Một số ngành công nghiệp hóa đơn theo giờ. Phổ biến nhất là ngành công nghiệp pháp lý nổi tiếng với việc sử dụng quá nhiều giờ hóa đơn. Tuy nhiên, giờ lập hóa đơn cũng được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ lĩnh vực dịch vụ để lập hóa đơn cho khách hàng đối với các dịch vụ được thực hiện. Thời gian có thể tính hóa đơn phải được dành cho một vấn đề khách hàng cụ thể. Thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính chung, chẳng hạn như bảng lương hoặc tiếp thị kinh doanh, không được coi là thời gian có thể tính hóa đơn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Dụng cụ chấm công
-
Kỷ lục của các mục nhập thời gian
Tạo một nhật ký thời gian trống để chứa các mục thời gian và mô tả về thời gian dành cho các vấn đề khách hàng cụ thể. Nhật ký thời gian của bạn có thể đơn giản như một tờ giấy với các danh mục cho tên khách hàng, vấn đề khách hàng, ngày tháng và thời gian sử dụng. Tốt nhất, bạn nên có các tập tin giấy hoặc điện tử (hoặc cả hai) cho mỗi khách hàng giữ lại các dịch vụ của bạn. Giữ một bản sao nhật ký thời gian của bạn trong tệp vật lý hoặc điện tử của khách hàng.
Trước khi bạn bắt đầu làm việc với khách hàng, hãy lưu ý thời gian chính xác mà bạn bắt đầu và ghi lại vào nhật ký thời gian của bạn. Bất kỳ loại đồng hồ, đồng hồ hoặc thiết bị chấm công sẽ hoạt động, miễn là nó chính xác và trong tình trạng hoạt động tốt. Tương tự, khi bạn ngừng làm việc với khách hàng, hãy ghi lại thời gian bạn ngừng làm việc trong nhật ký thời gian của khách hàng.
Xác định tần suất bạn sẽ thực hiện kế toán số giờ có thể thanh toán. Một số doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tuần, trong khi những doanh nghiệp khác tính toán hàng tháng. Kỳ kế toán thường tương ứng với tần suất gửi hóa đơn cho khách hàng.
Khi đến lúc tính toán sản lượng thời gian có thể tính hóa đơn của bạn cho một kế toán thông thường, hãy tham khảo nhật ký thời gian của từng khách hàng. Thời gian có thể tính hóa đơn thường được làm tròn đến mức tăng 1/10 gần nhất của một giờ hoặc sáu phút. Làm tròn mỗi lần nhập cảnh cho phù hợp. Ví dụ: nếu bạn dành bốn phút cho một cuộc gọi điện thoại với Client X, bạn thực sự sẽ lập hóa đơn trong sáu phút.
Tổng cộng ước tính làm tròn của bạn cho mỗi khách hàng. Giữ một bản ghi riêng của tất cả các tổng trong tệp thanh toán giấy hoặc chương trình phần mềm kế toán. Điều này sẽ đơn giản hóa quy trình thanh toán khi đến lúc gửi hóa đơn của khách hàng.
Nhân tổng số giờ có thể lập hóa đơn cho mỗi khách hàng với tỷ lệ có thể tính hóa đơn của bạn. Ví dụ: nếu tỷ lệ có thể thanh toán của bạn là 100 đô la mỗi giờ và bạn đã tích lũy được 10 giờ có thể lập hóa đơn cho Khách hàng X trong tuần này, bạn sẽ gửi hóa đơn cho Khách hàng X với giá 1.000 đô la.
