Cho dù bạn sở hữu loại hình doanh nghiệp nào, bạn phải hiểu những gì nó cần để điều hành một văn phòng và chuẩn bị ngân sách trong phạm vi không vượt quá doanh thu của doanh nghiệp. Một ngân sách cơ bản chỉ nên bao gồm các chi phí thực sự cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Khi doanh thu tăng, bạn có thể điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Danh sách chi tiêu
-
Phần mềm lập ngân sách như Quicken hoặc phần mềm tính toán như Microsoft Excel hoặc sổ cái kế toán
Dựa trên ngân sách hàng năm của doanh nghiệp, hãy xác định tổng ngân sách hợp lý cho văn phòng - thường trong vòng 10 đến 15 phần trăm ngân sách kinh doanh hàng năm.
Dành thời gian để suy nghĩ về những gì thực sự cần thiết để điều hành doanh nghiệp của bạn - ví dụ: các tiện ích (điện, điện thoại, Internet, nước, gas) hoặc vật tư văn phòng (bút, bút chì, giấy pháp lý, giấy sao chép, ghim / ghim, băng keo, mực máy in, vật tư gửi thư, vật tư nộp hồ sơ). Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của bạn, bạn có thể cần thiết bị hoặc vật tư chuyên dụng.
Ước tính chi phí trung bình hàng tháng cho tất cả các tiện ích và số lượng vật tư văn phòng (nghĩa là, một trường hợp giấy sao chép mỗi tháng). Thực hiện một số nghiên cứu về các nhà cung cấp tiện ích hoặc cung cấp văn phòng để có được giá cả hiệu quả nhất và yêu cầu họ gửi cho bạn báo giá.
Nhân chi phí của các mặt hàng nhân với số lượng hàng tháng để có được tổng chi phí hàng tháng cho mỗi mặt hàng. Cộng tổng chi phí hàng tháng để có tổng ngân sách hàng tháng. Nhân tổng ngân sách hàng tháng với 12 (trong 12 tháng) để có ngân sách văn phòng hàng năm.
So sánh tổng số với ước tính ban đầu (được xác định trong Bước 1). Nếu tổng số ít hơn, đừng điều chỉnh ước tính - hãy cho phép bạn một số "phòng ngọ nguậy" cho các chi phí không dự đoán hoặc cao hơn dự đoán. Nếu tổng số nhiều hơn, hãy xem xét lại ngân sách đề xuất của bạn. Xem xét loại bỏ các chi phí không thực sự cần thiết, giảm số lượng vật tư cần thiết hoặc nghiên cứu thêm về các nhà cung cấp.
Nếu tổng ngân sách của bạn không thể điều chỉnh và chỉ bao gồm các chi phí cần thiết, hãy điều chỉnh ước tính của bạn thành tổng mới và cố gắng cắt giảm ở các khu vực khác để duy trì ngân sách cân bằng cho doanh nghiệp của bạn.
Lời khuyên
-
Ngân sách phải được quản lý tích cực. Cân nhắc cân đối ngân sách hàng tháng. Giám sát ngân sách thường xuyên ngăn chặn quá mức thống nhất và cho phép thời gian phân bổ lại các quỹ khi cần thiết. Đánh giá ngân sách hàng quý để lập kế hoạch điều chỉnh quy mô lớn hoặc bao gồm các mục mới.
Cảnh báo
Nếu bạn phải chi tiêu quá mức cho một mặt hàng, hãy nhớ rằng nó phải được điều chỉnh lại sau đó hoặc giảm chi tiêu cho một mặt hàng khác, để giữ cho ngân sách cân bằng. Nếu cuối cùng bạn chi tiêu ít hơn cho một mặt hàng, hãy cố gắng sử dụng nó như một tiêu chuẩn mới để tiết kiệm tiền trong thời gian dài.
