Quản trị viên tài trợ có trách nhiệm giám sát các đề xuất tài trợ, giám sát các quỹ tài trợ và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động tài trợ đều tuân thủ hợp đồng. Quản trị viên phải làm quen với tất cả các thời hạn và kết quả có thể đo lường được và tạo ra sự tương ứng, tạo báo cáo và lưu giữ hồ sơ để chứng minh rằng tất cả các điều kiện của khoản tài trợ đang được đáp ứng. Thu thập dữ liệu, nhập dữ liệu và phân tích là một phần của quy trình. Quản trị tài trợ là một hoạt động chuyên nghiệp đòi hỏi sự chú ý cẩn thận đến chi tiết và chuyên môn kỹ thuật.
Tổ chức
Thu thập và tổ chức đề xuất tài trợ, tất cả các tài liệu thế chấp và thư từ tiếp theo liên quan đến giải thưởng. Ví dụ, sử dụng các phần cấp làm điểm bắt đầu cho tổ chức, với một tệp cho mỗi kết quả có thể đo lường được. Lưu trữ tất cả dữ liệu được thu thập theo kết quả mà nó đề cập, vì vậy thông tin có sẵn khi đến lúc lập báo cáo hàng tháng hoặc cuối năm. Có rất nhiều giấy tờ liên quan đến việc quản lý tài trợ hợp lý và điều này cần phải được tổ chức cẩn thận.
Xác định và gửi các hình thức cần thiết theo cách thức và khung thời gian được chỉ định bởi hợp đồng. Tạo một danh sách kiểm tra và dòng thời gian sớm trong quy trình sẽ giúp đảm bảo tuân thủ.
Xác định và thực hiện các hệ thống thu thập dữ liệu cần thiết để đáp ứng các điều khoản của cấp. Mỗi kết quả có thể đo lường được chỉ định trong tài trợ phải được chứng minh bằng tài liệu. Ví dụ: nếu bạn hứa đăng ký 50 sinh viên, bạn phải có biểu mẫu đăng ký và bảng đăng nhập ở dạng văn bản.
Giám sát ngân sách: Theo dõi chi tiêu để đảm bảo mua và chi tiêu được thực hiện theo các chi tiết đơn hàng trong ngân sách và phát hành báo cáo định kỳ về chi tiêu để nhân viên biết họ đứng ở đâu liên quan đến mua hàng và giới hạn ngân sách.
Có được sự chấp thuận cho các sửa đổi cấp như được cho phép theo các điều khoản của hợp đồng khi thời gian cấp tiến triển và nhu cầu thay đổi trở nên rõ ràng. Bất kỳ thay đổi trong các điều khoản cấp phải được phê duyệt bởi giám đốc điều hành của tổ chức.
Theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu và kết quả đã hứa và đề xuất thay đổi nếu những điều này không được đáp ứng. Nếu mục tiêu tham dự không được đáp ứng, ví dụ, nhân viên chịu trách nhiệm tuyển dụng cần phải được cảnh báo để họ có thể có hành động khắc phục.
Lời khuyên
-
Viết mức lương của quản trị viên vào khoản tài trợ dưới dạng chi tiết đơn hàng trong ngân sách. Nếu quản trị viên đang xử lý nhiều hơn một khoản trợ cấp, hãy viết chúng theo tỷ lệ phần trăm thời gian họ sẽ yêu cầu để quản lý mỗi cấp.
Cảnh báo
Đừng phạm sai lầm khi mong đợi nhân viên hiện tại tìm được thời gian để quản lý một khoản trợ cấp khá lớn. Cấp các giải thưởng trị giá 100.000 đô la trở lên đòi hỏi rất nhiều thời gian và chuyên môn để đảm bảo tuân thủ và tuân thủ là cần thiết nếu bạn hy vọng đảm bảo tài trợ trong tương lai.
