Cho phép nhân viên mua hàng mà không có hướng dẫn tại chỗ có thể làm tăng chi phí và thu hẹp tỷ suất lợi nhuận. Mua hàng khôn ngoan bắt đầu bằng việc mua đúng số lượng và chất lượng của các mặt hàng ở mức giá tốt nhất sau đó tạo ra một quy trình cho phép giám sát quá trình mua hàng. Sử dụng ngân sách và thiết lập quy trình đánh giá tiêu chuẩn có thể tiết lộ xu hướng thị trường để tận dụng lợi thế và cấu trúc giá có thể bị bỏ qua.
Chuẩn bị
Viết một danh sách phác thảo tất cả các vật liệu và vật phẩm mà doanh nghiệp cần mua. Nhóm các mục tương tự lại với nhau và cung cấp cho mỗi nhóm một tiêu đề thích hợp. Chẳng hạn, các vật phẩm như bút, giấy pháp lý và giấy sao chép đều sẽ nằm dưới tiêu đề "Đồ dùng văn phòng". Cà phê, trà, cốc và thìa nhựa đều có thể được liệt kê trong phần "Đồ dùng nhà bếp". Các mục như chất kết dính, vỏ DVD và DVD có thể nằm dưới tiêu đề "Bao bì".
Xác định tất cả các bộ phận hoặc khu vực trong công ty sẽ mua vật tư và ghi lại các nhóm mặt hàng mà mỗi khu vực sẽ mua. Chẳng hạn, bộ phận tiếp thị có thể mua từ các tiêu đề "Bao bì" và "Đồ dùng văn phòng". Nhân viên hành chính có thể là những người duy nhất mua "Đồ dùng nhà bếp" nhưng cũng sẽ mua "Đồ dùng văn phòng".
Lập kế hoạch ngân sách mua hàng cho từng bộ phận bằng cách sử dụng ngân sách hàng năm của công ty làm điểm khởi đầu. Đặt ngân sách hàng tháng cho các giao dịch mua của từng bộ phận - điều này có thể liên quan đến sự tham gia của từng trưởng bộ phận để phê duyệt cuối cùng.
Thu thập thông tin nhà cung cấp, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ và số tài khoản của công ty bạn. Liên kết từng mặt hàng được mua với một nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cụ thể. Sẽ là khôn ngoan khi có một danh sách nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng sâu ba để nếu nhà cung cấp ưa thích hết hàng, sẽ có nhà cung cấp dự phòng. Có nhiều hơn một nhà cung cấp để mua hàng từ việc ngăn chặn sự chậm trễ trong việc đặt hàng. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp nơi các bộ phận hoặc các mặt hàng khác phải được đặt hàng và nhận kịp thời để đáp ứng thời hạn.
Thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp để đàm phán giảm giá và quản lý các đơn đặt hàng đặc biệt. Một đại diện bán hàng được chỉ định trong một công ty bán hàng có thể đáp ứng và giải quyết các đơn đặt hàng khẩn cấp hoặc thời gian sản xuất ngắn.
Viết thủ tục
Viết quy trình từng bước để từng bộ phận tuân theo khi mua hàng. Xem xét cách mua hàng sẽ được yêu cầu, ủy quyền, đặt hàng, nhận, giao và thanh toán. Xem xét việc thiết lập mũ mua cho các cấp khác nhau của nhân viên và nhân viên. Bao gồm các thủ tục mua hàng đặc biệt, tùy chọn thanh toán và mua hàng có thể yêu cầu phản hồi từ các bộ phận khác. Chẳng hạn, việc mua máy tính mới của bộ phận hành chính sẽ yêu cầu sự tham gia và đầu vào của bộ phận CNTT để mua các mặt hàng cài đặt, chẳng hạn như cáp, modem và bộ định tuyến.
Xây dựng quy trình từng bước để quản lý giấy tờ trong quy trình mua hàng. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, có thể cần một quy trình mua hàng điện tử thay vì quy trình trên giấy.
Thiết kế các biểu mẫu cần thiết cho mỗi lần mua hoặc mua các mẫu thỏa thuận tiêu chuẩn từ một nhà cung cấp văn phòng. Các mẫu đơn có thể bao gồm một mẫu yêu cầu mua hàng có chỗ để ủy quyền, một mẫu đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp, một mẫu để nhận các mặt hàng trong kho chính và một mẫu khác nhận ra việc giao hàng cho bộ phận yêu cầu.
Thiết kế một quy trình để quản lý khiếu nại và trách nhiệm, xem xét mối quan hệ nhà cung cấp và cơ cấu giảm giá, giám sát ngân sách mua hàng và xem xét và cải thiện quy trình mua hàng. Tinh chỉnh và sửa đổi quy trình mua hàng có thể tạo ra lợi nhuận tốt hơn nếu được tiếp cận một cách có phương pháp. Đánh giá hàng quý và hàng năm có thể thêm vào dòng dưới cùng của công ty.
Tạo một hướng dẫn thủ tục mua hàng phác thảo một hướng dẫn từng bước để nhân viên làm theo. Hướng dẫn cần cung cấp các bước rõ ràng mà mỗi nhân viên phải tuân theo để yêu cầu, có được ủy quyền và đặt hàng mua. Nó cũng nên xác định những người sẽ quản lý quy trình và được phép phê duyệt mua hàng, cũng như danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và danh sách biểu mẫu cho biết vị trí thực của các biểu mẫu hoặc nơi họ ở trong mạng máy tính của công ty.
