Khi một dự án hoàn thành, điều duy nhất còn lại là phân tích những gì đã đúng, những gì sai và những gì nhóm có thể làm để làm cho các dự án trong tương lai thành công hơn. Điều này thường được thực hiện trong một báo cáo sau khi chết. Một điều kiện tiên quyết vô giá cho một cuộc họp sau dự án cuối cùng là một báo cáo sau khi đưa ra các ví dụ cụ thể và nhiều chi tiết mà không quá tiêu cực hoặc tự chúc mừng.
Cấu trúc và phong cách
Một cấu trúc báo cáo chính thức với các tiêu đề và tiêu đề phụ được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn trình bày cả thông tin thực tế và phân tích một cách rõ ràng và súc tích. Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến của Đại học Purdue gợi ý rằng bạn nên viết toàn bộ báo cáo bằng một phông chữ duy nhất, tiêu chuẩn như Arial hoặc Times New Roman. Sử dụng danh sách bất cứ khi nào bạn có thể và sử dụng khoảng trắng giữa và trong các phần để làm cho báo cáo dễ đọc hơn. Sử dụng thì đúng ngữ pháp: Sử dụng thì quá khứ để giải thích các thủ tục và thì hiện tại để khái quát và nêu những gì kết quả dự án thể hiện.
Giới thiệu và mục tiêu
Sử dụng phần giới thiệu để mô tả các mục tiêu báo cáo sau khi chết. Hầu hết các báo cáo nhằm thực hiện bốn mục tiêu chính: xem xét và thảo luận xem dự án có thành công hay không, xác định điểm cao và thành tựu, chỉ ra các vấn đề quan trọng và thảo luận về chiến thuật giải quyết vấn đề và phác thảo các vấn đề cốt lõi. Định dạng các mục tiêu này dưới dạng danh sách dấu đầu dòng cũng là một cách tốt để xác định cấu trúc báo cáo.
Thông số và mục tiêu
Trình bày thông tin dự án dựa trên thực tế và mục tiêu dự án trong phần tiếp theo. Sắp xếp thông tin dựa trên thực tế - chẳng hạn như tiêu đề, tên người quản lý dự án, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành mục tiêu và thực tế - theo định dạng bảng. Tóm tắt dự án trong một bài tường thuật ngắn gọn. Bao gồm thông tin như loại, mục đích và mục tiêu và mục tiêu của dự án, cũng như ngân sách, đo lường đánh giá điểm chuẩn và bất kỳ hạn chế hoặc hạn chế nào mà dự án gặp phải.
Phân tích và đánh giá hiệu suất
Thông tin về hiệu suất là các loại thịt của người Hồi giáo. Sử dụng các tường thuật và danh sách gạch đầu dòng để mô tả các thành tựu và vấn đề trung tâm. Trong tiểu mục hoàn thành dự án, mô tả những gì đã đúng và những gì hoạt động tốt, và thảo luận về thực tiễn - chẳng hạn như lịch họp hàng tuần hoặc tùy chọn để liên lạc qua tin nhắn tức thời - mà nhóm thấy đặc biệt hữu ích để hoàn thành dự án đúng hạn. Trong phần chính của các vấn đề chính, hãy mô tả những gì đã sai, chính sách và thủ tục nào gây ra vấn đề và những thách thức mà nhóm phải đối mặt. Nói về cách các vấn đề này ảnh hưởng đến các khía cạnh của dự án, chẳng hạn như ngân sách và lịch trình, và mô tả những gì nhóm đã làm để khắc phục hoặc quản lý chúng.
Đánh giá và Takeaways
Kết thúc báo cáo với một đánh giá dự án tổng thể và phân tích takeaway. Một hệ thống xếp hạng năm đến 10 điểm đánh giá các khía cạnh quan trọng của dự án - bao gồm hiệu suất, tuân thủ quản lý theo phạm vi và giao tiếp - có thể tạo ra một màn hình trực quan hữu ích. Cuối cùng, mô tả các bài học kinh nghiệm, chỉ định bất kỳ thực tiễn tốt nhất được phát triển và thực hiện trong dự án và cung cấp các đề xuất cho các cải tiến đang diễn ra.
