Để xác định quản trị hợp đồng theo các điều khoản đơn giản nhất, nhiệm vụ của nó là đảm bảo rằng bất kỳ nhà thầu nào đều hoàn thành công việc của họ theo các điều khoản và quy định được ghi trong hợp đồng. Có sự giám sát để bắt các sai lệch và các điều khoản chưa được thực hiện khi chúng xảy ra có nghĩa là dự án hoặc người có nhiều khả năng thành công trong việc thực hiện hợp đồng để sửa chữa các vấn đề hoặc thiếu sót sau khi thực tế thay vì ngay sau khi chúng xảy ra. Kỹ năng quản trị hợp đồng tuyệt vời là vô giá trong các công ty sử dụng các nhà thầu một cách thường xuyên.
Thủ tục hợp đồng là gì?
Trong việc tạo ra một hợp đồng, một quá trình bảy bước khởi động. Tất cả bảy giai đoạn này đều nằm dưới chiếc ô quản lý hợp đồng, và quản trị hợp đồng không thực sự đạt được sự sôi sục cho đến khoảng năm bước. Một người quản lý hợp đồng có thể được tuyển dụng để giám sát hợp đồng, và vai trò của họ bắt đầu ngay khi bắt đầu nói về hợp đồng. Nhưng với bất kỳ nhóm giám sát hợp đồng tuyệt vời nào, người quản lý và quản trị viên có thể làm việc song song qua tất cả bảy giai đoạn.
Bước đầu tiên là biết mục tiêu của hợp đồng sẽ là gì. Những rủi ro và kỳ vọng là gì? Nhu cầu và thời gian là gì? Tại sao hợp đồng cần thiết?
Bước thứ hai là tất cả về tác giả của hợp đồng. Đội ngũ pháp lý nên có mặt để đảm bảo không còn sự mơ hồ vì sự thiếu rõ ràng có thể khiến một hợp đồng dễ bị tổn thương vì không hoàn thành hoặc hoạt động kém.
Bước ba là khi đàm phán xảy ra. Bên thứ hai nhận được hợp đồng và tận dụng cơ hội để giải quyết mọi vấn đề họ có thể có hoặc loại bỏ bất cứ điều gì họ cho là không thực tế hoặc không công bằng. Để tránh việc đàm phán hợp đồng khó khăn, bạn nên sáng tác hợp đồng sau khi giao tiếp để bạn hiểu được những kỳ vọng của bên kia. Khi các cuộc đàm phán bắt đầu và trao đổi cho / nhận xảy ra, nó được gọi là Redlining, phạm lỗi và nó có thể trở nên phức tạp nếu nhóm không đứng đầu trong các thay đổi. Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng có thể làm cho điều này, cũng như giám sát hành chính, một quy trình dễ dàng hơn nhiều. Có một vài chục hệ thống phần mềm quản lý được đề xuất tốt có thể làm cho hợp đồng dễ dàng hơn, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Phê duyệt đến trong bước bốn. Đối với các công ty lớn hơn, có thể có một quy trình kiểm toán hoặc một cuộc họp hội đồng quản trị cần thiết để đi qua hợp đồng và được phê duyệt. Phần mềm quản lý có thể đơn giản hóa điều này bằng cách có sự chấp thuận theo thời gian thực của những người có thẩm quyền để cung cấp cho nó.
Bước năm là tất cả về việc ký vào đường chấm chấm. Thực hiện hợp đồng có nghĩa là có được chữ ký và thỏa thuận cuối cùng. Hẹn hò và nhân chứng có thể được yêu cầu. Chữ ký điện tử ràng buộc về mặt pháp lý rất hữu ích ở đây khi các bên tham gia cùng một thành phố hoặc quốc gia. Quản trị viên đảm bảo mọi người đều có lịch trình để hoàn tất quy trình thực hiện trước khi đến hạn chót.
Sau khi hợp đồng đã được chấp nhận và thực hiện, có thể có những sửa đổi và sửa đổi cần thiết khi các dự án và nhiệm vụ được tiến hành. Quản lý chúng có thể là một phần của vai trò quản trị viên hợp đồng và có thể được đơn giản hóa thông qua các chương trình quản lý hợp đồng. Theo kịp các thay đổi và thay đổi là giai đoạn thứ sáu của quy trình hợp đồng.
Hiện tại, quản trị viên hợp đồng là người chịu trách nhiệm và trung tâm, vì giai đoạn thứ bảy của quy trình hợp đồng được đưa vào. Cần có các mốc quan trọng trên đường đi để quản trị viên theo dõi tiến trình và thành công trên các dịch vụ được ký hợp đồng. Kiểm toán thường xuyên có nghĩa là nắm bắt những thiếu sót hoặc nắm bắt những cơ hội có thể xảy ra trên đường đi. Cần có những lời nhắc nhở và cảnh báo cho những thứ như gia hạn và giai đoạn hoàn thành, và những điều này nên được thông báo cho tất cả quản lý cấp trên cần được thông báo về tiến độ hợp đồng. Quản trị viên và người quản lý hợp đồng phải được giao tiếp và chủ động để tránh bất kỳ sai sót hoặc ngày kết thúc trôi qua mà không có hành động.
Chức năng quản trị hợp đồng là gì?
Có rất nhiều công việc này hơn những gì bắt mắt. Để trở nên tuyệt vời trong quản trị hợp đồng, nó có nghĩa là làm việc tốt với các giám đốc điều hành và nhân sự ở tất cả các cấp. Trở thành một người giao tiếp tuyệt vời có thể có nghĩa là giúp tạo ra các hợp đồng hiệu quả hơn và đảm bảo mọi nhu cầu và mong muốn của bạn đều được đáp ứng. Để đạt được điều này, họ sẽ cần được thông suốt trong việc liên lạc cả bên trong lẫn bên ngoài. Điều này có thể yêu cầu khả năng làm việc với các bên quốc tế và gần như chắc chắn sẽ yêu cầu làm việc với các nhóm mua sắm và pháp lý.
Kỹ năng đàm phán của quản trị viên hợp đồng sẽ không phải bàn cãi. Họ sẽ sử dụng sự hiểu biết và hiểu biết sâu sắc để giảm giá, các điều kiện để thực hiện và các điều khoản trong khi là người giám sát hội trường để đảm bảo tất cả những điều này được đáp ứng theo thời gian. Họ cũng sẽ là những người phân tích rủi ro tự tin, có thể xác định chắc chắn nếu các sửa đổi hoặc sửa đổi có thể mâu thuẫn với lợi ích tốt nhất của công ty họ.
Quản trị viên hợp đồng phải giỏi không chỉ giải quyết xung đột mà còn phát hiện ra chúng trước khi chúng leo thang. Điều này có thể có nghĩa là làm việc để tạo ra ngôn ngữ và quy tắc rõ ràng có thể được áp dụng cho các hợp đồng trong tương lai, hoặc thậm chí là các hợp đồng hiện tại, để giải quyết hoặc tránh các vấn đề.
Báo cáo về tiến trình quản lý và những người chơi quan trọng khác là bắt buộc, ngay cả khi mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ, vì nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thành công hoặc trục trặc nào trong hợp đồng.
Cuối cùng, họ sẽ theo dõi dòng tiền để đảm bảo các khoản giải ngân và các khoản thanh toán theo hợp đồng khác được thực hiện đúng và đúng tiến độ và chúng được các bên thích hợp nhận được.
Nghề nghiệp trong quản trị hợp đồng
Quản trị hợp đồng là một lĩnh vực đang phát triển, với Cục Thống kê Lao động cho thấy cơ hội việc làm có thể tăng 10% từ năm 2016 đến 2026, một quỹ đạo tăng trưởng cao hơn so với hầu hết các ngành nghề. Cho biết bao nhiêu là thành công trong hợp đồng, đây là một công việc đòi hỏi trình độ học vấn cao, với tối thiểu là bằng cử nhân kết hợp với rất nhiều kinh nghiệm làm việc liên quan đến hợp đồng hoặc bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh với bằng cấp liên quan trong kế toán, kinh tế và toán học. Bằng luật cũng thường rất phù hợp với nghề nghiệp này.
Các ngành đòi hỏi quản trị viên hợp đồng là phổ biến. Xây dựng là một lĩnh vực lớn để quản lý và quản lý hợp đồng, và ứng viên có thể được hưởng lợi từ việc học kỹ thuật hoặc kiến trúc bên cạnh bằng cấp kinh doanh. Thể thao là một bộ phận quản lý hợp đồng tuyệt vời, với tất cả mọi người từ các nhà cung cấp thực phẩm đến các cầu thủ phải theo hợp đồng. Bất kỳ loại công ty sản xuất hoặc kỹ thuật sẽ cần một bàn tay ổn định với các hợp đồng. Các tổ chức giáo dục, chẳng hạn như các trường cao đẳng và trường học, liên tục xử lý các hợp đồng, cũng như bất kỳ loại doanh nghiệp chính phủ nào. Các chuyên gia nhân sự đối phó với quản lý và quản lý hợp đồng thường xuyên là tốt.
Kỹ năng mỗi nhu cầu quản trị viên hợp đồng
Có thể có một nhóm pháp lý liên quan đến việc tạo hợp đồng, nhưng công việc của quản trị viên là hỗ trợ tất cả các cấp trong quy trình hợp đồng. Kết quả là, họ cần phải có kỹ năng ngôn ngữ viết và nói đặc biệt. Thực tế của các hợp đồng là ngay cả một dấu phẩy bị đặt sai vị trí cũng có thể làm thay đổi đáng kể ý nghĩa của một dòng, điều này có thể mang lại hậu quả nghiêm trọng với nó. Điều đó có nghĩa là kỹ năng đọc hiểu của họ cần phải được chú ý hàng đầu.
Sự giám sát của quản trị viên sẽ được hưởng lợi từ sự chú ý đến từng chi tiết - họ là loại người có thể nhận thấy lỗi chính tả của nhà hàng. Họ cũng nhận thấy chất lượng công việc và có thể dễ dàng phát hiện sự mâu thuẫn.
Quản trị viên hợp đồng cần phải có cả kỹ năng lãnh đạo đã được chứng minh nhưng cũng có thể trở thành một người chơi nhóm vững chắc. Những khả năng chơi theo nhóm và xu hướng quản lý này sẽ phục vụ họ tốt khi đến lúc phải lập báo cáo, đàm phán giữa các bên và các bộ phận và hoàn thành việc giám sát thực hiện hợp đồng.
Nếu đây là những kỹ năng bạn sở hữu và bạn yêu thích ý tưởng về một sự nghiệp đầy thách thức trong một lĩnh vực đang phát triển, quản trị hợp đồng có thể là nghề nghiệp dành cho bạn.
Cục Thống kê Lao động bao gồm các quản trị viên hợp đồng dưới sự quản lý của các nhà quản lý dịch vụ hành chính và cho biết thu nhập trung bình trong các vai trò hành chính này trong năm 2017 là 94.020 đô la.
