Quản lý thông tin là một thành phần rất quan trọng của các doanh nghiệp định hướng tri thức trong thế kỷ 21. Quản lý thông tin cho phép các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn bằng cách chia sẻ thông tin trong toàn công ty. Điều này nhắc nhở một tổ chức hoạt động như một nhóm, trong đó mọi thành viên đều có quyền truy cập vào cơ sở tri thức của người khác. Quản lý thông tin hiếm khi không có vấn đề, tuy nhiên. Những thách thức điển hình bao gồm thu thập thông tin, cung cấp thông tin và đảm bảo rằng nó được sử dụng.
Thu thập thông tin
Không thu thập thông tin, không thể chia sẻ nó. Thông tin có thể được thu thập theo nhiều cách khác nhau. Trong các doanh nghiệp bán lẻ, số liệu bán hàng từ các cửa hàng cá nhân được báo cáo lại cho trụ sở công ty, có thể chia sẻ thông tin này với tất cả các chi nhánh. Điều này có thể giúp các cửa hàng bán lẻ cá nhân hiểu được xu hướng trong nhu cầu của người tiêu dùng. Trong ngành dịch vụ chuyên nghiệp, thông thường nhân viên sẽ điền vào bảng câu hỏi về công việc họ thực hiện và nhu cầu của khách hàng. Điều quan trọng là đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập có liên quan và chính xác.
Cung cấp thông tin
Làm cho thông tin có sẵn là một thách thức thường gây khó khăn cho các tổ chức. Đó là một điều để thu thập thông tin nhưng khá khác để làm cho nó có sẵn rộng rãi. Một kỹ thuật là bằng cách tăng giao tiếp cá nhân thông qua việc sử dụng các nhóm liên ngành. Điều này khuyến khích mọi người chia sẻ kiến thức cá nhân của họ với người khác. Một phương pháp khác để chia sẻ thông tin là thông qua công nghệ. Cơ sở dữ liệu có thể cung cấp thông tin cho mọi người trên toàn tổ chức. Điều này giúp một công ty quốc tế có thể truy cập thông tin chi tiết về thị trường trên toàn thế giới. Cơ sở dữ liệu, tuy nhiên, liên quan đến đầu tư tài chính đáng kể để thành công.
Đảm bảo thông tin đó được sử dụng
Nếu thông tin được thu thập thành công và có sẵn, thách thức duy nhất còn lại là đảm bảo nó được truy cập và đưa vào sử dụng. Để đảm bảo thông tin được truy cập, tốt nhất là phát triển các kỹ thuật chia sẻ thông tin đơn giản và dễ sử dụng. Một cơ sở dữ liệu, ví dụ, nên thân thiện với người dùng. Để đảm bảo thông tin thực sự được sử dụng, điều quan trọng là phải cho nhân viên thấy rằng có những lợi ích hữu hình khi sử dụng thông tin có sẵn.
