Cải tiến quy trình là điều cần thiết cho doanh nghiệp và đặc biệt là chăm sóc sức khỏe. Chăm sóc sức khỏe đã được xem xét kỹ lưỡng do chi phí ngày càng tăng. Ngay cả các bệnh viện, phòng khám và bác sĩ đang làm tốt trong các lĩnh vực chăm sóc và chi phí luôn có thể cải thiện. Lean và Six Sigma chỉ là hai công cụ sẽ hướng dẫn bạn tìm kiếm cơ hội cải thiện chăm sóc sức khỏe, tác động tích cực đến chăm sóc bệnh nhân, mối quan hệ với bác sĩ, nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng.
Xác định các cơ hội để cải thiện chăm sóc sức khỏe bằng cách xác định mục tiêu. Điều này nên được thực hiện theo thứ tự từ trên xuống, trong đó các mục tiêu cho toàn bộ tổ chức được xác định, sau đó các mục tiêu cho từng bộ phận được xác định và cuối cùng là các mục tiêu cho mỗi quy trình được xác định. Các mục tiêu trên toàn tổ chức có thể bao gồm các vị trí cao hơn trong các hiệp hội báo cáo và kiểm định y tế như Ủy ban hỗn hợp, giảm chi phí chung, tăng thông lượng bệnh nhân, giảm doanh thu nhân viên và bác sĩ thực hành nhiều hơn. Các mục tiêu trên toàn bộ có thể bao gồm giảm thời gian quay vòng cho các thủ tục, giảm giấy tờ trùng lặp và tăng sự hài lòng của nhân viên. Mục tiêu quá trình có thể bao gồm rút ngắn thời gian chờ đợi của bệnh nhân và các quy trình được sắp xếp hợp lý. Sử dụng các công cụ như: tuyên bố sứ mệnh, bản đồ quy trình và ánh xạ dòng giá trị. Bản đồ quy trình hiển thị toàn bộ quy trình, bao gồm khung thời gian và tài nguyên. Bản đồ luồng giá trị tập trung vào các phần giá trị gia tăng của một quy trình, chạy theo chiều ngang trên bản đồ luồng giá trị, trong khi các phần không có giá trị gia tăng của quy trình được chỉ định theo chiều dọc.
Tìm cách để đo lường các mục tiêu của tổ chức, các phòng ban và các quy trình, sử dụng bảng điều khiển và lấy mẫu dữ liệu. Bảng điều khiển được sử dụng để hiển thị trực quan trạng thái của một quá trình liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Bảng điều khiển cho biết phần nào của quá trình đang được đo, chẳng hạn như bệnh nhân mỗi ngày, số lượng hiện tại có liên quan đến mục tiêu và sẽ được mã hóa màu theo điều kiện để có tác động trực quan, cho biết liệu quy trình có đúng mục tiêu hay không (màu xanh lá cây), có nguy cơ không tạo mục tiêu (màu vàng) hoặc không tạo mục tiêu mà không có biện pháp quyết liệt (màu đỏ). Lấy mẫu dữ liệu thu thập thông tin để phân tích thống kê và xem xét các điểm dữ liệu - thời gian quay vòng cho các thủ tục.
Thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu để xác định các ngoại lệ sẽ xác định các cơ hội cải tiến. Dữ liệu được thu thập sẽ phụ thuộc rất lớn vào thời gian hoặc mục tiêu đang được đo. Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách cải thiện số lần kiểm tra lại yêu cầu, dữ liệu của bạn sẽ bao gồm tất cả các kiểm tra được viết; các kiểm tra được viết lại sẽ được chỉ định như vậy để bạn có thể tìm thấy tỷ lệ phần trăm để biết điểm xuất phát của bạn là gì. Một ngoại lệ là một điểm dữ liệu nằm ngoài phần lớn các điểm dữ liệu. Outliers là cơ hội để cải thiện nhanh chóng. Một ngoại lệ có thể là thời gian quay vòng đối với việc đọc tia X mất 24 giờ vì kết quả đọc bị đặt sai trong hộp thư đến email. Một cách khắc phục nhanh vấn đề này sẽ là thiết lập một cảnh báo email khi nhận được tin nhắn từ bác sĩ X quang, dù là thuê ngoài hay ở trong nhà.
Sử dụng các công cụ như ANOVA, độ lệch chuẩn, phân tích hồi quy và kiểm tra quy tắc để phân tích dữ liệu. ANOVA, phân tích phương sai, là một tính toán thống kê xác định các nguồn của phương sai. Điểm dữ liệu có thể là thời gian cho mỗi bệnh nhân trong các phòng MRI. Nguồn của phương sai trong thời gian có thể là ngày trong tuần, yêu cầu bác sĩ, tuổi của bệnh nhân, giới tính của bệnh nhân hoặc số lượng nhân viên. Độ lệch chuẩn không nhìn vào các phương sai riêng lẻ trong các điểm dữ liệu mà sẽ tìm ra định mức của các điểm dữ liệu được thu thập và, khi làm như vậy, sẽ xác định các điểm dữ liệu nằm ngoài định mức. Đây là những trường hợp cần được xem xét để xác định điều gì đã xảy ra để tạo điểm dữ liệu ngoài định mức. Phân tích hồi quy tạo ra một mô hình để dự báo với nhiều biến. Kiểm tra định mức hoạt động trở lại thông qua một quá trình để xác định xem một mô hình có thực tế hay không và đạt được kết quả mong muốn. Nếu mục tiêu là có thời gian quay vòng để đọc hình ảnh trong ba giờ, thì thông tin sau sẽ được đưa vào kiểm tra tính quy tắc: vài phút kể từ khi hình ảnh được tạo ra và khi nó được gửi đến bác sĩ X quang, thời gian để bác sĩ X quang đọc đó là thời gian để kết quả được gửi lại cho tổ chức chăm sóc sức khỏe và thời gian để kết quả được gửi đến bác sĩ đặt hàng. Nếu những lần đó không tổng cộng dưới ba giờ trong các trường hợp thông thường, thì mô hình sẽ không hoàn thành các mục tiêu mong muốn.
Sử dụng các mục tiêu, đo lường, dữ liệu và phân tích thống kê để xác định các cơ hội cải tiến, sử dụng các công cụ như: ma trận kiểm soát / ảnh hưởng, động não, quan trọng đối với chất lượng, tiếng nói của khách hàng, cây thực tế hiện tại và cây tiên quyết. Một ma trận kiểm soát / ảnh hưởng dẫn dắt một nhóm dự án thông qua các phần của một quy trình, xác định xem nhóm dự án có kiểm soát, ảnh hưởng hay không kiểm soát cũng như không ảnh hưởng trong một phần của quy trình. Các cuộc thảo luận cần được tổ chức với tất cả các bên quan tâm của một quy trình: chủ sở hữu quy trình (quản lý), bộ xử lý (nhân viên cấp nhân viên) và khách hàng (dù là bệnh nhân hay bác sĩ) để xác định điều gì là quan trọng đối với chất lượng. Tiếng nói của khách hàng tập trung vào sự cải tiến dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Các cuộc phỏng vấn, khảo sát hoặc bảng câu hỏi có thể được sử dụng để tìm hiểu những gì khách hàng đang nói. Cây thực tế hiện tại (CRTs) hiển thị cho các nhóm dự án một danh sách các vấn đề hiện tại trong một quy trình. Một CRT sẽ dẫn dắt nhóm dự án thông qua các tác động hạ nguồn của các vấn đề trong quy trình. Tác động xuôi dòng của các đơn đặt hàng bác sĩ không đầy đủ có thể là một bệnh nhân đợi trong phòng khám với một chiếc áo choàng giấy trong một giờ trong khi các nhân viên cố gắng xác định vị trí của bác sĩ để làm rõ các đơn đặt hàng. Cây điều kiện tiên quyết được đọc từ trên xuống dưới, với kết quả mong muốn được liệt kê ở trên cùng và các điều kiện tiên quyết để có được kết quả đó được liệt kê bên dưới nó. Điều kiện tiên quyết có thể là trở ngại trong quy trình hiện tại không hoạt động, chẳng hạn như hướng dẫn phòng thí nghiệm phù hợp không được truyền đạt cho bệnh nhân hoặc một phần của quy trình hiện không tồn tại cần phải chèn, chẳng hạn như yêu cầu tất cả nhân viên sử dụng ký gửi trực tiếp.
