Hiểu các đặc điểm của một tình huống khủng hoảng thực sự là chìa khóa để phát triển một kế hoạch quản lý khủng hoảng hiệu quả. Không giống như một hoặc thậm chí một loạt các câu chuyện tin tức không hay, các tình huống khủng hoảng thực sự làm gián đoạn dòng chảy hoạt động kinh doanh thông thường và do đó, kêu gọi một chiến lược phản ứng vượt ra ngoài chiến đấu với báo chí tiêu cực. Trong khi không có hai tình huống giống hệt nhau, các tổ chức có kế hoạch khủng hoảng sẽ có cơ hội vượt qua cơn bão và tồn tại danh tiếng lâu dài tốt hơn nhiều.
Thu thập thông tin, bài viết, nghiên cứu trường hợp và phân tích về các cuộc khủng hoảng gần đây ảnh hưởng đến các tổ chức cả trong và ngoài ngành của bạn. Lưu ý khuyến nghị thực hành tốt nhất và bất kỳ cạm bẫy phổ biến.
Hãy nhìn kỹ vào tổ chức của bạn và xác định các vấn đề có thể phát triển thành các tình huống khủng hoảng. Các vấn đề có thể bao trùm tổ chức và có thể bao gồm các mối lo ngại về lãnh đạo công ty, danh sách vi phạm an toàn ngày càng tăng hoặc một loạt các câu chuyện tin tức tiêu cực.
Với các vấn đề được xác định, lưu ý vấn đề nào cần có phản hồi không liên lạc bổ sung, chẳng hạn như trợ giúp từ các chuyên gia y tế hoặc thực thi pháp luật. Đảm bảo đào tạo bổ sung hoặc xác định nhân sự trước để giúp bất kỳ ai bị tổn thương về thể chất hoặc tinh thần trước một tình huống khủng hoảng.
Chuẩn bị một chiến lược truyền thông công cộng cho mỗi loại khủng hoảng. Các thành phần của chiến lược truyền thông bao gồm các điểm nói chuyện, trang web, tờ thông tin, đường dây nóng thông tin và quan trọng nhất là việc xác định người phát ngôn.
Đóng đinh hậu cần cho cả phương tiện truyền thông và những người bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng. Ví dụ: xác định một phòng hoặc các phòng có thể dễ dàng chuyển đổi thành khu vực báo chí và lập kế hoạch cho các nhu cầu của phóng viên như kết nối, không gian cho xe tải vệ tinh và không gian phỏng vấn. Hợp đồng với các khách sạn trong khu vực để cung cấp phòng hoặc không gian an toàn và riêng tư cho nạn nhân hoặc thành viên gia đình.
Xem xét khả năng thuê các chuyên gia bên ngoài và khám phá các công ty tư vấn truyền thông khủng hoảng. Ngay cả các tổ chức được chuẩn bị tốt nhất cũng có thể cần trợ giúp bên ngoài nếu quy mô và phạm vi của cuộc khủng hoảng nằm ngoài khả năng ứng phó của tổ chức.
Lời khuyên
-
Đứng đầu trong quản lý khủng hoảng, thực tiễn tốt nhất và bài học kinh nghiệm là một khía cạnh quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong kế hoạch hiệu quả. Nhiều hiệp hội thương mại, như Trung tâm Lãnh đạo Hiệp hội, đưa ra lời khuyên cụ thể về ngành trong việc điều hướng một cuộc khủng hoảng. Các tạp chí học thuật, chẳng hạn như Truyền thông hàng quý, chứa các nghiên cứu và phân tích chuyên sâu về các cuộc khủng hoảng và các vấn đề truyền thông khác. Các tìm kiếm trực tuyến của các trang web truyền thông chính thống đưa ra thông tin và phân tích các sự cố khủng hoảng cấp cao.
Trong khi kế hoạch quản lý khủng hoảng thường bắt đầu trong bộ phận truyền thông, các kế hoạch hiệu quả nhất được tạo ra với sự hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo tổ chức. Sau khi tạo một dự thảo, thu hút đầu vào và phản hồi từ các trưởng bộ phận.
Cảnh báo
Cải tiến công nghệ, doanh thu của nhân viên và thay đổi kỳ vọng về cách các tổ chức giao tiếp có nghĩa là các kế hoạch quản lý khủng hoảng trở nên cũ kỹ nhanh chóng. Một kế hoạch hiệu quả nên được cập nhật một cách thường xuyên. Cập nhật có thể bao gồm các bài học rút ra từ các sự cố khủng hoảng khác hoặc thay đổi thông tin liên lạc.
