Theo Business Dictionary, một hệ thống quản lý tài liệu là một hệ thống điện tử được thiết kế để tổ chức và quản lý tài liệu. Các tài liệu này thường được tổ chức với phần mềm, cung cấp cho người dùng khả năng truy cập, sửa đổi và lưu trữ tập trung các tài liệu. Các công ty thường sử dụng các hệ thống này để chuyển đổi tài liệu giấy lịch sử thành tệp điện tử để dễ dàng tham khảo và giảm dung lượng lưu trữ. Hầu hết các công ty tạo ra một số loại giấy tờ liên quan đến hoạt động của họ. Tìm cách tốt nhất để quản lý các tài liệu này có thể cải thiện quy trình làm việc nội bộ của công ty.
Xem lại các điểm đến cho các tài liệu kinh doanh. Chủ doanh nghiệp và người quản lý nên xác định cách các tài liệu vào công ty của họ và quyết định cách nắm bắt chúng tốt nhất bằng điện tử.
Thực hiện phần mềm để nắm bắt thông tin điện tử. Các công ty có thể yêu cầu các bên bên ngoài, chẳng hạn như nhà cung cấp, nhà cung cấp hoặc các nhóm tương tự, gửi thông tin điện tử qua email hoặc trang web. Điều này cho phép các công ty tải trực tiếp thông tin vào hệ thống quản lý tài liệu.
Yêu cầu nhân viên quét tài liệu giấy vào hệ thống nộp đơn điện tử. Sau khi một nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của mình, các nhà quản lý có thể yêu cầu cô quét tất cả thông tin thích hợp vào bộ lưu trữ máy tính hoặc máy chủ của công ty. Sau đó, nhân viên có thể cắt nhỏ bản gốc để loại bỏ thông tin nhạy cảm.
Thiết lập một hệ thống tìm tài liệu. Khả năng nhanh chóng tìm thấy các tài liệu được lưu trữ có thể cắt giảm thời gian tìm kiếm thông tin lịch sử của nhân viên. Các công ty nên tạo ra một hệ thống nộp đơn điện tử tiêu chuẩn cho các cá nhân để lưu trữ và tìm kiếm thông tin vào một ngày sau đó.
Lời khuyên
-
Các công ty có thể quyết định thuê ngoài hệ thống quản lý tài liệu của họ. Các doanh nghiệp có thể chuyên lưu trữ thông tin để một công ty không cần nhiều dung lượng lưu trữ vật lý cho tài liệu.
Cảnh báo
Trong khi các hệ thống quản lý tài liệu điện tử cung cấp nhiều lợi ích cho một công ty, chúng cũng có thể có những nhược điểm. Các công ty phải có khả năng bảo mật thông tin điện tử khỏi lạm dụng hoặc gian lận trong khi sao lưu thông tin để bảo vệ chống lại sự cố máy tính hoặc máy chủ.
