Nếu bạn đang ở trong một ủy ban và cần tạo một báo cáo để thảo luận về cuộc họp của bạn, điều quan trọng là phải đảm bảo bạn đã chuẩn bị cho cuộc họp và hiểu những điều cơ bản về cách viết báo cáo của ủy ban. Thực hiện theo một số bước có thể đưa bạn từ đầu đến cuối và bạn sẽ có một báo cáo hoàn chỉnh sẵn sàng để cung cấp cho cá nhân hoặc nhóm theo dõi tiến trình của ủy ban của bạn.
Mang theo bút và giấy hoặc máy tính xách tay trong cuộc họp ủy ban của bạn. Ghi lại ngày, thời gian, người tham dự, bao gồm các tiêu đề và thời lượng của cuộc họp. Viết các chủ đề trong chương trình nghị sự và những gì có thể đã được thảo luận mà không có thời gian cụ thể. Lưu ý ai đồng ý và ai không đồng ý, lý do và thông tin quan trọng khác xảy ra trong cuộc họp. Nếu một chủ đề của ủy ban không được thống nhất và ủy ban đã quyết định thảo luận cho đến một cuộc họp trong tương lai, hãy đảm bảo rằng bạn lưu ý về điều đó và khi nào ủy ban sẽ gặp lại chủ đề đó.
Phát triển một báo cáo từ ghi chú của bạn để xem xét cuộc họp chi tiết hơn, cung cấp cho tất cả các thông tin trong một định dạng có tổ chức. Bạn có thể muốn bắt đầu với một trang bìa bao gồm ngày, thời gian, thời lượng của cuộc họp và người đã tham dự.
Tiếp tục bằng cách viết chủ đề đầu tiên của cuộc họp ủy ban, cũng như thông tin chi tiết về những gì đã được thảo luận và những gì đã được quyết định, bao gồm thông tin về phiếu bầu của ủy ban. Đi qua từng chủ đề và làm tương tự. Tùy thuộc vào loại ủy ban và lý do họp, bạn có thể muốn bao gồm các yếu tố rủi ro tiềm ẩn nếu một hành động không được thực hiện hoặc nếu một hành động không được xác định. Viết khi ủy ban sẽ gặp lại. Viết danh sách những người sẽ nhận được báo cáo ở cuối danh sách.
Đọc qua báo cáo để đảm bảo rằng tài liệu không có dấu câu và lỗi ngữ pháp. Kiểm tra báo cáo ủy ban để đảm bảo rằng nội dung là chính xác và kiểm tra lại với ghi chú của bạn. Sửa lại tài liệu khi cần trước khi hoàn thành báo cáo cuộc họp hoàn chỉnh.
Tạo bản sao và cung cấp báo cáo cho những người tham dự cũng như ban giám đốc, các ủy ban khác, người quản lý hoặc những người khác nếu thích hợp.
Lời khuyên
-
Nếu bạn muốn ghi lại cuộc họp, hãy đảm bảo rằng bạn có sự cho phép của mỗi thành viên ủy ban trước khi ghi âm cuộc họp.
Cảnh báo
Tránh đưa thông tin vào báo cáo bị lạc đề để tránh phụ, và bám sát thực tế. Ví dụ, nếu ai đó trong ủy ban bắt đầu nói về con cái họ, đừng bao gồm nó trừ khi nó liên quan đến một số công việc mà ủy ban đang làm, chẳng hạn như một chương trình đọc cho trẻ em.
