Mỗi công ty nên có một ngân sách chu đáo, cân nhắc các mục tiêu của công ty, động lực của nhân viên và những hạn chế tài chính của công ty. Ngoài ra, công ty nên xem xét cả các hoạt động tài chính và kinh doanh trước đây của công ty cũng như các mục tiêu mà công ty nắm giữ cho tương lai.
Đặt mục tiêu
Trước khi tìm ra ngân sách của công ty, ủy ban ngân sách hoặc những người ra quyết định quan trọng khác phải đặt ra các mục tiêu cho tương lai của công ty. Mục tiêu có thể bao gồm tiết kiệm chi phí, ví dụ, sẽ yêu cầu một hình thức ngân sách rất khác so với mục tiêu mở rộng công ty đến địa điểm thứ hai.
Xác định tài nguyên có sẵn
Mục tiêu của một doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập ngân sách nhưng chắc chắn không nên ra lệnh hoàn toàn. Một doanh nghiệp cũng phải phân tích các nguồn lực sẵn có và xác định những gì nó có sẵn để đạt được mục tiêu của mình. Thật vậy, các nguồn lực sẵn có có thể ra lệnh, ở một mức độ lớn, các mục tiêu của công ty. Các nguồn lực sẵn có không chỉ giới hạn bằng tiền mặt mà công ty có sẵn mà còn có thể bao gồm các khoản vay tiềm năng hoặc đầu tư bên ngoài bổ sung. Ngoài ra, một công ty phải xem xét dự đoán doanh số của mình cho năm tới.
Nhu cầu tương lai
Một ngân sách là tìm kiếm phía trước và đòi hỏi một số lượng ước tính. Rõ ràng là không thể dự đoán với độ chính xác hoàn hảo, nhu cầu ngân sách trong tương lai của tổ chức bạn sẽ là bao nhiêu. Tuy nhiên, có một số nguồn dữ liệu quan trọng bạn có thể xem để đạt được ước tính. Những nguồn này bao gồm dữ liệu của công ty trong quá khứ, bất kỳ dữ liệu có sẵn nào về đối thủ cạnh tranh và phân tích các xu hướng kinh tế và quy định hiện tại và đang phát triển có thể làm cho năm tới khác biệt theo bất kỳ cách nào so với các năm trước.
Kết hợp các nhu cầu trong tương lai với các tài nguyên có sẵn
Thường xuyên hơn là không, tài nguyên có sẵn của bạn sẽ không phù hợp hoàn hảo với nhu cầu dự kiến trong tương lai của bạn. Ở giai đoạn này của chu kỳ ngân sách, bạn có thể cần phải thực hiện một số thỏa hiệp và đàm phán giữa các bộ phận của mình để xác định cách tốt nhất để phân bổ nguồn lực khan hiếm của công ty bạn. Bạn phải ghi nhớ các ưu tiên và nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp khi trải qua quá trình này.
Đạt được phê duyệt cuối cùng
Khi bạn đã hoàn thành ngân sách, bước tiếp theo là phải có được sự chấp thuận từ ủy ban ngân sách hoặc bất kỳ thực thể nào được trao quyền để đưa ra quyết định cuối cùng có hoặc không có quyết định về ngân sách của bạn. Bạn càng làm việc nghiêm ngặt hơn để giải quyết các nhu cầu của tất cả các bên liên quan chính trong các bước trước đó, quy trình này sẽ càng mượt mà.
Phân phối các quỹ đã được phê duyệt
Khi ngân sách đã được quyết toán và phê duyệt, bước cuối cùng của quy trình lập ngân sách là phân phối vốn được phân bổ cho các bộ phận và phân khúc kinh doanh khác nhau. Thông thường, đây là nhiệm vụ của một giám đốc tài chính hoặc kiểm soát viên của công ty.
Giám sát và Đánh giá
Khi ngân sách đã được quyết toán và tiền được phân bổ, quá trình lập ngân sách sẽ không kết thúc. Bạn vẫn nên chủ động theo dõi thành công của ngân sách bạn đã tạo và thực hiện. Tìm kiếm các khu vực thiếu tài nguyên hoặc nơi lãng phí dường như tồn tại và ghi nhớ các khu vực này cho các chu kỳ ngân sách trong tương lai.
