Fax là tài liệu chính trong nhiều ngành công nghiệp vì chúng cung cấp bản fax hợp pháp của chữ ký. Ví dụ, họ đóng vai trò là tài liệu pháp lý trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, trong đó các bên thường nằm hàng ngàn dặm ngoài. Một tiêu cực về fax là chúng có thể dễ dàng bị mất hoặc gửi sai địa điểm trừ khi chúng cung cấp hướng dẫn cụ thể cho người nhận. Đây là nơi xuất hiện một tờ bìa fax. Các tờ bìa fax có thể bao gồm từ các hướng dẫn viết tay trên một tờ giấy trắng đến các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp hoàn chỉnh với logo công ty, các khoảng trống được ghi thành tên, số điện thoại, hộp kiểm cho các chi tiết cơ bản và địa điểm để viết hướng dẫn. Tạo trang bìa fax của riêng bạn miễn phí là một quá trình đơn giản.
Nguồn miễn phí của Fax Cover Sheets
Kiểm tra phần mềm xử lý văn bản của bạn để xem nó có các mẫu bìa fax miễn phí hay không, có thể tìm thấy bằng cách tìm kiếm trên máy tính của bạn để tìm mẫu. Ví dụ: Microsoft Word cung cấp các mẫu (xem Tài nguyên). Các mẫu Microsoft, khi được mở, có thể được lưu vào máy tính của bạn nếu bạn sử dụng Microsoft Word.
Tạo trang bìa fax của riêng bạn bằng chương trình xử lý văn bản của bạn và theo một định dạng cơ bản.
Viết tay tờ bìa fax của riêng bạn nếu bạn không có máy tính tiện dụng. Điều này hoàn thành công việc, nhưng không có sự hấp dẫn chuyên nghiệp của một trang bìa được thiết kế kỹ thuật số.
Định dạng của trang bìa Fax
Đặt từ "Fax" hoặc "Fax Cover Cover Sheet" bằng chữ lớn ở đầu trang tính của bạn. Điều này xác định nó là trang bìa, tách biệt với tài liệu bạn đang gửi.
Justify để lại các tiêu đề sau theo thứ tự này, bỏ qua một dòng giữa mỗi: "Ngày:", "Từ:", "Điện thoại của người gửi:" và "Trả về số fax:" Chúng xác định nguồn fax để có thể dễ dàng phát hiện ra nếu người nhận đang chờ nó Chúng cũng chứa thông tin liên lạc cần thiết của người gửi.
Bỏ qua hai hoặc ba dòng và tiếp tục với các tiêu đề sau: "Tới:", "Số fax:" và "Số điện thoại:" Xác định người nhận đảm bảo fax đến đúng đích. Đặt số fax của người nhận sẽ giúp dễ dàng nhập số thích hợp vào máy fax mà không cần mang theo ghi chú. Có số điện thoại liên lạc của người nhận cho phép người gửi thực hiện cuộc gọi nhanh để xác nhận fax đã được nhận hoặc nếu nó bị hỏng trong quá trình truyền.
Bỏ qua một vài dòng và thêm một tiêu đề có nội dung: "Số lượng trang bao gồm trang bìa:" Nói rằng số lượng trang bao gồm trang bìa giúp loại bỏ sự nhầm lẫn.
Bỏ qua hai hoặc ba dòng và liệt kê tiêu đề "Chủ đề:" Đây là nơi người gửi có thể giải thích ngắn gọn tài liệu đính kèm.
Đặt tiêu đề "Ghi chú:" bên dưới "Chủ đề" để người gửi có thể viết các hướng dẫn như "Giao ngay cho bà Jones" hoặc "Gọi cho tôi khi bạn nhận được" hoặc "Vui lòng kiểm tra điều này, ký tên và fax lại."
Lời khuyên
-
Rõ ràng là chất lượng quan trọng nhất của một tờ bìa fax. In đậm các tiêu đề nếu bạn đang tạo trang tính trong chương trình xử lý văn bản. Nếu bạn đang viết tay tờ, in rõ ràng và gạch chân các tiêu đề.
