Trở lại những năm 1980, kế toán được thực hiện thủ công. Với những tiến bộ trong công nghệ, quá trình này đã được tự động hóa và cải thiện. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô hiện đang sử dụng phần mềm quản lý tài chính để hợp lý hóa các quy trình kế toán và giảm lỗi của con người. Các loại gói kế toán khác nhau hiện có có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ nhập dữ liệu đến nộp đơn điện tử và báo cáo. Chúng có thể được tích hợp với các hệ thống CNTT khác, chẳng hạn như phần mềm CRM hoặc nền tảng thương mại điện tử, để tăng cường chức năng. Một số hỗ trợ các hoạt động phức tạp như thanh toán điện tử, kiểm soát chứng khoán và các chương trình thuế giá trị gia tăng.
Chọn phần mềm quản lý tài chính tốt nhất phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của công ty bạn. Ví dụ: bạn có thể chọn các giải pháp kế toán được xây dựng tùy chỉnh, các giải pháp hoặc phần mềm dành riêng cho ngành với các mô-đun bổ trợ.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp
Phần mềm kế toán doanh nghiệp là một loại phần mềm kinh doanh được thiết kế cho các tổ chức lớn, ngân hàng và công ty tài chính. Nó có các tính năng bảo mật nâng cao và có thể xử lý các nhiệm vụ kế toán phức tạp, chẳng hạn như các hoạt động bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng và báo cáo nâng cao. Hãy nghĩ về nó như một hệ thống tất cả trong một có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất.
Nhược điểm là bạn sẽ cần phải thuê và đào tạo nhân viên, vì vậy họ sử dụng chương trình này với tiềm năng tối đa của nó. Mặc dù đó là một khoản chi phí thêm, nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong thời gian dài và giúp tổ chức của bạn tránh được những sai lầm tốn kém. Các tùy chọn phổ biến bao gồm Odoo, Intacct, QuickBooks Enterprise và Microsoft Dynamics GP.
Phần mềm kế toán đám mây
Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều quen thuộc với Xero, Sage 50, Quickbooks, Freshbooks và các gói kế toán đám mây khác. Các chương trình này có sẵn trực tuyến và có thể truy cập thông qua đám mây. Họ thu hút các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ, cung cấp sự linh hoạt và hiệu quả chi phí.
So với phần mềm kế toán cơ sở dữ liệu, các giải pháp đám mây dễ thực hiện hơn, dễ truy cập hơn nhưng kém an toàn hơn. Sau khi bạn nhập thông tin bắt buộc, dữ liệu của bạn sẽ được gửi lên đám mây và sau đó được xử lý. Tất cả các hoạt động được thực hiện trên các máy chủ từ xa, cho phép người dùng truy cập dữ liệu khi đang di chuyển và chia sẻ nó với các bộ phận khác trong tổ chức.
Phần mềm kế toán tiền lương
Phần mềm biên chế và kế toán là một loại phần mềm quản lý tài chính thu hút các công ty nhỏ. Bộ phận kế toán của bạn có thể sử dụng nó để tính toán tiền thưởng, tạo các khoản thanh toán và tự động hóa báo cáo cuối năm. Họ cũng có thể liên kết nó với các hệ thống bảng chấm công để ghi lại sự tham dự của nhân viên và hợp lý hóa các tính toán tiền lương.
Hơn nữa, các chương trình này có thể lưu trữ dữ liệu tài chính của công ty bạn và cung cấp dự báo. Một số có khả năng báo cáo nâng cao và có thể giúp giảm nhu cầu hiểu luật pháp về thuế. Vì đơn giản, chúng là mục tiêu dễ dàng cho tội phạm mạng và có nguy cơ mất dữ liệu và trộm cắp cao hơn.
Phần mềm kế toán đã cài đặt
Một số gói kế toán có sẵn trên đĩa CD và DVD, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các công ty mới khởi nghiệp và các công ty nhỏ có kết nối internet chậm hoặc hạn chế. Các chương trình này dễ cài đặt nhưng khó tùy chỉnh và sử dụng từ xa. Vì dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị vật lý, nó không thể được chia sẻ với các bộ phận khác trong tổ chức của bạn.
Phần mềm giảm giá thương mại (COTS)
Phần mềm COTS được xây dựng và phân phối thông qua nhà cung cấp bên thứ ba. Đây là một trong những tùy chọn phổ biến nhất cho các công ty trên toàn thế giới, có tính năng báo cáo và phát hiện lỗi nâng cao. Hầu hết các gói kế toán trong danh mục này được thiết kế cho các ngành cụ thể.
Đây là loại phần mềm kinh doanh hấp dẫn các công ty lớn. Nó thường đi kèm với các cài đặt dựng sẵn và không thể tùy chỉnh. Một số chương trình có sẵn trực tuyến, cho phép người dùng truy cập chúng thông qua trang web của nhà cung cấp.
Solopreneurs và các công ty nhỏ có thể lựa chọn các gói kế toán cơ bản, chẳng hạn như phần mềm lập hóa đơn. Zoho Invoice, Bill.com và Harvest chỉ là một vài ví dụ. Một lựa chọn khác là phần mềm kinh doanh vi mô như Zoho Books và Sage One. Các chương trình này có thể xử lý theo dõi thuế, kế toán kép và các nhiệm vụ đơn giản khác.
