Các thủ tục kiểm soát nội bộ được sử dụng để ngăn chặn gian lận và rất quan trọng đối với mọi tổ chức hoạt động tốt. Hệ thống như vậy nhiệm vụ riêng biệt giữa các nhân viên trong một tổ chức. Điều quan trọng là phải có hướng dẫn thủ tục kiểm soát nội bộ trong tay. Nhân viên sử dụng chúng làm tài liệu tham khảo khi các thủ tục hoặc nhiệm vụ đang được đề cập. Thông tin có trong hướng dẫn quy trình kiểm soát nội bộ khác nhau tùy theo công ty, nhưng quy trình viết một là giống nhau.
Viết một cái nhìn tổng quan và mục lục. Tổng quan mô tả ngắn gọn trách nhiệm tài chính, bao gồm các khái niệm và thành phần của kiểm soát nội bộ. Mục lục bắt đầu với Phân chia nhiệm vụ. Các nội dung thường theo sau là: Đánh giá, Hòa giải, Phê duyệt, Tài sản, Giải ngân, Nhân sự, Mua hàng và Liên hệ.
Hoàn thành phần Phân chia nhiệm vụ. Phác thảo chi tiết liên quan đến việc phân chia nhiệm vụ cho những thứ như nhân viên nhận và đăng thanh toán, trái ngược với ký gửi thanh toán. Một sự tách biệt quan trọng khác là nếu một nhân viên là người được trả tiền, một nhân viên khác sẽ kiểm tra.
Xác định thủ tục cho hai phần tiếp theo, Đánh giá và Hòa giải. Đánh giá là các thủ tục được thiết lập để thực hiện thường xuyên điều tra ngân sách, giao dịch kiểm tra tại chỗ và điều tra hoạt động bất thường. Phần Hòa giải chứa các quy trình như so sánh các bộ dữ liệu để đảm bảo tính chính xác, xem xét sự khác biệt và thực hiện hành động. Điều này cũng bao gồm việc phác thảo cụ thể rằng một nhân viên tham gia giao dịch không đối chiếu bất kỳ tài khoản ngân hàng nào.
Hoàn thành các phần Phê duyệt, Tài sản và Phân phối. Phần phê duyệt nêu rõ nhân viên có thẩm quyền phê duyệt giao dịch. Quyền hạn chỉ được trao cho những nhân viên có trách nhiệm với kiến thức chi tiết về công ty. Phần Tài sản liệt kê tất cả các loại tài sản trong tổ chức. Trong mỗi loại tài sản, các quy trình cụ thể được phác thảo chi tiết về cách xử lý và giám sát tài sản. Phần Phân phối chi tiết các chính sách và quy trình phân phối tiền của công ty, bao gồm kiểm tra bảng lương.
Hoàn thành hướng dẫn bằng cách hoàn thành ba phần cuối: Nhân sự, Mua hàng và Liên hệ. Phần Nhân sự (HR) chi tiết hướng dẫn cho nhân viên nhân sự về cách xử lý thông tin nhân viên. Phần Mua hàng giải thích các thủ tục mua hàng của công ty. Cuối cùng, phần Liên hệ liệt kê những người trong công ty mà nhân viên có thể liên hệ khi có câu hỏi hoặc vấn đề phát sinh.
