Tài liệu biên bản cuộc họp đúng cách đòi hỏi rất nhiều tổ chức và chú ý đến chi tiết. Bởi vì biên bản cuộc họp thường trở thành tài liệu pháp lý, điều quan trọng là tóm tắt các cuộc thảo luận chính xác. Tạo một bản sao lưu và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn và phân phối các bản sao bổ sung cho các bên liên quan. Với thực tế, nó trở nên dễ dàng hơn nhiều để ghi lại các phút họp chính xác và chính xác.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy tính xách tay
-
Phần mềm xử lý văn bán
-
Chương trình họp
-
Bản sao Quy tắc đặt hàng của Robert
Biên bản cuộc họp
Đến sớm, để thiết lập máy tính xách tay của bạn và sẵn sàng để đi. Lưu ý ngày, thời gian, địa điểm và danh sách người tham dự. Ghi lại càng nhiều cuộc thảo luận cuộc họp càng tốt cho tốc độ gõ của bạn. Đừng lo lắng về lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Nếu bạn bỏ lỡ một bước quan trọng, chẳng hạn như chuyển một mục chuyển động hoặc hành động, bạn có thể yêu cầu người tham dự cuộc họp làm rõ từ ngữ. Thỉnh thoảng lưu tài liệu để tránh mất dữ liệu.
Chỉnh sửa biên bản cuộc họp của bạn càng sớm càng tốt sau cuộc họp, khi trí nhớ của bạn về cuộc thảo luận vẫn còn mới. Sửa lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và đảm bảo định dạng nhất quán trong toàn bộ tài liệu. Chèn hình mờ "bản nháp" để thông báo cho độc giả rằng biên bản chưa được phê duyệt và chính thức. Lưu tệp bằng tên tệp dễ xác định và phân biệt sau này, chẳng hạn như "StrataCereeMinutesDecember5".
Gửi biên bản cho chủ tọa cuộc họp hoặc người khác được chỉ định để xem xét cuộc thảo luận. Chỉnh sửa biên bản một lần nữa, dựa trên phản hồi bạn nhận được. Khi chỉnh sửa, hãy cẩn thận để duy trì tính toàn vẹn của phút. Không thêm bất kỳ cuộc thảo luận nào không xảy ra hoặc xóa bất kỳ cuộc thảo luận nào đã xảy ra. Lưu lại tập tin.
Giữ hình mờ "Bản nháp" trong tài liệu cho đến khi nhận được phê duyệt chính thức. Điều này thường xảy ra tại các cuộc họp tiếp theo của cùng một ủy ban.
Khi ủy ban phê duyệt biên bản, hãy xóa hình mờ "Bản nháp" và lưu lại tệp. Phân phối biên bản đã được phê duyệt cho các thành viên ủy ban nếu cần thiết.
Lời khuyên
-
Có một bản sao Quy tắc đặt hàng của Robert (hoặc bất kỳ hướng dẫn nào mà ủy ban của bạn sử dụng) để sử dụng làm tài liệu tham khảo trong cuộc họp. Điều này có thể giúp bạn ghi lại các thủ tục cuộc họp một cách chính xác.
Một số người vẫn thích ghi lại biên bản cuộc họp bằng cách sử dụng tốc ký trước, sau đó nhập ghi chú sau. Phương pháp này có thể hoạt động tốt như mất vài phút sử dụng máy tính xách tay. Nó phụ thuộc vào sở thích cá nhân của bạn.
Đối với các cuộc họp rất quan trọng, hãy xem xét sử dụng máy ghi âm để tạo bản ghi âm của quá trình tố tụng.
