Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế cho các doanh nghiệp sử dụng để ghi lại các giao dịch tài chính của họ. Thông tin được nhập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông qua loại hệ thống này. Hệ thống thông tin kế toán có nhiều lợi ích; tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm đối với họ.
Học hệ thống
Học một hệ thống thông tin kế toán thường có thể khó khăn và tốn thời gian. Các cá nhân phải được đào tạo trên một hệ thống, và điều này có thể gây bất lợi cho các công ty về thời gian và nhân lực. Một hệ thống thông tin kế toán được tạo thành từ nhiều thành phần khác nhau và hầu như tất cả các hệ thống đều được vi tính hóa. Vì sự phức tạp của chúng, một số người có thể thấy chúng khó sử dụng. Có thể mất vài tuần hoặc vài tháng để một người hiểu hệ thống kế toán và thông thường, cá nhân đó vẫn không hiểu hoàn toàn hệ thống đó có khả năng gì. Nếu nhân viên nghỉ việc tại tổ chức, có thể mất vài tuần hoặc vài tháng, một lần nữa, để đào tạo một nhân viên khác.
Mất thông tin
Hệ thống thông tin kế toán thường được vi tính hóa. Bởi vì điều này, luôn có nguy cơ mất thông tin thông qua mất điện hoặc sự cố hệ thống. Khi điều này xảy ra, có khả năng tất cả thông tin trong hệ thống có thể bị mất. Các công ty đề phòng vấn đề này bằng cách sao lưu tệp của họ thường xuyên và thực hiện bảo trì tiêu chuẩn trên tất cả các hệ thống máy tính. Họ cũng cài đặt phần mềm chống vi-rút như một biện pháp phòng ngừa khác. Tuy nhiên, không có bước nào trong số này loại bỏ vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra. Hệ thống thông tin kế toán lưu trữ thông tin tài chính của công ty trong nhiều năm. Nếu một sự cố hệ thống xảy ra, nó gây ra một bất lợi lớn cho công ty. Tất cả, hoặc một số thông tin bị mất, và có một cơ hội có thể không bao giờ lấy lại được.
Đánh giá lại
Các công ty thường thay đổi cách kinh doanh để theo kịp các xu hướng mới nhất. Để theo kịp trong một thế giới kinh doanh đòi hỏi khắt khe, những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến một hệ thống kế toán. Một hệ thống thông tin kế toán rất khó thiết lập vì mỗi công ty là duy nhất theo cách riêng của nó. Để theo kịp sự thay đổi, hệ thống thông tin kế toán phải được đánh giá lại thường xuyên. Thay đổi thường cần phải được thực hiện trong một hệ thống để xử lý thông tin hiệu quả. Điều này có thể là một bất lợi cho các công ty bởi vì nó cần có thời gian để đánh giá lại, và nó tốn tiền.
