Tạo báo cáo thanh toán là phần dễ dàng, bạn chỉ cần quyết định một vài thiết kế và đảm bảo rằng bạn gắn nhãn mọi thứ chính xác. Phần khó với bảng sao kê thanh toán là cách bạn sẽ nộp chúng, theo dõi chúng và đảm bảo bạn thu được số tiền mà bạn đang nợ. Một hệ thống có tổ chức là cách tốt nhất để theo dõi và ngay từ đầu hãy cho khách hàng của bạn biết rằng sẽ có một khoản phí trễ phát sinh sau 30 ngày.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Giấy
-
Cây bút
-
Ghi chú
Chọn một chương trình mà bạn cảm thấy thoải mái nhất khi làm việc để tạo hóa đơn. Một số chương trình như Quick Books đã cài đặt chương trình hóa đơn. Trong Microsoft Word và Excel, họ có các mẫu hoặc bạn có thể tạo mẫu của riêng bạn. Tìm bất kỳ chương trình nào sẽ dễ dàng nhất để bạn điều động và tổ chức.
Tạo một hệ thống đánh số sẽ theo dõi hóa đơn của khách hàng. Chỉ cần sử dụng các số bắt đầu từ 100 hoặc sử dụng kết hợp các chữ cái và số. Đảm bảo rằng bạn sẽ có thể làm cho mỗi hóa đơn có số duy nhất cho mục đích theo dõi. Đặt số này ở góc trên cùng bên phải của hóa đơn nếu bạn đang tạo riêng.
Đặt ngày mà bạn đang tạo hóa đơn ngay bên dưới số hóa đơn. Đó là đồng hồ thời gian khi hóa đơn nên đến hạn.
Tạo một tiêu đề có tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn thích nó bởi vì bạn cần sử dụng cùng một tiêu đề cho mỗi báo cáo thanh toán. Đặt tiêu đề của bạn bên dưới số hóa đơn và ngày, và căn giữa nó.
Nhập hai dòng bên dưới tiêu đề "Khách hàng" và nhập tên của người hoặc công ty bạn đã làm việc. Thêm bất kỳ thông tin nào khác về khách hàng mà bạn có thể có như địa chỉ và số điện thoại của họ dưới tên của họ. Làm cho trái này liên kết.
Tạo năm cột bên dưới tên khách hàng. Đặt tiêu đề cho các cột theo thứ tự sau: Ngày, Dịch vụ, Giá cả, Số lượng (Số lượng) và Số tiền. Bạn có thể thêm một cột thứ sáu để vận chuyển nếu bạn cần.
Tạo ít nhất 10 hàng bên dưới các tiêu đề cột. Đối với mỗi dịch vụ điền vào ngày được thực hiện, hãy nêu chi tiết loại dịch vụ đó, chi phí để thực hiện dịch vụ đó là bao nhiêu, dịch vụ đó được thực hiện bao nhiêu lần vào ngày đó và tổng cộng là bao nhiêu vào ngày đó.
Thêm năm hàng nhỏ ở bên phải dưới biểu đồ hiện có để xếp hàng với Số lượng và Số tiền. Trong cột bên trái, 10 hàng bên dưới Số lượng, phải là nhãn, Giao hàng, Thuế, Tín dụng, Lãi suất và Tổng số.
Điền vào tổng số cho mỗi một trong năm điều đó trong cột bên phải, 10 hàng dưới Số tiền. Trong cột bên phải của vận chuyển, điền vào số tiền sẽ chi phí để vận chuyển một cái gì đó. Trong cột bên phải của thuế, hãy viết số tiền nợ thuế. Trong cột bên phải của khoản tín dụng, hãy điền vào số tiền mà khách hàng đã trả cho hóa đơn này. Trong cột bên phải quyền lợi, hãy điền vào số tiền lãi bạn nợ do khách hàng bị chậm thanh toán. Và sau đó, trong hộp tổng, tìm ra tổng số hoàn chỉnh.
Lời khuyên
-
Ghi lại trên bảng sao kê thanh toán của người cần thanh toán và liệu họ có thể gọi và thanh toán bằng thẻ tín dụng hay không. Ghi chú và thậm chí nhấn mạnh rằng, nếu hóa đơn không được thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày thanh toán, một phần trăm lãi suất nhất định sẽ được thêm vào hóa đơn. Gửi từng hóa đơn được gửi một cách dễ dàng theo số hoặc họ của khách hàng, vì vậy bạn sẽ dễ dàng có thể tham chiếu nó nếu họ gọi.
