Một thư dự phòng bao gồm các kế hoạch và thủ tục mà bộ phận kinh doanh sẽ tuân theo nếu có điều gì đó xảy ra có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty theo hướng tích cực hoặc tiêu cực. Bức thư sẽ giải thích làm thế nào để ứng phó với hỏa hoạn hoặc mất dữ liệu - hoặc vận may bất ngờ, chẳng hạn như một đơn đặt hàng lớn. Trong khi một kế hoạch dự phòng toàn diện cho toàn bộ doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều bộ phận, một bức thư dự phòng tập trung vào các vấn đề mà một bộ phận riêng lẻ có thể gặp phải và vạch ra một kế hoạch để giải quyết những vấn đề đó.
Quy trình và nhiệm vụ
Mỗi giám sát viên của bộ phận nên chuẩn bị một lá thư dự phòng nêu chi tiết các quy trình kinh doanh mà họ xử lý và các nhiệm vụ mà họ giám sát. Bức thư này nên bao gồm tất cả mọi thứ mà bộ phận thực hiện, mọi người mà nó giao tiếp, những gì nó cung cấp và khi nào nó trình bày các sản phẩm giao. Ví dụ, thư dự phòng cho bộ phận kế toán phải chỉ ra cách bộ phận kế toán giao tiếp với bộ phận bán hàng để ghi lại các khoản phải thu và phương thức liên lạc của họ với bộ phận mua hàng để theo dõi các tài khoản phải trả, cũng như cách bộ phận cung cấp báo cáo thu nhập hàng tháng và hàng quý hoàn thuế.
Điểm thất bại
Thư dự phòng nên bao gồm các điểm thất bại trong mỗi quy trình. Đây là những sự kiện có thể phá vỡ sự hoàn thành của một quá trình hoặc nhiệm vụ. Điểm thất bại có thể bao gồm từ thảm họa thiên nhiên đến mất dữ liệu thảm khốc đến thông tin sai lệch đơn giản giữa các đồng nghiệp. Một lá thư dự phòng phác thảo các điểm thất bại của bộ phận kế toán có thể bao gồm việc bỏ qua hóa đơn bán hàng trị giá một tuần hoặc sự cố ổ cứng xóa sạch các báo cáo tài chính quan trọng.
Xác suất và tác động
Phần tiếp theo của thư dự phòng nêu chi tiết xác suất các điểm thất bại có thể xảy ra và tác động của các điểm thất bại đó sẽ có đối với các hoạt động. Bức thư có thể cho thấy một số điểm thất bại có xác suất cao nhưng đại diện cho mối đe dọa tối thiểu, trong khi các điểm thất bại khác có thể rất khó xảy ra nhưng mang lại hậu quả tàn khốc. Thư dự phòng cho hệ thống lưu trữ hồ sơ tự động của bộ phận kế toán có thể cho thấy khả năng thất bại thấp trong việc cập nhật hồ sơ của công ty, nhưng thư cũng có thể cho thấy sự thất bại trong hệ thống này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của bộ phận như thế nào.
Kế hoạch hành động dự phòng
Thư dự phòng sẽ chứa một kế hoạch hành động phác thảo các bước mà bộ sẽ thực hiện nếu một điểm thất bại xảy ra để bộ phận có thể làm việc xung quanh điểm thất bại trong khi hoàn thành một nhiệm vụ cần thiết. Mặc dù các hành động được nêu trong thư dự phòng có thể không phải là phương pháp hiệu quả hoặc thuận tiện nhất để hoàn thành nhiệm vụ, nhưng chúng vẫn hoàn thành công việc. Kế hoạch hành động trong thư dự phòng của bộ phận kế toán có thể bao gồm các bước để sử dụng sổ cái và máy tính sổ cái trong trường hợp mất dữ liệu từ ổ cứng bị hỏng.
