Yêu cầu Đề xuất, còn được gọi là RFP, là tài liệu bạn tạo khi bạn cần mua hàng hóa hoặc dịch vụ mới cho doanh nghiệp của mình. RFP giải thích nhu cầu cụ thể của bạn cho các nhà cung cấp tiềm năng và mời họ gửi giá thầu để bạn xem xét, cho phép bạn chọn nhà cung cấp có thể cung cấp mức dịch vụ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn trong ngân sách bạn cho phép. Mặc dù không có định dạng chuẩn để viết RFP, các hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn tạo RFP hiệu quả và rõ ràng cho mọi nhu cầu kinh doanh.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy tính có chương trình xử lý văn bản
-
Máy in (để gửi thư)
-
Giấy (để gửi thư)
-
Phong bì / bưu chính (để gửi thư)
-
Truy cập Internet (để gửi email)
Xác định nhu cầu của bạn. Bạn muốn dành thời gian để xác định chính xác những gì bạn đang yêu cầu và số tiền bạn sẵn sàng trả cho nó. Một RFP sẽ bao gồm cả những ứng dụng cần thiết của bạn (yêu cầu của bạn) và "những người tốt bụng" (bạn muốn), nhưng hãy chắc chắn xác định những gì nhà cung cấp phải cung cấp hoặc cung cấp để có được doanh nghiệp của bạn. Đây là một phần thiết yếu của quy trình, nếu bạn có thể xác định rõ nhu cầu của mình, bạn sẽ không nhận lại các đề xuất đáp ứng các nhu cầu đó.
Dự thảo một đề cương. Một lần nữa, trong khi không có quy tắc cứng và nhanh nào về cách soạn RFP, hãy cung cấp thông tin chính xác và cụ thể nhất bạn có thể. Ít nhất, bạn có thể sẽ thấy mình sử dụng các tiêu đề phần bao gồm phần giới thiệu (không chỉ giới thiệu về công ty của bạn, mà còn cho dự án / nhu cầu và cách bạn muốn xem nhu cầu này được giải quyết), các yêu cầu (ứng dụng có -to-haves,), tiêu chí lựa chọn bạn sẽ sử dụng để xác định ai sẽ trao giải thưởng, ngân sách (số tiền bạn sẵn sàng chi tiêu) và các mốc thời gian (bạn cần thực hiện nhanh như thế nào). Bạn có thể thấy rằng bạn sẽ thêm hoặc bớt các phần, khi cần cho RFP cụ thể của bạn hoặc thậm chí thêm các phần phụ để biết thêm thông tin mà nhà cung cấp sẽ cần biết trước khi đặt giá thầu.
Làm thịt phần yêu cầu của bạn. Đây thường là phần dài nhất và là phần đòi hỏi sự chú ý nhiều nhất. Hãy chắc chắn đánh vần những gì bạn cần làm, chứ không phải bạn cần nó như thế nào trừ khi quy trình là một phần cụ thể và thiết yếu của dự án. Ngoài ra, sử dụng các từ rõ ràng để phân biệt giữa các bản của bạn phải có tiếng vang (sử dụng sẽ, phải và bắt buộc) và khăn đẹp-to-haves phạm (có thể, có thể và tùy chọn).
Viết RFP của bạn. Bạn có thể tìm kiếm trực tuyến các RFP mẫu nếu bạn đang có khối nhà văn.
Kiểm tra chính tả và hiệu đính RFP của bạn. Trong một số ngành, một dấu thập phân đặt sai vị trí có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn.
Phân phối RFP của bạn. Bạn có thể gửi thư hoặc gửi email cho các nhà cung cấp tiềm năng mà bạn quen thuộc hoặc cung cấp nó theo những cách khác, chẳng hạn như đặt nó trên trang web của công ty bạn.
Chọn giá thầu chiến thắng của bạn.
Lời khuyên
-
Chuẩn bị RFP của bạn 8 - 10 tuần trước khi bạn cần dự án hoặc dịch vụ. Điều này cho phép thời gian cho các đề xuất để lọc và đưa ra quyết định tốt nhất có thể đưa ra.
Quyết định trước những tiêu chí lựa chọn bạn sẽ sử dụng để xác định giá thầu chiến thắng. Tất cả các công ty có sức mạnh khác nhau và sẽ điều chỉnh đề xuất của họ để chơi theo những thế mạnh đó. Bạn đang tìm kiếm giá tốt nhất, nhà cung cấp có kinh nghiệm nhất hoặc thời gian quay vòng nhanh nhất?
Bạn có thể yêu cầu các nhà cung cấp chuẩn bị các đề xuất của họ theo một cách hoặc định dạng cụ thể, nhưng hãy nói với họ yêu cầu này trong RFP.
Cảnh báo
Các nhà cung cấp thường trả tiền để chuẩn bị đề xuất / giá thầu của riêng họ như là một thông lệ trong hầu hết các ngành công nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể muốn đánh vần rõ ràng điều này trong RFP của mình.
