Báo cáo kinh doanh thường được đặt trong một ràng buộc nhựa bền hoặc ràng buộc bằng cách sử dụng một ràng buộc xoắn ốc hoặc lược để đảm bảo rằng chúng sẽ giữ được nhiều độc giả. Định dạng báo cáo mà doanh nhân sử dụng cho các báo cáo bị ràng buộc được gọi là "định dạng bản thảo". Một báo cáo ở định dạng bản thảo bao gồm một số phần: trang tiêu đề, thư truyền tải, mục lục, tóm tắt điều hành, giới thiệu, bối cảnh của vấn đề hoặc tình huống, thảo luận, giải pháp, kết luận, trích dẫn và các phụ lục.
Bắt đầu báo cáo bằng cách tạo một trang tiêu đề. Trang tiêu đề có thể được định dạng theo nhiều cách khác nhau, nhưng nó phải chứa tiêu đề của báo cáo, tên của tác giả, tên của người nhận và ngày.
Tạo thư truyền. Mặc dù báo cáo có thể có nhiều người nhận, thư truyền đạt được gửi đến người đứng đầu ủy ban hoặc người có thứ hạng cao nhất. Thư truyền tải giới thiệu bài tập và bao gồm các điểm chính. Điều này hoạt động như một bản tóm tắt trước cho người nhận báo cáo.
Viết phần thân của báo cáo, bắt đầu với phần giới thiệu. Phần giới thiệu mô tả mục đích của báo cáo, vấn đề mà bạn đang thảo luận và phạm vi của vấn đề. Ví dụ: nếu chủ đề của báo cáo là thiếu chỗ đậu xe tại nơi làm việc của bạn, bạn sẽ mô tả vấn đề đỗ xe, lý do công ty của bạn phải giải quyết vấn đề và bãi đậu xe nào bạn đang thảo luận.
Tạo một phần được gọi là nền và mục đích sẽ thảo luận về bất kỳ thông tin cơ bản có liên quan. Người nhận báo cáo có thể đã biết về thông tin này, nhưng bao gồm nó sẽ cung cấp cho phần còn lại của ủy ban một cái nhìn tổng quan kỹ lưỡng cũng như thể hiện kiến thức của bạn về chủ đề này. Đối với ví dụ về đỗ xe, bạn có thể thảo luận về thực tế là các lô đã đầy đủ khi bạn bắt đầu nhưng kể từ khi sáp nhập công ty vào năm 2004, các nhân viên mới đã gặp vấn đề trong việc tìm chỗ đậu xe.
Viết một phần thảo luận về các giải pháp khác nhau cho vấn đề. Ban quản lý sẽ muốn được thông báo về tất cả các giải pháp có thể, hoặc tất cả các nguyên nhân có thể xảy ra trong trường hợp báo cáo phân tích, cho vấn đề. Bao gồm từng giải pháp hoặc nguyên nhân chi tiết và cung cấp bằng chứng cho từng giải pháp.
Mô tả giải pháp tốt nhất hoặc nguyên nhân có khả năng nhất. Nếu bạn đang ủng hộ một giải pháp, hãy cung cấp ngân sách và mốc thời gian cho giải pháp đó để ban quản lý có một bức tranh rõ ràng về tất cả số tiền và công việc liên quan đến việc thực hiện giải pháp. Nếu bạn đang mô tả một nguyên nhân rất có thể, hãy giải thích những gì có thể cần để giải quyết nguyên nhân.
Viết một kết luận tóm tắt báo cáo và nhắc lại nhu cầu thực hiện giải pháp tốt nhất của bạn hoặc giải quyết nguyên nhân có khả năng nhất. Cung cấp thông tin hành động, chẳng hạn như ngày liên quan để họp để bỏ phiếu cho giải pháp hoặc thông tin cuộc họp khác.
Tạo một phần trích dẫn tác phẩm liệt kê tất cả các nguồn của bạn. Điều này sẽ cho phép quản lý đọc thêm về vấn đề hoặc để xác minh sự thật của bạn.
Đặt bất kỳ phụ lục nào, chẳng hạn như bản sao khảo sát hoặc sơ đồ chi tiết, ở cuối báo cáo.
Tạo bản tóm tắt điều hành sau khi phần thân của báo cáo được viết. Sau đó, đặt bản tóm tắt điều hành trực tiếp phía sau mục lục trong báo cáo. Tóm tắt điều hành phải dài khoảng 1/10 chiều dài của phần thân của báo cáo và phải là một tổng quan toàn diện về toàn bộ báo cáo. Mục đích của bản tóm tắt điều hành là cung cấp một bản tóm tắt kỹ lưỡng về toàn bộ báo cáo cho ủy ban.
Viết mục lục cuối cùng, nhưng đặt nó phía sau thư truyền. Khi bạn hoàn thành phần thân của báo cáo, hãy nhập tất cả các tiêu đề chính và các tiêu đề phụ và đặt chúng vào mục lục, cùng với số trang của chúng.
Ràng buộc báo cáo. Nếu báo cáo của bạn sẽ chỉ được đọc một hoặc hai lần, một bìa nhựa trong có chất kết dính trượt sẽ trông chuyên nghiệp và đủ bền cho một vài lần sử dụng. Nếu báo cáo của bạn phải bền hơn, hãy mang nó đến một cửa hàng sao chép và yêu cầu ràng buộc nó. Cửa hàng sao chép có thể đặt một bìa nhựa chất lượng cao trên báo cáo và chèn một ràng buộc vào nó. Một chất kết dính lược là một lựa chọn phù hợp, rẻ tiền, nhưng một ràng buộc xoắn ốc sẽ là sự lựa chọn bền bỉ và hấp dẫn nhất chỉ với một vài đô la.
