Tính toán chi phí in ấn chính xác là một công việc khó khăn, nhưng điều quan trọng là phải làm nếu bạn thực sự muốn kiểm soát chi phí của mình. Bạn có thể thấy, đặc biệt nếu bạn cần nhiều bản sao của cùng một tài liệu, rằng nó ít tốn kém hơn đáng kể để thuê ngoài công việc in. Hãy bắt đầu bằng cách crunch một số số.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Bút chì
-
Giấy
-
Máy tính
-
Đặt hộp mực mới cho máy in của bạn
-
Biên lai cho giấy, mực và máy in
Chi phí trực tiếp
Tính toán chi phí giấy của bạn trên mỗi trang. Nhìn vào biên lai của bạn cho giấy bạn đã mua (đảm bảo bao gồm thuế) và chia nó cho số lượng trang trong gói. Nếu giấy ảnh bóng cao cấp của bạn có giá $ 12,00 và có 25 tờ trong một gói, thì chi phí cho mỗi tờ của bạn là $ 0,48 ($ 12,00 chia cho 25).
Tính chi phí mực của bạn trên mỗi trang. Đây là phép tính khó nhất trong tất cả, và chỉ chính xác nếu bạn có thể chạy thử nghiệm có kiểm soát (được mô tả trong bước tiếp theo bên dưới). Các nhà sản xuất hộp mực đánh giá hộp mực của họ theo số lượng trang bạn có thể in với tỷ lệ bao phủ mực nhất định. Chẳng hạn, nếu nhà sản xuất đánh giá hộp mực đen của họ ở mức 50 trang với độ bao phủ 100%, điều này có nghĩa là bạn có thể in 50 trang trên mỗi hộp mực và mỗi trang sẽ được bao phủ hoàn toàn bằng mực đen. Tuy nhiên, thực tế là các trang văn bản thường chỉ có độ phủ 10%: phần còn lại là khoảng trắng trên trang. Điều đó có nghĩa là hộp mực đen của bạn sẽ in 500 trang văn bản trước khi cần phải thay thế (50 lần 10). Vì vậy, nếu bạn đang in các trang văn bản và hộp mực đen của bạn có giá 20 đô la và sẽ in 500 tờ trước khi cần thay thế, chi phí mực của bạn là 0,04 đô la mỗi trang (20 đô la chia cho 500). Do đó, chi phí cho mỗi trang cho giấy và mực là $ 0,52. Tuy nhiên, việc tính toán này trở nên khó khăn hơn nhiều khi bạn bắt đầu thêm các hộp mực màu.
Chạy một bài kiểm tra kiểm soát. Nếu bạn đang in nhiều bản sao của cùng một tệp màu, hãy mua một bộ hộp mực mới cho máy in của bạn và cài đặt chúng. Sau đó theo dõi số lượng bản sao bạn có thể in trước khi hộp mực của bạn phải được thay thế. Ví dụ: giả sử hộp mực của bạn có giá 100 đô la và bạn có thể in 100 bản sao của tệp màu có độ phủ 50% trang. Chi phí của bạn là $ 1 mỗi trang ($ 100,00 chia cho 100). Sau đó, bạn có thể ước tính rằng nếu tệp màu của bạn có độ phủ 25%, bạn sẽ nhận được 200 bản in và với độ bao phủ 75%, bạn sẽ nhận được 50 bản in.
Hãy nhớ tính đến bảng màu của tập tin của bạn. Nếu bạn đã chạy thử nghiệm có kiểm soát như được mô tả ở trên, tất cả những gì bạn sẽ biết chắc chắn là có bao nhiêu bản sao của tệp thử nghiệm của bạn có thể được in trước khi thay đổi hộp mực. Hầu hết các tập tin có bảng màu riêng lẻ. Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng nhiều màu xanh lam, hộp mực màu lục lam của bạn sẽ hết trước khi hộp mực màu vàng của bạn hoạt động. Nếu bạn đang sử dụng nhiều màu xanh lá cây, hộp mực màu vàng và màu lục lam của bạn sẽ hết trước hộp mực màu đỏ tươi. Rất khó - nếu không thể - dự đoán chính xác có bao nhiêu trang bạn sẽ thoát ra khỏi một bộ hộp mực trừ khi bạn chạy thử nghiệm cho mỗi tệp bạn dự định in. Đây là lý do tại sao hầu hết các nhà thiết kế sử dụng quy tắc ngón tay cái nói rằng một trang màu với độ phủ 50% sử dụng mực trị giá $ 1. Điều này có nghĩa là nếu bạn có nhiều ảnh trên một trang (độ che phủ hơn 50%), bạn có thể sử dụng mực có giá trị từ $ 1,25 đến $ 1,75 trên mỗi trang.
Tính chi phí trên mỗi trang cho máy in của bạn. Hầu hết các máy in được xếp hạng cho số lượng trang mà chúng có thể in trước khi cần phải thay thế. Đối với máy in phun gia đình, con số đó thường là 20.000 đến 30.000 tờ. Ví dụ, nếu máy in của bạn được xếp hạng 25.000 tờ và nó tiêu tốn của bạn $ 250,00, thì máy in sẽ tiêu tốn của bạn $ 0,01 mỗi trang.
Cộng các chi phí trực tiếp của bạn: chi phí giấy trên mỗi trang, chi phí mực in trên mỗi trang và chi phí máy in trên mỗi trang. Tổng sẽ là chi phí của các tài liệu cho mỗi trang bạn in.
Thêm chi phí gián tiếp của bạn nếu bạn muốn điên cuồng về việc xác định chi phí in ấn của bạn. Mặc dù tôi không nhất thiết khuyên bạn nên tính chi phí ở mức độ này, nhưng nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp thì điều đó có thể đáng giá. Máy in của bạn sử dụng điện để chạy, và bạn cần trả tiền cho điện đó. Máy tính của bạn cũng đang ra lệnh cho máy in của bạn. Bạn có thể kiểm tra xếp hạng điện của máy in và máy tính của mình so với tổng mức sử dụng hóa đơn tiền điện, sau đó trước tiên chia tổng mức sử dụng cho xếp hạng và sau đó là kết quả cho số trang bạn đang in. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một chi phí gần đúng trên mỗi trang cho điện được sử dụng để in nó. Tương tự, nếu bạn đang thuê không gian làm việc của mình, máy in của bạn có dấu chân trong không gian và do đó bạn có thể tính toán chi phí mỗi tháng để sử dụng máy in của mình là bao nhiêu. Chẳng hạn, nếu văn phòng của bạn có diện tích 500 feet vuông ở mức $ 1.000,00 mỗi tháng, bạn đang trả $ 2,00 mỗi foot vuông mỗi tháng. Nếu dấu chân của máy in của bạn là 2 feet vuông, thì bạn phải trả $ 4,00 mỗi tháng để có sẵn máy in. Và nếu bạn in 200 trang mỗi tháng, thì bạn sẽ phải trả 0,02 đô la mỗi trang cho thuê.
Lời khuyên
-
Nếu bạn chỉ in một vài bản sao của trang hoặc đơn giản là in chúng định kỳ khi cần thiết, máy in gia đình là một cách hiệu quả về chi phí. Tuy nhiên, nếu bạn muốn in một tệp cụ thể về màu sắc và số lượng, sẽ rẻ hơn nhiều khi bạn thuê ngoài việc in ấn cho một công ty in ấn chuyên nghiệp. Một tài nguyên được đưa ra dưới đây để giúp bạn tìm thấy một. Bạn có thể giảm chi phí trên mỗi trang bằng cách mua số lượng lớn giấy và mực của bạn. Bạn cũng có thể tiết kiệm một số tiền bằng cách nạp lại hộp mực đã sử dụng.
