Một kế hoạch làm việc về cơ bản là một đề xuất trình bày các vấn đề trong môi trường làm việc và các cách bạn dự định giải quyết chúng. Văn bản chính của công cụ quản lý tiêu chuẩn này được gọi là đối số, vì mục đích của nó là trình bày vấn đề cùng với các bước hợp lý, tích cực để giải quyết nó. Theo tác giả, biên tập viên và huấn luyện viên Phil Bartle, thời gian tốt nhất để bắt đầu viết kế hoạch làm việc là vài ngày sau khi xem xét định kỳ.
Giới thiệu / Thông tin cơ bản
Phần giới thiệu cung cấp cho khán giả của bạn kiến thức về bản chất của vấn đề mà kế hoạch làm việc của bạn dự định giải quyết. Tránh những câu chuyện dài về lịch sử của vấn đề. Thay vào đó, chỉ tập trung vào giai đoạn kế hoạch của bạn bao gồm.
Phần nền, tuy nhiên, có thể dài hơn. Nó nên chứa một đánh giá về thông tin bạn có được từ các quý trước, hoặc giai đoạn sáu tháng, bao gồm các khuyến nghị. Cũng bao gồm bất kỳ thay đổi thích hợp nào đã ảnh hưởng đến dự án là trọng tâm của kế hoạch làm việc hoặc có thể làm như vậy trong tương lai và dẫn đến thay đổi thiết kế dự án.
Mục tiêu và mục đích
Phần "Mục tiêu và mục tiêu" tập trung vào các giải pháp cho các vấn đề mà kế hoạch làm việc được thiết kế để giải quyết. Mục tiêu là mục tiêu rộng, trong khi mục tiêu là những bước chính xác mà công ty cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Mục tiêu thường có giới hạn thời gian đối với họ, nhưng hãy chú ý rằng những điều đó không linh hoạt. Tuy nhiên, nếu bạn thấy cần phải thay đổi thời hạn vì bất kỳ lý do gì, bạn nên biện minh cho sự thay đổi. Hands On Network đề nghị sử dụng các mục tiêu này để tạo ra một phiếu tự đánh giá cho các mô tả công việc của nhân viên và đánh giá hiệu suất.
Tài nguyên
Tiêu đề "Tài nguyên" cung cấp cho bạn cơ hội để chỉ ra các yếu tố sẽ hoặc có thể đóng góp cho thành công của kế hoạch công việc. Nói về đối tác, nhân viên, tình nguyện viên, vật tư hoặc đất đai, hoặc bất kỳ nguồn lực thích hợp nào khác, bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt.
Những ràng buộc
Phần "Ràng buộc" bao gồm mọi trở ngại bạn phải vượt qua để đạt được mục tiêu của mình. Đây có thể là những khó khăn như thiếu nhân viên hoặc tình nguyện viên, nhân viên làm việc kém hoặc thiếu kinh phí phù hợp cho dự án.
Chiến lược
Phần này bao gồm mọi chiến lược sẽ cho phép công ty của bạn giải quyết các vấn đề được liệt kê dưới dạng các ràng buộc. Chi tiết xem bạn có ý định thuê thêm nhân viên, tăng cường giám sát và đánh giá nhân viên để nhắm mục tiêu vào nhân viên mà bạn cần phải cho đi, tuyển dụng thêm tình nguyện viên hay tăng thêm doanh thu.
Phụ lục
Các phụ lục này bao gồm các tài liệu hỗ trợ hoặc bổ sung, chẳng hạn như ngân sách, lịch trình hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác hữu ích nhưng không phù hợp để đưa vào văn bản chính.
Tóm tắt / Tóm tắt
Một bản tóm tắt nêu bật những điểm chính của kế hoạch. Nó nên ngắn gọn, nhiều nhất là một đến hai đoạn. Cả Bartle và Hands On Network đều khuyên bạn nên viết phần này sau cùng, mặc dù đó là phần đầu tiên trong báo cáo của bạn. Bạn sẽ có thể tóm tắt những điểm chính sau khi bạn đã viết toàn bộ báo cáo.
