Các kế hoạch truyền thông hiệu quả làm tăng giá trị cho các tổ chức và thường tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại của các chương trình. Nhưng, một kế hoạch truyền thông hiệu quả là gì? Truyền thông được định nghĩa là "một quá trình trong đó thông tin được trao đổi giữa các cá nhân thông qua một hệ thống ký hiệu, dấu hiệu hoặc hành vi chung". Lập kế hoạch truyền thông hiệu quả giúp vượt qua những trở ngại bằng cách tạo ra một ngôn ngữ chung và đóng khung tin nhắn. Các kế hoạch này hỗ trợ trong việc tổ chức một hệ thống phân cấp thông điệp chính và xác định cụ thể cụ thể về đối tượng của bạn về mặt thời gian và phân phối.
Kế hoạch giao tiếp hiệu quả
Các kế hoạch truyền thông hiệu quả đặt ra giai đoạn quản lý thông điệp, đạt được kết quả và đo lường thành công. Các kế hoạch xác định những điều cơ bản của ai, cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào cho bất kỳ dự án, chương trình hoặc công ty truyền thông nào. Tạo một kế hoạch buộc bạn phải suy nghĩ về các mục tiêu của mình và dự đoán các phản ứng, bao gồm các rào cản, trước khi ra mắt công chúng. Một kế hoạch truyền thông cũng tập trung nỗ lực của bạn bằng cách cung cấp bối cảnh, đặt ưu tiên và phát triển sự liên kết. Nó cho phép bạn phát triển một thông điệp nhất quán, tạo đà và phù hợp với phương tiện được sử dụng.
Xây dựng kế hoạch
Mặc dù các kế hoạch truyền thông khác nhau về kích thước, tùy thuộc vào phạm vi và mục đích của chúng, một số thành phần chính bao gồm: Phân tích tình huống. Vấn đề hoặc cơ hội tồn tại là gì? Làm thế nào là ngành công nghiệp hoặc công ty thay đổi? Bạn đang tung ra một cái gì đó mới? Bạn có nghiên cứu hoặc khảo sát dữ liệu? Đây là một tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng? Là yếu tố kinh tế hay chính trị có liên quan? Lịch sử là gì? Xác định đối tượng chính và phụ. Kích thước của khán giả của bạn là gì? Kiến thức của họ về tình huống này là gì? Làm thế nào họ sẽ được thực hiện? Họ có dễ tiếp thu không? Hợp lý hóa tin nhắn. Tại sao họ cần tin nhắn này? Bạn có ảnh hưởng đến khán giả của bạn? Yêu cầu họ hành động? Họ sẽ chống lại nó? Có lớp để thông điệp? Xác định phân phối. Làm thế nào bạn sẽ tiếp cận đối tượng của bạn? Các nhóm có thể giúp bạn truyền đạt thông điệp này? Phương tiện nào phù hợp với thông điệp của bạn? Làm thế nào nhanh chóng để đi ra ngoài? Sở thích của khán giả của bạn là gì? Mục tiêu đề ra. Bạn đang cố gắng để đạt được điều gì? Làm thế nào bạn sẽ biết nếu bạn đạt được nó? Có đo lường được không? Mất bao lâu? Ngân sách của bạn là gì? Đo lường kết quả. Bạn đã đạt được mục tiêu của mình? Có các bước tiếp theo cần thiết? Bạn có cần phải đo trong một khoảng thời gian?
Các loại kế hoạch truyền thông
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, kế hoạch truyền thông thường được tìm thấy ở các cấp độ khác nhau của tổ chức. Từ quan điểm của công ty, kế hoạch tập trung vào tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp. Nó cũng có thể bao gồm thương hiệu của tổ chức tổng thể. Ở cấp độ sản phẩm, các kế hoạch truyền thông có thể giúp ra mắt sản phẩm, mở rộng dòng sản phẩm, xây dựng thương hiệu hoặc tăng thị phần. Nhóm quan hệ công chúng tìm kiếm những gì đáng tin cậy và làm thế nào để sử dụng phương tiện truyền thông để tiếp cận nhiều thị trường. Nó cũng có thể bao gồm truyền thông khủng hoảng, cũng như các mối quan hệ cộng đồng. Trong nguồn nhân lực, trọng tâm là giao tiếp nhân viên. Làm thế nào chúng ta có thể chuyển tiếp thông tin cho nhân viên của mình về các chiến lược, chương trình, thay đổi và đào tạo? Đối với quan hệ nhà đầu tư, mục tiêu là đạt được lợi ích tài chính trong công ty, xây dựng danh tiếng trong cộng đồng đó và tăng xếp hạng.
Nhận ra
Với sự phát triển của phương tiện truyền thông, các nhà truyền thông có nhiều sự lựa chọn, nhưng biết đối tượng của bạn là rất quan trọng. Hỏi thị trường của bạn những gì họ sử dụng thường xuyên. Xác định những gì tin nhắn của bạn yêu cầu. Có khẩn cấp không? Bạn có cần phản hồi? Bạn đang xây dựng một cộng đồng? Mỗi trong số đó sẽ dẫn đến một hệ thống phân phối khác nhau. Trong nhiều trường hợp, nhiều hơn một phương tiện liên lạc là cần thiết để đảm bảo thông điệp đến thị trường của bạn. Các kênh phân phối phổ biến bao gồm: Email Cuộc họp Phương tiện truyền thông xã hội (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Trang web / blog Bản tin / tin mới Bản trình bày Thông cáo báo chí Thư Hướng dẫn Hướng dẫn Truyền hình Video Radio Hội thảo trên web / webcast
Khối đường đến kế hoạch truyền thông hiệu quả
Một yếu tố quan trọng trong giao tiếp không hiệu quả là sự khác biệt trong cách chúng ta nói, đọc và suy nghĩ. Chúng tôi nói khoảng 100 từ một phút, đọc khoảng 200 từ một phút nhưng suy nghĩ của chúng tôi hoạt động ở mức hơn 500 từ một phút. Điều đó có nghĩa là chúng ta có thể dễ dàng bị phân tâm. Thêm vào đó là danh sách email đến ngày càng tăng của chúng tôi, số lượng phương tiện truyền thông trực tuyến và truyền thống ngày càng tăng và các cuộc họp dường như vô tận của chúng tôi. Một kế hoạch hiệu quả cần giải quyết các vấn đề này bằng cách thu thập kiến thức về các nhóm sở thích cụ thể của bạn, nhận phản hồi và áp dụng dữ liệu này để phát triển các thông điệp hiệu quả. Nó thường có nghĩa là gửi thông điệp đó theo nhiều định dạng theo thời gian.
