Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một công cụ quản lý công ty có giá trị sử dụng để đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh của họ. MIS có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc chi tiết cho một số phần nhất định của công ty và cũng hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng. Mặc dù phong cách và định dạng của MIS đã thay đổi qua nhiều năm, việc sử dụng nó trong các quyết định quản lý đã tăng lên rất nhiều.
Sự thật
MIS là một phương thức mà một công ty sử dụng để có được thông tin đáng tin cậy về hoạt động kinh doanh của mình. MIS không nên quan tâm đến việc liệu thông tin có thể được truy xuất hay không, mà là cách thức và thông tin nào cần được truy xuất để ban quản lý có thể đưa ra quyết định hiệu quả. Khi thông tin được cung cấp thông qua MIS, các quyết định có thể được đưa ra liên quan đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Các hạn chế tồn tại với một MIS, chẳng hạn như chi phí để tạo và thực hiện MIS, thời gian đào tạo cho nhân viên, thiếu linh hoạt và nắm bắt thông tin sai hoặc không đầy đủ.
Chi phí MIS
Việc triển khai MIS có thể rất tốn kém cho các công ty muốn quản lý hoạt động của họ hiệu quả hơn. Tất cả các bộ phận và quy trình phải được xem xét khi xác định những gì quản lý thông tin muốn trích xuất cho mục đích quyết định. Chi phí của đánh giá này theo sau là chi phí lắp đặt có thể cực kỳ tốn kém cho các công ty lớn. Ngoài ra, tuyển dụng nhân viên mới hoặc đào tạo nhân viên liên quan đến MIS cũng có thể thêm vào chi phí thực hiện.
Huấn luyện nhân viên
Nhân viên được đào tạo đúng cách là một phần quan trọng của MIS. Nhân viên đang ở tuyến đầu của hoạt động kinh doanh và tạo hoặc quản lý các hoạt động hàng ngày của công ty. Nếu MIS tìm thấy lỗ hổng hệ thống hoặc quản lý quyết định thay đổi quy trình dựa trên thông tin MIS, nhân viên đào tạo lại thường sẽ được yêu cầu. Độ dài và độ sâu của khóa đào tạo có thể khác nhau, gây khó khăn cho việc ước tính chi phí của khóa đào tạo này. Quản lý cũng sẽ phải tính đến năng suất bị mất trong thời gian đào tạo này.
Tính linh hoạt của MIS
Khi một MIS được tạo và cài đặt trong một công ty, nó có thể chứng minh là một hệ thống không linh hoạt. Thực hiện các thay đổi nhanh chóng để phản ánh các hoạt động kinh doanh biến động có thể không thể thực hiện được tùy thuộc vào phong cách và chức năng của MIS. Mặc dù việc sửa các chính sách như kiểm soát nội bộ hoặc quy trình vận hành có thể dễ dàng, những thay đổi trên toàn công ty như thay đổi dịch vụ, cải tiến sản xuất hoặc chiến lược tiếp thị có thể không đơn giản. Những thay đổi lớn trong kinh doanh sẽ đòi hỏi những thay đổi lớn đối với MIS, dẫn đến tăng chi phí và thời gian ngừng hoạt động của báo cáo thông tin.
Lỗ hổng thông tin
MIS được thiết kế để cung cấp thông tin cho ban quản lý để có thể đưa ra quyết định hợp lý liên quan đến hoạt động của công ty. Lỗ hổng lớn nhất mà MIS có thể có là lấy thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ để quản lý. Vấn đề này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc cho công ty, dẫn đến một đánh giá khác về MIS để sửa các lỗi thông tin.
