Hướng dẫn thủ tục là một tài liệu quan trọng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.Hướng dẫn về quy trình là hướng dẫn cách thức hướng dẫn của người hướng dẫn cung cấp tính đồng nhất và nhất quán trong việc xử lý các công việc hàng ngày để điều hành doanh nghiệp. Nội dung phụ thuộc vào loại hướng dẫn thủ tục được thiết kế. Hoạt động được chuẩn hóa, các quyết định dễ dàng hơn để thực hiện, cung cấp kiểm soát chất lượng và trách nhiệm.
Xây dựng Sổ tay thủ tục
Xác định mục đích của hướng dẫn thủ tục của bạn. Xem xét các vấn đề và mục tiêu để đưa vào hướng dẫn của bạn. Thu thập thông tin cần thiết để viết hướng dẫn thủ tục của bạn, bao gồm các vấn đề pháp lý, an toàn và các vấn đề khác liên quan đến ngành của bạn.
Viết dự thảo thủ tục bắt đầu với một phác thảo. Các chủ đề có thể bao gồm Mục đích của Mục đích, Tài liệu tham khảo của Điên, Điều khoản của Vương quốc, Chính sách của bạn, với một bảng nội dung và trang bìa. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích, làm rõ các điều khoản khi cần thiết, phác thảo các kết quả mong đợi của hướng dẫn thủ tục.
Xem lại hướng dẫn thủ tục với những người mà nó ảnh hưởng và những người khác có liên quan đến việc thực hiện. Đặt hướng dẫn sử dụng thử nghiệm bởi một người không liên quan đến sự phát triển. Xác định các khu vực yếu, cần cải thiện và khoảng cách.
Viết lại hướng dẫn thủ tục dựa trên việc sử dụng thử và ghi chú. Chứng minh văn bản cuối cùng cho những sai lầm và thiếu sót. Trình phê duyệt nếu được yêu cầu. Đặt ngày xem xét để xem xét và thực hiện cập nhật cho hướng dẫn thủ tục.
Gửi hướng dẫn thủ tục để in. Thực hiện hướng dẫn thủ tục phân phối các bản sao theo yêu cầu. Tiến hành đánh giá chất lượng hàng tuần sau đó hàng quý thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu.
Lời khuyên
-
Viết hướng dẫn thủ tục của bạn bằng cách sử dụng ngôn ngữ rõ ràng tạo nội dung rõ ràng, theo ngữ cảnh và nhất quán. Sử dụng các câu có thể hành động, mô tả các quy trình bằng ngôn ngữ và định dạng thân thiện với người dùng. Cho phép kiểm tra bởi người dùng cung cấp một mẫu phản hồi và đề xuất.
