Các công ty thường sử dụng một hệ thống kế toán trên máy vi tính để xử lý và duy trì các giao dịch và hồ sơ kế toán. Hệ thống hấp thụ và lưu trữ dữ liệu này bằng cách sử dụng các mô-đun như tài khoản phải trả, khoản phải thu, số dư dùng thử và bảng lương. Hệ thống kế toán trên máy vi tính được thiết kế riêng cho một công ty nhất định hoặc được mua từ bên thứ ba (ví dụ: Timberline hoặc MAS 200). Một hệ thống kế toán trên máy vi tính là một công cụ có giá trị cho nhiều công ty.
Tốc độ
Hệ thống xử lý dữ liệu nhanh chóng. Sau khi thông tin được khóa vào mô-đun liên quan như bảng lương hoặc tài khoản phải trả, hệ thống sẽ xử lý và lưu trữ thông tin ngay lập tức.
Thế hệ tự động
Phần lớn các hệ thống kế toán trên máy vi tính có các tính năng như nhập đơn hàng và tạo hóa đơn liên quan. Nhà tuyển dụng có thể tạo tài khoản cho khách hàng của họ, lưu trữ tên, địa chỉ, đơn đặt hàng và hóa đơn của họ miễn là cần thiết. Một hệ thống máy tính cũng cho phép người sử dụng lao động lập và in báo cáo tài khoản. Hơn nữa, nhiều hệ thống kế toán có tính năng tính lương, cho phép xử lý bảng lương hoàn chỉnh, bao gồm cả việc tạo và in séc và báo cáo.
Kịp thời
Nhà tuyển dụng có thể in và in lại đơn đặt hàng của khách hàng, hóa đơn và tất cả các giao dịch kế toán khác theo yêu cầu. Anh ta cũng có thể dễ dàng tìm thấy nhân viên dữ liệu bảng lương như địa chỉ hiện tại và số tiền phải trả mà không phải tìm kiếm trong tủ hồ sơ để xác định vị trí hồ sơ nhân sự.
Xóa bỏ thủ công
Một hệ thống kế toán trên máy vi tính loại bỏ xử lý thủ công. Điều thứ hai liên quan đến việc xử lý và ghi lại thu nhập, chi phí, lợi nhuận, thua lỗ và hòa giải của công ty bằng tay, tạo ra nhiều chỗ cho sai sót. Các giao dịch tiền lương và các giao dịch thuế kinh doanh trên mạng cũng được ghi lại bằng tay. Với hệ thống kế toán trên máy vi tính, nhà tuyển dụng có quy trình lưu giữ và cân đối hồ sơ mượt mà hơn.
Động lực của nhân viên
Một hệ thống kế toán trên máy vi tính thường đòi hỏi nhân viên phải trải qua đào tạo để học các kỹ năng mới, khiến họ cảm thấy có động lực. Hơn nữa, người sử dụng lao động có thể thuê ngoài đào tạo cho một đại diện từ công ty phần mềm, tạo ra ít áp lực hơn cho các nhân viên để tự quản lý việc đào tạo.
Đơn giản hóa kiểm toán
Nếu chính phủ liên bang hoặc tiểu bang quyết định kiểm toán công ty, một hệ thống kế toán trên máy vi tính sẽ đơn giản hóa quy trình này. Thông thường, trước khi kiểm toán diễn ra, kiểm toán viên thông báo cho người sử dụng lao động bằng thư về các tài liệu cụ thể cần thiết cho cuộc kiểm toán. Tùy thuộc vào bản chất của kiểm toán, các tài liệu có thể bao gồm báo cáo thuế, sổ đăng ký bảng lương và biểu đồ tài khoản.
Một hệ thống kế toán trên máy vi tính có thể lưu trữ nhiều năm thông tin. Nếu kiểm toán yêu cầu, nhà tuyển dụng có thể truy cập thông tin có niên đại từ nhiều năm trước. Nếu trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên tự động yêu cầu một tài liệu kế toán, người sử dụng lao động có thể nhanh chóng lấy nó từ hệ thống thay vì lục lọi trong các hộp lưu trữ để xác định vị trí các bản sao cứng.
Giảm tham ô
Một phần mềm kế toán trên máy vi tính khiến nhân viên khó lấy cắp tiền từ công ty. Ví dụ: nếu một nhân viên trong biên chế cố gắng tự trả nhiều hơn số tiền được phép, rất có thể hành vi trộm cắp của cô ta sẽ bị phát hiện vì hệ thống kế toán lưu trữ tất cả các giao dịch đã lưu.
