chính sách cụ thể. Ví dụ, liệt kê thông tin liên hệ tư vấn pháp lý với thông tin liên quan đến các quy tắc vận động hành lang và các chính sách quy định.
Thủ tục: Giải thích cách mọi thứ được thực hiện trong các bước đơn giản. Mặc dù các chính sách và thủ tục có thể được kết hợp trong một số trường hợp, các thủ tục thường là một phần riêng cho các quy trình chính. Xác định các thủ tục chính và các khu vực xử lý sự cố. Điều này bao gồm các thủ tục mở và đóng cửa. Xây dựng các quy trình để khắc phục sự cố máy tính, mật khẩu hoặc các sự cố kỹ thuật khác. Tạo các quy trình cho các vấn đề khách hàng leo thang. Bất kỳ nhiệm vụ nào được thực hiện đòi hỏi sự nhất quán hoặc có thể có các nhân viên đặt câu hỏi về việc đó sẽ trở thành một quy trình được nêu trong hướng dẫn.
Các thủ tục nhất quán tiết kiệm thời gian lao động vì nhân viên có các nguồn lực để hoàn thành công việc mà không cần lãnh đạo hoặc hỗ trợ hoặc can thiệp.
