Cách triển khai hệ thống tệp trong phòng kế toán

Nhân viên kế toán xử lý rất nhiều giấy tờ và không có hệ thống nộp đơn, văn phòng có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn. Thông thường các bộ phận kế toán có nhiều tủ hồ sơ, bao gồm cả tủ bị khóa, để bảo vệ bảng lương và thông tin bí mật khác. Truy cập vào các tệp tài chính và dữ liệu nên được giới hạn - văn phòng không nên được đặt trong không gian công cộng. Việc thực hiện một hệ thống nộp đơn trong văn phòng kế toán đặt ra những thách thức nhất định, nhưng nó có thể được thực hiện thành công và tăng hiệu quả của bộ phận.

Thiết lập hai loại tập tin. Một tủ hồ sơ hoặc ngăn kéo là cho các tập tin hàng ngày, thường được lưu trữ sau khi kết thúc năm. Những tập tin này bao gồm hầu hết các khoản chi phí và thu nhập của bạn. Loại tệp thứ hai liên quan đến việc lưu trữ các mục vĩnh viễn hoặc dài hạn cần được truy cập theo thời gian. Ví dụ sẽ là các tệp cho các chính sách và thủ tục, hợp đồng, tài sản cố định, chính sách bảo hiểm và các tài liệu khác không thể bị loại bỏ sau khi kết thúc năm.

Tài liệu tập tin theo loại. Các chi phí được nộp riêng từ bảng lương và các lĩnh vực kế toán khác. Đừng trộn và kết hợp. Nếu một số giao dịch nhất định thuộc về nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như chi phí và tài sản cố định, hãy tạo các bản sao của giấy tờ và đặt tài liệu lên cả hai tệp. Các chi phí có thể được nộp theo thứ tự abc, theo tên nhà cung cấp, trong khi các tệp tài sản cố định có thể được phân loại theo ngày mua. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, sao lưu thu nhập được nộp theo ngày nhận hoặc ngày gửi tiền để tạo điều kiện hòa giải ngân hàng sau này.

Sử dụng màu sắc khác nhau với các tập tin của bạn. Ví dụ: bạn có thể gửi tất cả các chi phí của mình trong các thư mục màu đỏ, thu nhập màu xanh lá cây và hợp đồng trong các thư mục màu vàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một mục thu nhập, hãy đi thẳng vào các thư mục màu xanh lá cây, tiết kiệm thời gian và năng lượng. Nếu bạn thấy một tập tin màu đỏ nằm xung quanh, bạn có thể di chuyển nó đến tủ hồ sơ chính xác mà không gặp vấn đề hoặc chậm trễ. Phối hợp màu sắc giúp nộp đơn dễ dàng.