JISC InfoNet mô tả quản lý hồ sơ là quản lý có hệ thống tất cả các hồ sơ cùng với thông tin hoặc dữ liệu mà chúng chứa. Trước đây, những hồ sơ này được lưu trữ ở định dạng giấy và mọi tổ chức lớn đều có sổ đăng ký, đôi khi được quản lý bởi một đội quân thư ký. Ngày nay hệ thống quản lý hồ sơ điện tử đã qua. Cả hệ thống quản lý hồ sơ điện tử và thủ công đều có những ưu điểm cũng như nhược điểm rõ ràng.
Truy xuất và chia sẻ dữ liệu
Một lý do hàng đầu khiến nhiều tổ chức không có giấy tờ là sự dễ dàng mà một hệ thống điện tử cho phép truy xuất và chia sẻ thông tin. Khi dữ liệu được lưu giữ trên giấy và được lưu trữ trong sổ đăng ký, việc truy xuất dữ liệu đưa ra một thách thức. Hơn nữa, thông tin chỉ có thể được sử dụng bởi một cá nhân tại một thời điểm. Trong khi các hệ thống điện tử giải quyết vấn đề này, chúng cũng đi kèm với những thách thức khác.
Chi phí thiết bị và tiềm năng cho lỗi thời
Khi một tổ chức không có giấy tờ, có một khối lượng dữ liệu khổng lồ được giữ trên giấy phải được quét và lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số. Phần cứng và phần mềm cần thiết cho bài tập này tiêu tốn một khoản tiền đáng kể. Bỏ qua chi phí ban đầu, một nhược điểm đáng kể với các hệ thống điện tử là cả phần cứng và phần mềm đều trở nên lỗi thời trong một thời gian tương đối ngắn. Phần cứng có thể yêu cầu thay đổi trong ít nhất là 18 tháng trong khi phần mềm thay đổi cứ sau 2-3 năm.
Hệ thống điện tử và vấn đề con người
Việc thực hiện một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử đòi hỏi phải thay đổi thái độ của nhân viên. Bất kỳ thay đổi căn bản nào trong một tổ chức đều được xem bởi sự hoài nghi của nhiều nhân viên, những người không chắc chắn những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. Khi các cách tổ chức tập tin cũ được thay thế bằng cách mới, nhân viên cảm thấy mất kiểm soát và điều này cần được giải quyết bằng sự đảm bảo từ nhà tuyển dụng - và được hỗ trợ bởi sự thành công của hệ thống.
Bảo mật và các vấn đề khác
Với việc chia sẻ thông tin gia tăng mà một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có thể xảy ra là vấn đề bảo mật. Trừ khi các biện pháp thích hợp được đưa ra, thông tin công ty bí mật sẽ bị đưa vào tay kẻ xấu. Hơn nữa, việc quản lý hồ sơ có thể trở thành một vấn đề khi hệ thống bị tắc với các hồ sơ không cần thiết (chẳng hạn như bản sao tài liệu). Không có gì lạ khi tìm thấy các tình huống trong đó một lượng lớn hồ sơ được lưu giữ thực sự là thư rác.
