Không có luật liên bang yêu cầu chủ lao động khu vực tư nhân cho phép nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên truy cập vào hồ sơ nhân sự của họ. Thông thường, các tệp nhân sự của nhân viên khu vực tư nhân được coi là tài sản của chủ lao động và một số công ty sử dụng lý do đó để hạn chế quyền truy cập vào các tệp của nhân viên. Nhân viên liên bang và tiểu bang - công nhân khu vực công - có thể truy cập vào hồ sơ nhân sự chính thức của họ.
Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ việc làm - đôi khi được gọi là hồ sơ nhân sự của nhân viên - chứa các tài liệu như đơn xin việc ban đầu của nhân viên, thông tin liên hệ khẩn cấp, biểu mẫu đủ điều kiện làm việc, đánh giá hiệu suất, hồ sơ kỷ luật và tham dự và giám sát viên và người quản lý ghi chú về hiệu suất, đào tạo và hành động việc làm. Ví dụ về các hành động việc làm là khuyến mãi và chấm dứt. Trong một số trường hợp, bộ phận nhân sự duy trì một hồ sơ việc làm chính thức, và người giám sát hoặc quản lý của nhân viên duy trì một hồ sơ của bộ phận. Mặc dù cả hai tệp phải chứa thông tin thích hợp, nội dung có thể hơi khác nhau. Ví dụ, một tệp bộ phận có thể không chứa các bản sao của tất cả các thủ tục giấy tờ và tài liệu mà nhân viên hoàn thành trong ngày đầu tiên đi làm, chẳng hạn như xác nhận chính sách và mẫu W-2.
Lý do truy cập
Nhân viên hiện tại yêu cầu xem lại hồ sơ của họ để đảm bảo bộ phận nhân sự đang duy trì hồ sơ chính xác liên quan đến việc làm của họ. Nếu công ty tiến hành đánh giá hiệu suất hàng năm, bản sao của các mẫu thẩm định cho mỗi năm nhân viên đã được tuyển dụng phải có trong hồ sơ nhân sự. Tương tự như vậy, hồ sơ tham dự nên phản ánh chính xác sự vắng mặt của nhân viên, cho dù do ốm đau, nghỉ phép hoặc nghỉ việc. Các nhân viên cũ thường yêu cầu các tập tin để có được các bản sao tài liệu mà họ có thể sử dụng để tìm kiếm việc làm trong tương lai. Chẳng hạn, nếu một tập tin cũ của nhân viên có chứa các hồ sơ liên quan đến hiệu suất và thành tích, thông tin này có thể hữu ích trong việc xây dựng lại sơ yếu lý lịch hoặc chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ công việc để chia sẻ trong các cuộc phỏng vấn với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Nhân viên cũ cũng có thể yêu cầu bản sao hồ sơ việc làm của họ để sử dụng trong việc nộp đơn khiếu nại chống lại chủ nhân.
Chính sách sử dụng lao động
Nhiều nhà tuyển dụng có chính sách tại nơi làm việc liên quan đến việc phát hành hồ sơ nhân viên. Chính sách tại nơi làm việc thay đổi tùy theo loại hồ sơ có sẵn để kiểm tra và sao chép nhân viên, và một số công ty chỉ định giờ không làm việc là thời gian duy nhất mà nhân viên có thể xem xét hồ sơ nhân sự. Nhà tuyển dụng có chính sách về chủ đề này thường dành một phần trong sổ tay nhân viên về cách truy cập hồ sơ. Chính sách được viết tốt sẽ phác thảo các bước cần thiết để xem xét hồ sơ, loại hồ sơ nào nhân viên có quyền truy cập, khi nhân viên có thể xem hồ sơ của họ và bất kỳ khoản phí nào để sao chụp tài liệu có trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Nghĩa vụ của người sử dụng lao động
Theo luật liên bang, chủ lao động trong khu vực tư nhân không phải cung cấp bản sao hồ sơ việc làm cho nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên. Quyết định phát hành tệp dựa trên chính sách của công ty và, trong một số trường hợp, luật pháp tiểu bang điều chỉnh quyền truy cập vào hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng thấy được lợi ích của việc tuân thủ các yêu cầu của nhân viên. Từ chối truy cập vào các tập tin việc làm chỉ có thể đặt ra câu hỏi mà nhà tuyển dụng có thể không muốn trả lời. Nếu nhà tuyển dụng duy trì các tệp nhân sự có chứa thông tin chính xác đã được phát hành trước đó cho nhân viên, sẽ không có câu hỏi nào về việc liệu thông tin có thể được tiết lộ sau khi nhân viên rời khỏi công ty hay không. Trong thiện chí, nhiều nhà tuyển dụng cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào hồ sơ nhân sự. Thực tiễn này cho thấy sự minh bạch về chính sách và hồ sơ việc làm.
Các luật về quyền truy cập của nhân viên liên bang vào hồ sơ việc làm là một phần của Đạo luật Quyền riêng tư Liên bang năm 1974; Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ là cơ quan thường chịu trách nhiệm về hồ sơ nhân viên liên bang. Các tiểu bang xử lý các yêu cầu của nhân viên để truy cập vào hồ sơ nhân sự.
Luật pháp tiểu bang
Một số tiểu bang có luật cho phép nhân viên truy cập vào hồ sơ nhân sự. Các tiểu bang khác im lặng về việc liệu nhân viên hiện tại và cựu nhân viên có thể xem xét hoặc sao chụp tài liệu nhân sự hay không. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên - hiện tại hoặc trước đây - người đã tham gia vào các cuộc điều tra tại nơi làm việc không thể xem các hồ sơ liên quan đến điều tra. Những hồ sơ này không nên được duy trì trong hồ sơ việc làm. Họ phải ở lại bộ phận nhân sự và chỉ nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm điều tra mới có quyền truy cập vào tài liệu điều tra.
Truy cập hạn chế
Các tiểu bang có luật về quyền truy cập của nhân viên vào hồ sơ nhân sự có thể yêu cầu nhân viên gửi yêu cầu bằng văn bản và một số luật cho phép người sử dụng lao động giới hạn quyền truy cập vào một số tài liệu nhất định. Chẳng hạn, luật pháp California yêu cầu chủ lao động cho phép nhân viên hiện tại và cựu nhân viên truy cập vào hồ sơ của họ trong vòng 21 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu của nhân viên. Chủ lao động không tuân thủ luật pháp tiểu bang California về vấn đề này sẽ bị phạt, phạt tiền và phán quyết vụ kiện dân sự vì từ chối truy cập vào hồ sơ của nhân viên. Missouri, mặt khác, không có luật tiểu bang bắt buộc truy cập vào hồ sơ nhân sự của nhân viên.
