Thỉnh thoảng có những lúc có thể hình dung làm thế nào một cái gì đó được thực hiện làm cho nó dễ hiểu hơn. Sơ đồ quy trình xác định từng bước trong một quy trình ở dạng viết tương tự như bản đồ. Sơ đồ quy trình có thể đặc biệt hữu ích khi các tổ chức muốn hợp lý hóa quy trình làm việc. Lưu đồ cho phép những người ra quyết định xác định từng bước trong quy trình và cũng thấy được sự tương tác của các bước. Sơ đồ quy trình là một cái gì đó có thể được thực hiện trong bất kỳ tổ chức.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Khoảng trống của cuộc gặp mặt
-
Giấy
-
Bút chì
-
Bảng trắng có điểm đánh dấu
-
"Đăng nó loại" ghi chú
-
Phần mềm xử lý văn bán
-
Lưu đồ phần mềm
Tập hợp các thành viên trong nhóm trong một không gian họp yên tĩnh. Không gian phải đủ rộng để các thành viên trong nhóm di chuyển xung quanh, tách biệt đầy đủ để thảo luận không ảnh hưởng đến phần còn lại của văn phòng và có bảng trắng để hiển thị dòng quy trình như được thảo luận. Mỗi thành viên trong nhóm cũng nên có giấy / bút chì và ghi chú "đăng nó".
Thông báo cho nhóm của quá trình được lập biểu đồ dòng chảy. Có đội ngũ động não tất cả các bước trong quy trình. Viết các bước trên bảng trắng. Đừng lo lắng về những bước nào đến trước hay cuối - chỉ cần viết ra từng bước trong quy trình. Khi tất cả các bước trong quy trình được liệt kê, hãy thống nhất với nhóm rằng mọi bước đã được viết ra. Viết mỗi bước xuống một ghi chú "đăng nó loại" riêng lẻ. Xóa bảng trắng.
Quyết định bước nào bắt đầu quá trình. Dán bước đó lên bảng ở phía bên trái. Quyết định bước nào kết thúc quá trình. Dán bước đó ở phía bên phải của bảng. Xác định bước thứ hai trong quy trình và đặt nó ở bên phải của bước một. Tiếp tục quá trình này với mỗi bước cho đến khi tất cả các bước trong quy trình được đặt theo thứ tự tuần tự của chúng từ bước đầu tiên bên trái đến bước cuối cùng bên phải. Quá trình này thường sẽ có một số cho và nhận giữa các thành viên trong nhóm để đạt được sự đồng thuận.
Chỉ định các ký hiệu phù hợp cho từng bước trong quy trình. Một biểu tượng hình bầu dục được sử dụng ở đầu và cuối quá trình. Viết một hình bầu dục qua ghi chú "loại sau" ở bước đầu tiên và cuối cùng của quy trình. Mỗi hành động tiếp theo được thực hiện được xác định với hình vuông. Mỗi quyết định được xác định bằng một viên kim cương. Đi đến thống nhất với từng thành viên trong nhóm về loại biểu tượng đi trên ghi chú nào. Khi hoàn thành, vẽ các dòng từ mỗi ghi chú đến ghi chú tiếp theo trong quy trình.
Phân tích sơ đồ. Hầu hết các quy trình có thể được thực hiện hiệu quả hơn một khi quy trình có thể được xem trên biểu đồ. Kiểm tra các bước trùng lặp hoặc các điểm dừng công việc không cần thiết như phê duyệt của người quản lý hoặc viết lại không cần thiết.
Sử dụng phần mềm xử lý văn bản hoặc phần mềm biểu đồ luồng để tạo một bản sao vĩnh viễn của quy trình công việc. Lưu sơ đồ dòng quy trình làm nơi bắt đầu cho các cải tiến quy trình trong tương lai.
