Một chủ doanh nghiệp mở một công ty, thuê nhân viên, bán sản phẩm cho khách hàng và thanh toán hóa đơn. Nhưng, nó có tạo ra lợi nhuận nào không? Tài khoản ngân hàng có đủ tiền để trả tất cả các hóa đơn không? Có đủ nguyên liệu trong kho để đáp ứng nhu cầu cho các sản phẩm? Chủ sở hữu không biết vì anh ta không có bất kỳ loại hệ thống báo cáo nào cho anh ta biết những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình. Đây là nơi một hệ thống thông tin quản lý trở nên thiết yếu.
Lời khuyên
-
Một hệ thống thông tin quản lý cung cấp dữ liệu để xác định các khu vực không hoạt động và dẫn đến năng suất và hiệu quả kinh doanh tốt hơn, ra quyết định tốt hơn, giao tiếp tốt hơn và dữ liệu tốt hơn và kiến thức tốt hơn về nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống thông tin quản lý là gì?
Kế toán chuẩn bị hồ sơ cho thuế, người cho vay và cổ đông. Nhưng, loại thông tin này không đặc biệt hữu ích cho mục đích quản lý.
Một hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin mà các nhà quản lý cần có để cảm nhận về hoạt động kinh doanh của họ. Các hệ thống này thu thập dữ liệu về các lĩnh vực khác nhau của một công ty, chẳng hạn như:
- Nguồn nhân lực
- Bán hàng và marketing
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Lợi nhuận
- Chi phí
- Nợ
- Luồng tài liệu
- Thuế
- Số dư tiền mặt
- Những tài khoản có thể nhận được
- Tài khoản phải trả
MIS cung cấp loại dữ liệu nào?
MIS vượt xa các báo cáo tiêu chuẩn được chuẩn bị bởi kế toán. Chủ sở hữu cần có thông tin cụ thể hơn, chẳng hạn như các ví dụ sau:
- Có bao nhiêu khoản phải thu quá hạn?
- Lợi nhuận gộp trên các vật dụng màu xanh của công ty là gì?
- Mất bao nhiêu ngày vì bệnh nhân?
- Có bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng của công ty?
- Số lượng đơn đặt hàng chờ giao hàng là gì?
- Doanh số tuần trước hoặc tháng trước là bao nhiêu?
Đây là loại thông tin mà các nhà quản lý muốn điều hành doanh nghiệp của họ. Họ cần thông tin xác định bất kỳ vấn đề nào cần sự chú ý. Các khu vực có vấn đề là những nơi mà hiệu suất thực tế đã lệch khỏi mức dự kiến và cần các hành động khắc phục để đưa chúng trở lại khóa học.
Các báo cáo MIS được sắp xếp để các nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá các khía cạnh khác nhau trong hoạt động của công ty. Các nhà quản lý chỉ định các số liệu mà họ muốn xem thường xuyên. Nó giống như nhìn vào các dụng cụ và đồng hồ đo trên bảng điều khiển của xe hơi, nhưng những đồng hồ đo MIS này được xếp trên mặt trước của bàn.
Lợi ích của MIS là gì?
Không có một MIS hiệu quả, chức năng khiến các nhà quản lý đoán trong bóng tối. Nhân viên đang bận rộn trải qua ngày làm việc của họ mà không có phương hướng hay mục đích. Một hệ thống thông tin quản lý cung cấp dữ liệu để xác định các khu vực không hoạt động và dẫn đến các lợi ích sau:
Giúp đạt được mức hiệu quả cao hơn: Người quản lý có thông tin cần thiết để xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty.
Cải thiện chất lượng của các quyết định: Tính sẵn có của thông tin tốt hơn làm giảm sự không chắc chắn và cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định hợp lý hơn dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
Thúc đẩy giao tiếp tốt hơn giữa các phòng ban tại nơi làm việc: Khi các nhà quản lý, trưởng bộ phận và nhân viên đang chia sẻ cùng một thông tin, sẽ có sự giao tiếp tốt hơn giữa họ để xác định các khu vực có vấn đề và tìm giải pháp đồng thuận lẫn nhau.
Cung cấp một nền tảng để khám phá các kịch bản khác nhau cho các lựa chọn thay thế và môi trường kinh tế khác nhau: Quản lý có thể khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau để xem kết quả có thể trước khi đưa ra quyết định và cam kết.
Cải thiện năng suất của nhân viên: Nhân viên làm việc hiệu quả hơn vì họ không phải dành thời gian thu thập dữ liệu mà quản lý muốn. Một MIS được thiết kế tốt sẽ thu thập tất cả dữ liệu mà không cần thêm bất kỳ đầu vào nào từ nhân viên.
Tăng cường lợi thế cạnh tranh của công ty: Điều hành một doanh nghiệp hiệu quả hơn bằng cách giảm và loại bỏ các điểm yếu và các khu vực không hoạt động làm tăng lợi thế cạnh tranh của công ty so với các đối thủ.
Tiết lộ thêm dữ liệu về khách hàng: Với nhiều dữ liệu về nhu cầu của khách hàng, ban quản lý có thể cải thiện dịch vụ khách hàng tốt hơn và thiết kế các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo hiệu quả hơn.
Một hệ thống thông tin quản lý là điều cần thiết cho bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào nghiêm túc trong việc cải thiện hiệu suất của công ty mình. Nếu không có MIS tốt, các nhà quản lý sẽ quản lý bằng thử và sai thay vì đưa ra quyết định thông minh dựa trên phân tích dữ liệu chu đáo.
