Nhân viên mới đến nơi làm việc thường được chào đón với các chồng giấy tờ để hoàn thành, bao gồm các tài liệu bảo hiểm, các hình thức lợi ích và giấy tờ thuế. Một trong những tài liệu quan trọng nhất mà nhân viên mới nhận được là một cuốn sổ tay nhân viên, thường đi trước một lá thư của giám đốc. Cẩm nang nên được đối xử nhẹ nhàng, đó là lý do tại sao bao gồm một lá thư từ chủ tịch công ty, CEO hoặc chủ sở hữu thiết lập tính hợp pháp.
Cẩm nang Mục đích
Phân phát sổ tay nhân viên cho nhân viên mới đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các căn cứ pháp lý để yêu cầu hoặc cấm một số hành vi nhất định tại nơi làm việc. Chính thức hóa các kỳ vọng, mô tả công việc, quy trình, quy trình kỷ luật và thông tin tổ chức khác đảm bảo rằng nhân viên sau đó có thể tuyên bố không biết các chính sách nếu tranh cãi về việc chấm dứt hoặc giáng chức. Ngoài ra, mô tả các quy tắc của công ty trong một cuốn sổ tay đảm bảo tính đồng nhất giữa các nhân viên. Khi nhân viên được đào tạo bởi những người quản lý khác nhau nhưng không được đưa ra một cuốn cẩm nang, có thể họ sẽ được dạy những thay đổi nhỏ về chính sách tùy theo quan điểm của người quản lý hoặc sở thích nghề nghiệp.
Nội dung thư
Bao gồm một lá thư của giám đốc trong một cuốn sổ tay nhân viên là một ý tưởng mới. Trên thực tế, hầu hết các chữ cái đều dựa trên một định dạng khá chuẩn bao gồm những điều cơ bản bao gồm lời chào mừng, phác thảo về sự thành lập và phát triển của công ty, và tuyên bố về các mục tiêu của công ty. Thư giới thiệu nhân viên cũng có thể bao gồm thông tin về triết lý, tầm nhìn và sứ mệnh của nhân viên trưởng. Một số thư đề cập trực tiếp đến các vấn đề pháp lý, bao gồm tuyên bố về việc làm theo ý muốn, tuyên bố chống quấy rối và tuyên bố sử dụng lao động cơ hội bình đẳng.
Chào mừng bạn
Một lý do rất quan trọng để đưa một lá thư của giám đốc vào sổ tay nhân viên là để chào đón sự chào đón chính thức đến công ty. Trong các công ty rất lớn, có thể các nhóm tuyển dụng mới đã được sàng lọc, phỏng vấn và xử lý bởi hàng chục nhân viên cấp dưới mà không có sự thừa nhận từ người đứng đầu. Một lá thư chào mừng chính thức thừa nhận nhân viên nội trú, chào mừng anh ta đến với đội. Điều này làm tăng thêm quyền hạn cho các nhân viên chính vì vậy các nhân viên mới không thể nhận được ấn tượng rằng công ty được điều hành bởi các nhà quản lý cấp thấp hơn.
Trang trọng
Một lý do khác khiến sổ tay nhân viên nên bao gồm một lá thư của giám đốc là để thiết lập trọng lực của tài liệu. Sổ tay mở đầu bằng một lá thư từ chủ tịch công ty chứng thực mức độ chú ý và tiêu chuẩn cao liên quan đến các chính sách của công ty. Nhân viên có nhiều khả năng xem sổ tay một cách nghiêm túc (và đọc chúng) khi biết rằng người ra quyết định hàng đầu của công ty đã viết thư đầu tiên.
Văn hóa công ty
Người đứng đầu cũng có thể thiết lập giai điệu cho văn hóa công ty trong thư tay nhân viên. Các doanh nghiệp có giá trị cao về hình thức đã thiết lập và duy trì giai điệu đó bằng một lá thư được bảo thủ nhấn mạnh vào chính quyền trưởng. Các công ty coi trọng môi trường thân thiện, theo định hướng nhóm được hưởng lợi từ một cuốn sổ tay sử dụng ngôn ngữ ít trang trọng hơn, thiết lập văn hóa làm việc bình thường hơn.
