Mọi yêu cầu đề xuất nên bao gồm thư xin việc, ngay cả khi giá thầu của bạn có tóm tắt điều hành. Mỗi người phục vụ một mục đích khác nhau và họ làm việc cùng nhau không chỉ để tạo ấn tượng tốt mà còn để chứng minh bạn hiểu cả yêu cầu của khách hàng và công việc. Tuy nhiên, vì một lá thư xin việc sẽ cho bạn hiểu các yêu cầu chính của khách hàng mà không trở thành một đề xuất nhỏ, một số người cảm thấy khó viết hơn.
Đặt đúng tông
Mối quan hệ của bạn với khách hàng tiềm năng và đôi khi là các hướng dẫn trong bộ RFP, xác định xem bức thư nên mang một sắc thái chính thức hay cá nhân. Miễn là bạn trung thực và chân thành, những lá thư được cá nhân hóa trong đó bạn khen ngợi và cảm ơn khách hàng thường là hiệu quả nhất. Ví dụ, bao gồm các câu như như tôi muốn nhân cơ hội này để cảm ơn bạn vì tất cả sự giúp đỡ của bạn, và sự giúp đỡ và hướng dẫn của bạn đã được chứng minh là vô giá trị trong phần thân của bức thư.
Định dạng và Phong cách
Sử dụng văn phòng phẩm tiêu đề và một định dạng thư kinh doanh, chia thư thành ba phần: phần giới thiệu, phần thân và đoạn kết thúc ngắn gọn. Sử dụng phông chữ serif, chẳng hạn như Garhua, Georgia hoặc Times New Roman, vì nhiều người tìm thấy phông chữ serif dễ đọc hơn. Giới hạn thư xin việc của bạn không quá một hoặc hai trang.
Khai trương
Mở thư xin việc bằng một tuyên bố mở đầu ngắn gọn, có liên quan, ví dụ như En Encloses là đề xuất mà tôi đã hứa với bạn, hoặc tôi rất thích nói chuyện với bạn về dự án đề xuất của bạn. yêu cầu lái xe RFP. Cho người đọc biết liệu đề xuất có bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào không và nếu có, hãy làm nổi bật ngắn gọn nội dung và hoàn thành phần giới thiệu bằng cách chỉ định khung thời gian mà báo giá là hợp lệ.
Cơ thể
Bao gồm bất kỳ thông tin cần thiết nào, chẳng hạn như lịch sử kinh doanh của bạn, bằng cấp hoặc tài liệu tham khảo mà RFP có thể yêu cầu trong phần thân của bức thư. Tập trung phần còn lại của bức thư vào việc giải quyết tối đa bốn nhu cầu chính của khách hàng. Ví dụ: sử dụng các gạch đầu dòng để tóm tắt cách sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ đáp ứng các nhu cầu quan trọng nhất của khách hàng. Sau đó, mở rộng trên mỗi điểm đạn trong các đoạn còn lại.
Đóng
Trong đoạn kết thúc, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ cho người liên lạc, bao gồm tên, tiêu đề, địa chỉ, số điện thoại, số fax và địa chỉ email. Bao gồm một bước tiếp theo, một cuộc gọi hay gọi hành động, chẳng hạn như Cẩu tôi sẽ liên lạc với bạn vào cuối tuần này để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có hoặc hoặc tôi sẽ gọi cho bạn vào tuần tới để thảo luận về đề xuất này. tên và tiêu đề của bạn.
