Quan liêu trong các tổ chức từ lâu đã gắn liền với hệ thống phân cấp rõ ràng, mức độ chính thức cao, sự phân công lao động cứng nhắc và các chính sách nghiêm ngặt mang lại hậu quả cho những người không tuân theo. Các tính năng này có xu hướng nhận được nhiều lời chỉ trích, nhưng có rất nhiều lợi thế cho quan liêu, đặc biệt là khi cấu trúc được xây dựng với sự nhấn mạnh vào sự bình đẳng.
Ưu điểm của cấu trúc quan liêu
Mặc dù cấu trúc quan liêu đã nhận được rất nhiều lời chỉ trích, nó có một số lợi thế. Trách nhiệm, dự đoán, cấu trúc và bảo mật công việc chỉ là một vài đề cập đến. Hơn nữa, một nền văn hóa quan liêu dựa trên các mối quan hệ không chính đáng, không khuyến khích chủ nghĩa thiên vị. Trong loại hình tổ chức này, mọi người đều có cơ hội thành công như nhau.
Các trường cao đẳng và đại học, các sở cảnh sát và các cơ quan chính phủ đều là những ví dụ quan liêu. Họ dựa vào các chính sách và thủ tục được tiêu chuẩn hóa để duy trì sự kiểm soát và tính đồng nhất. Ví dụ, một công ty bảo hiểm có thể nắm lấy cơ cấu tổ chức này để đảm bảo nhân viên của mình tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu của khách hàng và tuân theo các thực tiễn tốt nhất của ngành.
Ưu điểm: Trách nhiệm
Mặc dù được xem là một hệ thống lớn của các quy tắc và quy định, văn hóa quan liêu đòi hỏi trách nhiệm và trách nhiệm. Những người làm việc trong cấu trúc này thường có trình độ học vấn cao, tự định hướng hơn và có tư tưởng cởi mở hơn.Họ cũng có xu hướng tập trung nhiều hơn vào lợi ích chung so với những người làm việc cho các loại hình tổ chức khác.
Ưu điểm: An toàn công việc
Một cấu trúc quan liêu cũng cung cấp bảo mật công việc nhiều hơn các cấu trúc tổ chức khác miễn là nhân viên của nó tuân theo chỉ dẫn. Thông thường, nếu một công nhân làm theo những gì anh ta nói, tuân thủ các quy tắc và chịu trách nhiệm với vị trí của mình, anh ta có thể mong đợi một mức lương và lợi ích ổn định.
Ưu điểm: Cơ hội bình đẳng để thành công
Chủ nghĩa ủng hộ không được khuyến khích trong một cấu trúc quan liêu. Trong một bộ máy quan liêu thành công, bản chất của các mối quan hệ tạo ra một số lợi ích. Bình đẳng được nhấn mạnh. Điều này có nghĩa là tình bạn không có ảnh hưởng đến kết quả được tạo ra. Áp lực chính trị là thứ yếu đối với lực lượng đi kèm với việc làm một công việc tốt, nhất quán. Điều này tạo ra một vạch xuất phát nơi mọi người đều có cơ hội thành công như nhau. Nói chung, ít khó khăn hơn cho một cá nhân để phù hợp với văn hóa quan liêu so với cấu trúc tổ chức phẳng hơn. Điều này là do các quy tắc và quy định cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho vai trò và kỳ vọng công việc.
Nhược điểm của cấu trúc quan liêu
Các tổ chức có văn hóa quan liêu có chính sách nghiêm ngặt cho mọi thứ, điều này có thể làm chậm hoạt động của họ và làm cho việc liên lạc trở nên khó khăn. Ví dụ: nếu bộ phận tiếp thị quyết định thử một chiến lược mới, trước tiên, họ phải có được sự chấp thuận từ một số bộ phận khác dựa trên thứ tự quan trọng của họ trong công ty. Điều này có thể dẫn đến xung đột, quan hệ nhân viên kém, khách hàng không hiệu quả và không hài lòng.
Nhược điểm: Giảm năng suất và đổi mới
Cơ cấu tổ chức quan liêu có thể ức chế năng suất, làm giảm sự đổi mới và giảm tinh thần. Cấu trúc vốn đã đầy những quy tắc và nhiều chính sách và thủ tục có thể được thêm vào bất cứ lúc nào, làm cho khối lượng công việc và vai trò trở nên phức tạp hơn.
Nhược điểm: Quản lý tài chính kém
Một nhược điểm khác đối với cơ cấu quan liêu là cách quản lý tài chính, cụ thể hơn là cách phân bổ ngân sách. Ví dụ, trong một doanh nghiệp quan liêu, thông thường, tiền chỉ có sẵn cho chu kỳ hiện tại. Nếu nó không được sử dụng, thì chi tiêu sẽ không được tính trong chu kỳ ngân sách tiếp theo. Điều này tạo ra văn hóa lãng phí vì người dân và các bộ phận sẽ chi tiền để họ có thể có nó trong ngân sách năm sau.
Nhược điểm: Tinh thần nhân viên giảm
Cơ cấu tổ chức quan liêu cũng có thể tạo ra sự nhàm chán cho công nhân của họ, dẫn đến tinh thần nhân viên giảm sút. Mặc dù nhân viên có thể làm việc chăm chỉ để kiếm tiền tăng và thăng chức, nhưng không có sự đảm bảo tiến bộ hoặc phần thưởng sẽ được trao ngay lập tức. Phải có những khuyến khích được xây dựng trong bộ máy quan liêu để thưởng cho một công nhân có thể hoàn thành một nhiệm vụ trong hai giờ với chất lượng tương tự, phải mất một người nào đó để hoàn thành nhiệm vụ trong tám giờ dự kiến. Nếu không có động cơ tồn tại, bạn có một nhân viên xoay ngón tay cái của họ trong sáu giờ và quản lý không thể làm gì về điều đó.
Nhược điểm: Ít tự chủ cho nhân viên
Cuối cùng, có ít tự do hơn để hành động trong một cấu trúc quan liêu. Các quy tắc và luật pháp rất nhiều, làm cho mọi người có trách nhiệm và có trách nhiệm
Liệu cấu trúc quan liêu làm việc?
Cấu trúc quan liêu là một khung lãnh đạo hiệu quả, dựa trên quy tắc đã được chứng minh là một cách thông suốt để quản lý và tổ chức các xã hội. Có ba giá trị cốt lõi ở trung tâm của một bộ máy quan liêu, như sau:
- Chính thức - Khi các hệ thống cho thấy sự thiếu linh hoạt và chủ động.
- Băng đỏ - Khi có mức độ tuân thủ cao các quy tắc và thủ tục.
- Tăng sinh - Khi các hệ thống có xu hướng mở rộng nhanh chóng.
Trong khi các cấu trúc tổ chức quan liêu có thể giúp ổn định một tổ chức, cấu trúc đó không nhất thiết phải trao quyền cho nhân viên của mình, điều này tạo ra một loạt các vấn đề có vấn đề khác như giảm sự đổi mới và năng suất.
