Các công ty có hai chu kỳ kinh doanh chính: chu kỳ doanh thu và chu kỳ chi tiêu. Các tài khoản chu kỳ đầy đủ phải trả là một phần của chu kỳ mua và chi lớn hơn. Nó bao gồm toàn bộ các hoạt động kế toán cần thiết cần thiết để hoàn thành giao dịch mua sau khi đơn hàng đã được đặt và sản phẩm hoặc dịch vụ nhận được. Toàn bộ chu kỳ của các tài khoản phải trả đòi hỏi phải khớp các tài liệu, phê duyệt hóa đơn, phát hành séc và ghi lại các khoản thanh toán.
Lời khuyên
-
Các tài khoản chu kỳ đầy đủ phải trả có thể tham khảo toàn bộ quá trình nhận, xác minh và thanh toán hóa đơn hoặc vị trí công việc đòi hỏi trách nhiệm cho toàn bộ quy trình.
Chu kỳ phải trả
Ba tài liệu chính có liên quan đến quá trình thanh toán tài khoản: đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa đơn của nhà cung cấp.
- Khi công ty sẵn sàng mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho một nhà cung cấp. Tài liệu này chi tiết hàng hóa yêu cầu, giá cả và số lượng. Lệnh mua kích hoạt nhà cung cấp gửi hàng.
- Sau khi công ty nhận được hàng, bộ phận tiếp nhận sẽ hoàn thành nhận báo cáo. Báo cáo này ghi lại hàng hóa chính xác có trong lô hàng. Nếu lô hàng chứa bất kỳ mặt hàng bị hư hỏng, nhân viên ghi chú trong báo cáo.
- Nhà cung cấp gửi một hóa đơn bán hàng yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện. Tài liệu này được gửi đến các tài khoản phải trả và kích hoạt quy trình thanh toán.
Thủ tục phải trả
Một công ty tài khoản hoạt động tốt được thành lập thủ tục xác định cẩn thận để hướng dẫn quy trình tài khoản phải trả, để ngăn ngừa lỗi và phát hiện chúng khi chúng xảy ra. Các quy trình tương tự cũng có thể ngăn chặn và phát hiện sự giả mạo có chủ ý và cung cấp một bản kiểm toán để sử dụng sau này trong trường hợp sự khác biệt sẽ vượt qua mà không bị phát hiện. Các quy trình này khác nhau giữa các công ty và phòng ban, nhưng thường theo một mô hình tương tự:
- Sau khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, nhóm tài khoản phải trả thực hiện trận đấu ba chiều bằng cách so sánh thông tin trên đơn đặt hàng so với thông tin trên báo cáo nhận và hóa đơn của nhà cung cấp, để đảm bảo thông tin phù hợp.
- Nếu tài khoản phải trả có thể xác minh rằng hàng hóa trên hóa đơn của nhà cung cấp đã được đặt hàng và nhận bởi công ty, hóa đơn được phê duyệt để xử lý thanh toán. Điều này được thực hiện thông qua một chứng từ, chữ ký hoặc tem.
- Nếu có sự khác biệt - ví dụ: nếu số lượng nhận được không khớp với số lượng đặt hàng và hóa đơn, hoặc nếu sản phẩm không chính xác như đã đặt hàng - các tài khoản phải thu sẽ cố gắng theo dõi nguồn gốc của vấn đề bằng cách theo dõi khi cần thiết với bộ phận nhận, nhà cung cấp hoặc người dùng cuối đã đặt hàng.
- Trong các công ty lớn, thanh toán thực tế được xử lý bởi bộ tài chính. Tuy nhiên, tài khoản phải trả có trách nhiệm phát hành thanh toán trong hầu hết các công ty nhỏ. Sau khi hóa đơn được chứng từ, các tài khoản phải trả sẽ gửi chứng từ chứng từ cùng với séc cho người ký séc công ty.
- Sau khi người ký séc phê duyệt và ký, các tài khoản phải trả gửi séc và đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán trong hệ thống kế toán.
Tài khoản chu kỳ đầy đủ Vai trò phải trả
Các mô tả công việc phải trả cũng thường được dán nhãn là "chu kỳ đầy đủ". Điều này có nghĩa là các tài khoản nhân viên phải trả là chịu trách nhiệm cho mọi phần của quy trình thanh toán, trái ngược với chuyên về một hoặc nhiều lĩnh vực cụ thể. Các trách nhiệm tiềm năng có thể bao gồm khớp ba chiều, xem xét các báo cáo chi phí cho chính xác, áp dụng giảm giá thanh toán và phát hành thanh toán cho các nhà cung cấp.
Khi các vị trí này được quảng cáo, bộ phận nhân sự hoặc người quản lý chịu trách nhiệm cho thuê thường sẽ cố gắng xây dựng các câu hỏi phỏng vấn phải trả tiền để đánh giá chính xác mức độ quen thuộc của ứng viên với toàn bộ quy trình và xác định bất kỳ điểm yếu hoặc lĩnh vực thiếu kinh nghiệm nào.
